Кваліфікований електронний підпис став каменем спотикання у справі, яку нещодавно розглянув Верховний Суд. І йдеться не про якусь технічну дрібницю – через неправильний тип підпису замовник публічної закупівлі ледь не втратив майже два мільйони гривень і отримав вимогу розірвати вже укладений договір. Давайте розберемося, що саме трапилося і який урок із цієї історії варто винести всім, хто працює з тендерами.
У квітні 2024 року Управління у справах сім’ї, молоді, фізичної культури та спорту Звягельської міської ради оголосило закупівлю через систему Prozorro. Предмет – ремонт споруди цивільного захисту, а саме підвального приміщення Молодіжного центру. Орієнтовна вартість робіт становила 1 863 094 гривні. Переможцем визнали фізичну особу-підприємця, з якою 16 травня 2024 року уклали договір № 56.
Але далі в гру вступила Держаудитслужба. Її Північний офіс у Житомирській області провів моніторинг цієї закупівлі – і знайшов одразу кілька порушень. Найсерйозніше з них стосувалося саме електронного підпису, яким замовник завіряв свої документи.
Що саме не сподобалося аудиторам
Перевірка показала: коли замовник завантажував документи в електронну систему – річний план, оголошення про торги, тендерну документацію – він використав удосконалений електронний підпис. Тобто не кваліфікований електронний підпис (КЕП), а інший його різновид. Тип носія особистого ключа був незахищеним, а інформація про зберігання ключа в засобі КЕП – відсутня.
Чому це важливо? Бо пункт 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки № 1082, прямо вимагає: після внесення інформації в електронні поля на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Жодних альтернатив. Також Держаудитслужба звернула увагу на те, що тендерна документація не відповідала вимогам статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» та пункту 28 Особливостей № 1178.
Крім того, аудитори виявили проблеми з розглядом тендерної пропозиції переможця. Учасник не надав усіх документів про кваліфікацію працівників, яких планував залучити до ремонту – зокрема, сканованих копій повідомлень про прийом на роботу та копії кваліфікованого сертифікату інженера-проектувальника. А замовник, всупереч вимогам статті 31 Закону України «Про публічні закупівлі», цю пропозицію не відхилив.
І нарешті – замовник порушив строки надання інформації під час моніторингу, що суперечить частині п’ятій статті 8 Закону № 922-VIII.
Що сказали суди першої та апеляційної інстанцій
Житомирський окружний адміністративний суд, а згодом і Сьомий апеляційний суд, частково стали на бік замовника. Вони визнали висновок Держаудитслужби протиправним у кількох частинах, зокрема щодо вимоги розірвати договір.
Аргументація була такою: в Україні діє воєнний стан, а отже – працює постанова Кабінету Міністрів № 300 від 17 березня 2022 року. Вона дозволяла використовувати електронні підписи, що базуються на кваліфікованих сертифікатах, але без обов’язкового зберігання особистого ключа в засобі КЕП. Іншими словами – удосконалений підпис теж підходив.
Проте суди припустилися фатальної помилки, яку згодом виправив Верховний Суд.
Чому Верховний Суд не погодився
Колегія суддів Касаційного адміністративного суду звернула увагу на ключовий нюанс: постанова № 300 втратила чинність 1 лютого 2024 року. А закупівля, про яку йдеться, була оголошена 24 квітня 2024 року – тобто майже через три місяці після того, як спрощений режим перестав діяти.
До речі, суд першої інстанції взагалі переплутав процедури – у своєму рішенні він скасував висновок щодо іншої закупівлі, яка оголошувалася ще у серпні 2023 року. Апеляційний суд цього не помітив. Верховний Суд – помітив.
Але повернімося до суті. Верховний Суд чітко сформулював позицію: аналіз пункту 3 Порядку № 1082 у зв’язку з нормами Закону України «Про електронні довірчі послуги» дає однозначний висновок. Тендерна документація, розміщена на веб-порталі Prozorro, має бути завірена виключно кваліфікованим електронним підписом посадової особи замовника. Інші засоби ідентифікації законодавство про публічні закупівлі не передбачає.
Суд також послався на власну попередню практику. Зокрема, аналогічні правові позиції містяться у постановах Верховного Суду від 20 грудня 2023 року у справі № 420/162/22 та від 8 травня 2025 року у справі № 160/11687/23. Іншими словами – це не якесь нове тлумачення, а усталена судова лінія.
Як це працює на практиці
Коли замовник заповнює електронні поля в системі закупівель – чи то річний план, чи оголошення про торги, чи повідомлення про намір укласти договір – він зобов’язаний накласти на цю інформацію саме КЕП. І це не просто формальність.
Закон України «Про електронні довірчі послуги» розрізняє кілька видів підписів. Кваліфікований електронний підпис – це удосконалений підпис, який створюється з використанням спеціального засобу і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Ключова відмінність – особистий ключ має зберігатися в захищеному апаратно-програмному пристрої.
Удосконалений підпис, який використав замовник у цій справі, не мав такого захисту. Його носій був незахищеним. І хоча сертифікат був кваліфікованим, сам підпис – ні.
Чесно кажучи, логіка законодавця зрозуміла. Публічні закупівлі – це бюджетні кошти. Система має бути максимально захищеною від підробок і несанкціонованого доступу. КЕП дає такий рівень захисту, тоді як удосконалений підпис – ні. Саме тому стаття 18 Закону України «Про електронні довірчі послуги» встановлює жорсткі критерії перевірки: підпис вважається підтвердженим, лише якщо особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису.
Що в підсумку
Верховний Суд скасував рішення судів першої та апеляційної інстанцій і ухвалив нове – у задоволенні позову відмовити. Висновок Держаудитслужби визнано правомірним. А це означає, що вимога розірвати договір на 1,86 мільйона гривень залишається чинною.
Крім проблеми з підписом, суд підтвердив і порушення щодо тендерної документації. Учасник-переможець справді не надав частини обов’язкових документів про кваліфікацію працівників. Замовник зобов’язаний був відхилити таку пропозицію на підставі статті 31 Закону України «Про публічні закупівлі». Але не зробив цього.
Ця справа – гарний приклад того, як технічна, здавалося б, деталь може мати серйозні юридичні й фінансові наслідки. Для всіх, хто бере участь у публічних закупівлях, висновок простий: з 1 лютого 2024 року жодних компромісів із типом електронного підпису. Тільки кваліфікований електронний підпис. Воєнний стан більше не є підставою для використання спрощених засобів ідентифікації в системі Prozorro.