Зміна прізвища ФОП – це не просто новий запис у паспорті, а ціла низка обов’язкових реєстраційних дій. І тут важлива не лише сама процедура, а й правильна послідовність кроків. Пропустите щось – і звітність може не пройти, касовий апарат зависне, а контрагенти почнуть ставити незручні запитання.
Давайте розберемо весь маршрут – від першого візиту до податкової до останнього повідомлення банку.
Крок 1: оновлюємо дані в податковій
Починати варто з форми №5-ДР. Це заява про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб-платників податків.
Пункт 70.7 Податкового кодексу разом із Положенням про реєстрацію фізичних осіб (затверджене наказом Мінфіну №822) дають вам рівно один місяць з дня фактичної зміни даних. Не півтора, не «коли буде час», а саме місяць. Інакше – штраф.
Форма доступна в Електронному кабінеті, у розділі «ЕК для громадян». До неї прикріплюєте скан-копію паспорта з новим прізвищем. Після обробки заяви податкова оновлює ваші персональні дані в обліковій системі.
Логічне продовження – отримати нову картку платника податків. Ідентифікаційний код залишається тим самим, а от прізвище в довідці буде вже актуальним. Видають її в податковій за місцем вашої реєстрації.
Крок 2: вносимо зміни до ЄДР
Коли податкова картка з новим прізвищем уже на руках, наступна зупинка – Єдиний державний реєстр.
Тут є два шляхи. Перший – онлайн через «Дію». Заходите в розділ «Послуги», далі «Підприємництво» і обираєте «Внесення змін про ФОП». Сповіщення про результат прийде на пошту й у кабінет громадянина, а оновлену виписку знайдете в розділі «Отримані документи».
Другий шлях – офлайн через ЦНАП або нотаріуса з функціями держреєстратора. І ось тут приємна деталь: звертатися можна в будь-який ЦНАП на території України, незалежно від того, де ви зареєстровані чи проживаєте.
Для офлайн-подання знадобиться: заява за формою 1, квитанція про сплату адміністративного збору, копії паспорта та довідки про присвоєння ідентифікаційного коду (вже з новим прізвищем), а також оригінали цих документів при собі. Якщо замість вас документи подає уповноважена особа – додайте нотаріально посвідчену довіреність.
Після завершення реєстраційних дій отримуєте оновлену виписку з ЄДР. І одразу перевірте, чи змінилося прізвище в Електронному кабінеті платника податків – іноді синхронізація відбувається не миттєво.
Крок 3: реєстр платників єдиного податку
Якщо ви працюєте на спрощеній системі, цей крок пропускати не можна.
Пункт 298.4 ПКУ встановлює той самий місячний строк для подання заяви – і він відраховується від дня фактичної зміни прізвища, а не від моменту оновлення ЄДР.
Подається заява за формою F0102003 з відміткою «Внесення змін». І тут є нюанс, про який часто забувають: заповнювати потрібно всю форму цілком. Навіть ті розділи, де нічого не змінилося. Податкова оновлює всі дані на підставі саме останньої поданої заяви, а не лише змінених полів.
Що саме заповнюєте: у полі 5.4 ставите позначку навпроти пункту про зміну прізвища, імені чи по батькові; у полі 6 перелічуєте всі місця провадження діяльності; у полі 8 – усі КВЕДи; додатково заповнюєте рядки 7 і 9.
Через кілька днів після подання надішліть запит на витяг із реєстру платників єдиного податку – отримаєте документ уже з оновленими даними. Зайвим не буде.
Крок 4: оформлюємо новий електронний підпис
Коли в паспорті нове прізвище, старі ключі КЕП автоматично підлягають скасуванню. І це не опція, а вимога.
Звертаєтесь до акредитованого центру сертифікації ключів із заявою на зміну статусу кваліфікованого сертифіката. Далі формується новий пакет документів, видаються нові ключі – і старий підпис більше не дійсний.
Хороша новина: окремо повідомляти ДПС про новий КЕП не потрібно. Достатньо надіслати до податкової перший електронний документ, підписаний новим ключем. Це автоматично підтверджує і сертифікат, і ваше приєднання до договору про визнання електронних документів. Зручно.
Крок 5: перереєстровуємо ПРРО або РРО
Якщо ви використовуєте програмний РРО, подавайте заяву за формою №1-ПРРО з позначкою «Перереєстрація». Форма заповнюється повністю, але фактичні зміни вносяться лише в частині прізвища – решта даних просто дублюється.
До речі, форму №20-ОПП повторно подавати не треба. Вона стосується об’єктів оподаткування, а не ваших персональних даних, тож раніше подана інформація залишається чинною.
Але це ще не все. Оскільки попередній КЕП уже недійсний, після отримання нового сертифіката потрібно подати форму №5-ПРРО для зміни підпису касира. А потім – обов’язково синхронізувати дані ПРРО через функцію «Синхронізація даних з ДПС». Без цього інформація у вашій програмі не відповідатиме даним з Електронного кабінету.
Якщо ж у вас класичний РРО, подається заява за формою №1-РРО з позначкою «Перереєстрація» і додатково треба звернутись до сервісного центру обслуговування РРО для оновлення реєстраційних даних апарата. Після всіх маніпуляцій перевірте фіскальний чек – там має відображатися вже нове прізвище.
Зміна прізвища ФОП: що ще варто оновити
Крім основного маршруту є кілька додаткових точок, які легко випустити з уваги.
ПДВ. Якщо ви платник ПДВ, окрема перереєстрація не потрібна. Дані підтягуються автоматично з ЄДР – це прямо передбачено пунктом 183.15 ПКУ та пунктом 4.1 Положення №1130.
Ліцензії. Маєте ліцензії чи дозволи – подавайте заяву про внесення змін до Єдиного реєстру ліцензіатів. Строк – 30 календарних днів з дня зміни прізвища.
Пенсійний фонд. Оновити дані в Реєстрі застрахованих осіб можна через особистий кабінет на порталі ПФУ: меню «Комунікації з ПФУ», пункт «Анкета для зміни даних в Реєстрі застрахованих осіб». Або ж особисто – у територіальному органі Пенсійного фонду.
Митниця. Якщо працюєте із зовнішньоекономічною діяльністю, оновіть акредитаційну картку через Єдине вікно на сайті митниці.
Банк. Повідомте обслуговуючий банк – заява та документи подаються згідно з внутрішнім регламентом установи.
Контрагенти. Партнерів достатньо повідомити в довільній формі, додаткові угоди до чинних договорів укладати необов’язково. Але є виняток – трудові договори з найманими працівниками. Тут безпечніше оформити додаткові угоди з новими реквізитами ФОП, щоб уникнути зайвих питань під час перевірки.