Если вы используете РРО (регистратор расчётных операций) в торговле, общественном питании или сфере услуг, налоговая напоминает: есть четкий перечень документов, которые нужно формировать ежедневно и хранить в установленном порядке.
Что делать каждый рабочий день
В каждую рабочую смену, когда проводятся расчеты, предприниматель обязан выполнить три действия:
- создать фискальные чеки — в бумажной, электронной или сразу в обеих формах;
- сформировать контрольную ленту в электронном виде;
- распечатать Z-отчёт по итогам смены кассира или продавца.
Z-отчет — это, по сути, «закрытие кассы» в конце дня. Он фиксирует общую сумму всех операций за смену и является обязательным элементом отчётности.
Сколько времени хранить документы
Тут есть момент, который часто упускают из виду. Контрольные ленты должны храниться в фискальной памяти РРО на протяжении всего срока его эксплуатации, но не менее 7 лет. Исключение предусмотрено только для автоматов по продаже товаров или услуг — на них это правило не распространяется.
Семь лет — срок немалый. Поэтому стоит убедиться, что устройство исправно и память не заполняется до критического уровня.
Что должно находиться непосредственно на месте расчётов
Есть отдельное требование держать определенные документы прямо там, где вы принимаете оплату. Речь идет о:
- регистрационном свидетельстве РРО или его копии;
- последней справке об опломбировании РРО — и здесь принципиально важно: нужен именно оригинал.
Кстати, это разграничение между оригиналом и копией не случайно. Регистрационные документы РРО уже есть у контролирующего органа, поэтому достаточно хранить копию. А вот справка об опломбировании — другая история: она должна быть в оригинале.
Что реально нужно держать под рукой
Если собрать все вместе, картина получается не такая пугающая, как кажется на первый взгляд. Фактически на месте проведения расчетов вам нужно обеспечить хранение только:
- документов, подтверждающих учет товарных запасов — но лишь в случаях, предусмотренных законом;
- оригинала справки об опломбировании РРО.
Все фискальные отчетные документы, которые формирует ваш РРО, сохраняются автоматически — в блоке фискальной памяти устройства и на сервере контролирующего органа. То есть отдельно беспокоиться о сохранности этих данных не нужно — система делает это сама.
Честно говоря, это один из тех случаев, когда законодатель действительно пошел навстречу предпринимателям. Бумажной нагрузки могло быть куда больше.
Обсудить эту новость в моем телеграм-канале Адвокат Олег Лукьянчиков