Апостиль — это специальный штамп, который подтверждает подлинность подписи и печати на официальном документе и делает его действительным в других странах. Если вам нужно легализовать документы, выданные Государственной налоговой службой, для использования за рубежом — их нужно подать на проставление апостиля именно в ГНС, которая уполномочена заверять собственные официальные документы.
Процедура не слишком сложная, но есть несколько важных деталей, о которых лучше знать заранее.
Что нужно подать
Чтобы получить апостиль, соберите три документа:
- оригинал документа, на котором проставляется апостиль, или его заверенную копию;
- документ об оплате услуги (или подтверждение права на освобождение от оплаты);
- заявление от лица, подающего документы.
Стоимость услуги — три необлагаемых минимума доходов граждан, что на сегодня составляет 51 гривну.
Почему могут отказать — и как этого избежать
Тут начинается самое интересное. Есть конкретный перечень оснований для отказа, и большинства из них можно избежать, если внимательно проверить документ перед подачей.
Проблемы с формой и реквизитами. Документ не соответствует образцу, установленному на дату его выдачи, или в нём отсутствуют обязательные реквизиты. Тут важный момент: проверяется соответствие именно той форме, что действовала на момент выдачи, а не текущей.
Плохое физическое состояние. Откажут, если документ повреждён настолько, что текст невозможно прочитать. То же самое касается документов, написанных карандашом, полученных по факсу или содержащих исправления и дописки.
Отсутствие полномочий. Не каждый документ ГНС может апостилировать. Если конкретная бумага не входит в перечень документов, на которые служба имеет право ставить апостиль, получите отказ.
Технические препятствия. Иногда отказывают из-за невозможности сверить подпись или оттиск печати с имеющимися образцами. Это техническая причина, которая не зависит от вас, но о ней стоит знать.
Сомнения в подлинности. Если документ вызывает подозрение в подделке, подпись или печать не соответствуют образцам, или документ оформлен с нарушением требований — в проставлении апостиля тоже откажут.
На какие документы апостиль не ставят вообще
Отдельно стоит сказать о категориях документов, которые вообще не подлежат апостилированию — независимо от их состояния или соответствия форме. К ним относятся:
- оригиналы и копии нормативно-правовых актов;
- разъяснения и правовые выводы по применению законодательства;
- документы, имеющие характер переписки.
Говоря проще: если ГНС прислала вам письмо с ответом на запрос или разъяснением — апостиль на него не поставят. Это не ошибка и не отказ по чьей-то прихоти, просто такие документы законодательно выведены за рамки процедуры.
Практический совет перед подачей
Прежде чем нести документы, внимательно осмотрите их. Нет исправлений, дописок, следов карандаша или повреждений? Текст читается полностью? Все подписи и печати на месте? Если да — шансы пройти процедуру с первого раза очень высокие.
Правила проставления апостиля на официальных документах для использования за рубежом утверждены совместным приказом МИД, МВД, МОН, Минфина и Минюста Украины от 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5.