Электронная трудовая книжка становится еще надежнее – правительство дало Пенсионному фонду новые указания по ее наполнению. Но что это означает лично для вас? Распоряжение Кабинета Министров от 17 июня 2026 года № 592-р – вовсе не очередная бюрократическая бумажка. Оно запускает конкретный механизм: Пенсионный фонд Украины обязан продолжить вносить в реестр застрахованных лиц те сведения о трудовой деятельности, которых до сих пор не хватало. Говоря проще, ваша электронная трудовая книжка должна стать полной, без белых пятен из прошлого.
Давайте разберемся, почему тема сейчас особенно актуальна. Государственный реестр общеобязательного государственного социального страхования – это огромная база, в которой собрана информация обо всем вашем трудовом стаже. В 2021 году в Украине официально запустили электронную трудовую книжку – цифровой аналог привычного бумажного документа. В ней фиксируются прием на работу, переводы, увольнения, любые изменения в вашей трудовой биографии. Всё, что раньше вписывали от руки в синюю или серую книжечку, теперь должно отображаться в компьютерной системе. И это не просто дань прогрессу – это реальный шаг к тому, чтобы при назначении пенсии или социальных выплат никто не бегал с архивными справками.
Но есть нюанс. Записи о работе до 1 января 2004 года во многих случаях существовали исключительно на бумаге. Бумажная трудовая книжка тогда была главным и, по сути, единственным подтверждением стажа. Именно здесь и возникает проблема: часть этих записей могла не попасть в электронный реестр. Кто-то менял место работы, предприятие ликвидировали, архивы терялись, а в электронной базе оставались пробелы. Представьте себе: вы работали в девяностых на заводе, которого уже нет, в трудовой книжке запись есть, а в реестре – пусто. Именно для таких случаев и нужна оцифровка.
Правительство распорядилось продолжить работу по внесению отсутствующих сведений. Пенсионный фонд и дальше будет принимать сканированные копии бумажных документов о трудовой деятельности. То есть вы или ваш работодатель можете взять старую трудовую книжку, отсканировать (или просто качественно сфотографировать) нужные страницы и подать их через веб-портал электронных услуг ПФУ. Это работает в обе стороны: работодатель может подать документы за своего работника, а работник – сам за себя. Так электронная трудовая книжка постепенно наполняется теми данными, которых не хватало.
Кстати, если вы думаете, что это долгая бюрократическая процедура – нет, всё довольно просто. На портале электронных услуг Пенсионного фонда есть соответствующий раздел. Вы загружаете сканы, указываете свои данные, и система принимает их на обработку. Конечно, это не значит, что ваши записи появятся в реестре через минуту – специалисты проверяют информацию, сверяют с оригиналами, но сам факт того, что вы можете сделать это не выходя из дома, уже большое преимущество.
И вот тут мы подходим к очень важному моменту, на котором в Пенсионном фонде настаивают отдельно. Даже после того, как вы оцифровали свою трудовую книжку, не спешите выбрасывать бумажный оригинал. Да, электронная трудовая книжка – это удобно, современно, данные в ней защищены. Но жизнь есть жизнь. Случаются нестандартные ситуации, спорные моменты, когда что-то пошло не так. Представьте: вы уверены, что все записи уже в электронной базе, но при проверке перед пенсией выясняется, что какой-то страницы нет. Система могла не распознать полустертую запись, или архивные данные еще не внесли. В таком случае бумажная трудовая книжка остается тем самым неоспоримым доказательством, которое подтверждает ваш стаж. Ее можно предъявить для назначения или перерасчета пенсии, любых социальных выплат. Особенно это важно, если отдельные сведения еще не оцифрованы или требуют уточнения – например, когда вы работали за границей, на временных работах, или ваша трудовая содержит исправления и дописки.
Поэтому совет здесь простой: отнеситесь к бумажной книжке как к страховому полису. Она может не понадобиться годами, но держать ее в надежном месте стоит. К слову, это вовсе не означает, что оцифровка – дело несерьезное. Наоборот, внимание правительства к электронной трудовой книжке свидетельствует о том, что государство стремится сделать систему максимально полной. Чем больше людей подадут свои сканированные документы, тем быстрее реестр станет зеркалом реального трудового стажа. И тогда в будущем для получения пенсии вам не придется собирать справки, подтверждать каждый год – всё уже будет в базе.
Еще один момент: работодатели тоже должны быть в курсе. Если вы предприниматель или руководитель, ваше участие в наполнении реестра – это не только обязанность, но и способ облегчить жизнь своим сотрудникам. Представьте бухгалтера небольшого предприятия, у которого на руках куча бумажных трудовых книжек. Вместо того чтобы ждать, пока работник сам пойдет в Пенсионный фонд, он может отсканировать их и подать через веб-портал. Это экономит время и нервы всем.
Технически процедура выглядит так: заходите на сайт ПФУ (portal.pfu.gov.ua), выбираете раздел «Электронные услуги», далее – «Внесение сведений о трудовой деятельности». Загружаете скан-копии страниц трудовой книжки, заполняете необходимые поля. Главное – чтобы изображения были четкими, читаемыми. Система принимает форматы pdf, jpg, png. После этого ваши данные попадают на обработку в территориальный орган ПФУ, который уже вносит их в реестр.
Кстати, вы можете самостоятельно проверить, что уже есть в вашей электронной трудовой книжке. Зайдите на тот же веб-портал ПФУ, авторизуйтесь через электронную подпись или «Дію», и в личном кабинете увидите все записи, которые уже внесены в реестр. Если там есть пробелы – это сигнал подать сканы. И не откладывайте на потом, потому что со временем может оказаться сложнее найти подтверждение.
Конечно, этот процесс не заменяет полноценную электронную трудовую книжку в один клик – это скорее дополнительный канал для тех, чьи данные потерялись между бумажной и цифровой эпохами. Но сам факт того, что правительство отдельным распоряжением продлило эту работу, говорит о масштабе задачи. Не все записи удалось внести автоматически, и теперь государство говорит: «Давайте, наверстывайте». И это хорошо.
Если вы до сих пор держите свою бумажную трудовую книжку где-то в шкафу и думаете, что она уже никому не нужна – пересмотрите это убеждение. Она нужна вам. Она – ваш ключ к полной картине стажа. И даже если вы уже оцифровали ее, помните о правиле двух оригиналов: электронный – для удобства, бумажный – для защиты. Потому что в жизни, как и в праве, лучше иметь резервный вариант.
Обсудить эту новость в моем телеграм-канале Адвокат Олег Лукьянчиков