Апостиль – це спеціальний штамп, який підтверджує справжність підпису та печатки на офіційному документі і робить його дійсним в інших країнах. Якщо вам потрібно легалізувати документи, видані Державною податковою службою, для використання за кордоном – їх треба подати на проставлення апостиля саме до ДПС, яка уповноважена засвідчувати власні офіційні документи.
Процедура не надто складна, але є кілька важливих деталей, про які краще знати заздалегідь.
Що потрібно подати
Щоб отримати апостиль, зберіть три документи:
- оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його засвідчену копію;
- документ про оплату послуги (або підтвердження права на звільнення від сплати);
- заяву від особи, яка подає документи.
Вартість послуги – три неоподатковуваних мінімуми доходів громадян, що наразі становить 51 гривню.
Чому можуть відмовити – і як цього уникнути
Тут починається найцікавіше. Є конкретний перелік підстав для відмови, і більшості з них можна уникнути, якщо уважно перевірити документ перед поданням.
Проблеми з формою і реквізитами. Документ не відповідає зразку, встановленому на дату його видачі, або в ньому відсутні обов’язкові реквізити. Тут важливий момент: перевіряється відповідність саме тій формі, що діяла на момент видачі, а не поточній.
Поганий фізичний стан. Відмовлять, якщо документ пошкоджений настільки, що текст неможливо прочитати. Те саме стосується документів, написаних олівцем, отриманих факсом або тих, що містять виправлення й дописки.
Відсутність повноважень. Не кожен документ ДПС може апостилювати. Якщо конкретний папір не входить до переліку документів, на які служба має право ставити апостиль, отримаєте відмову.
Технічні перешкоди. Іноді відмовляють через неможливість звірити підпис чи відбиток печатки з наявними зразками. Це технічна причина, і вона не залежить від вас, але про неї варто знати.
Сумніви у справжності. Якщо документ викликає підозру щодо підробки, підпис або печатка не відповідають зразкам, або документ оформлений із порушенням вимог – у проставленні апостиля також відмовлять.
На які документи апостиль не ставлять взагалі
Окремо варто сказати про категорії документів, які взагалі не підлягають апостилюванню – незалежно від їхнього стану чи відповідності формі. До них належать:
- оригінали та копії нормативно-правових актів;
- роз’яснення і правові висновки щодо застосування законодавства;
- документи, що мають характер листування.
Кажучи простіше: якщо ДПС надіслала вам лист із відповіддю на запит або роз’ясненням – апостиль на нього не поставлять. Це не помилка і не відмова з примхи, просто такі документи законодавчо виведені за межі процедури.
Практична порада перед поданням
Перш ніж нести документи, уважно огляньте їх. Немає виправлень, дописок, слідів олівця чи пошкоджень? Текст читається повністю? Усі підписи й печатки на місці? Якщо так – шанси пройти процедуру з першого разу дуже високі.
Правила проставлення апостиля на офіційних документах для використання за кордоном затверджені спільним наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну та Мін’юсту України від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5.