Міністерство юстиції надало роз’яснення щодо практичного застосування нового Порядку проставлення апостиля (наказ № 1731/45137), який набрав чинності 1 лютого 2026 року. Мін’юст вказав на ключові організаційні та технічні аспекти його реалізації до повного оновлення Електронного реєстру апостилів.
Прийняття рішення та передача результатів
Згідно з пунктами 8-9 розділу ІІІ Порядку, після розгляду офіційного документа посадова особа Міністерства юстиції:
- проставляє апостиль, або
- ухвалює рішення про відмову – у випадках, передбачених Правилами.
Проставлений апостиль або повідомлення про відмову за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів передаються до відповідного відділу чи нотаріуса, які формували та реєстрували заяву.
Як скріплюються паперові документи
Відповідно до абзацу другого пункту 2 розділу IV Порядку:
- офіційний документ у паперовій формі та аркуш з апостилем прошиваються ниткою або стрічкою білого чи червоного кольору;
- спосіб скріплення має унеможливлювати їх роз’єднання без пошкодження;
- документи засвідчуються підписом посадової особи відділу, Державної архівної служби України або нотаріуса та відповідною печаткою.
Апостиль в електронній формі
Апостиль може оформлюватися як електронний документ. Пункт 9 апостиля, який візуалізується на окремому аркуші через Реєстр, містить текст про накладення електронного підпису (печатки) Міністерства юстиції.
Додаткове засвідчення печаткою або підписом у цьому випадку не потрібне. Порядок також не передбачає проставлення підписів і печаток у будь-яких інших місцях, не визначених документом.
Перехідний період до оновлення Реєстру
За інформацією НАІС, триває модернізація Електронного реєстру апостилів. Орієнтовна дата оновлення програмного забезпечення – 1 березня 2026 року. Наразі система працює без нового функціоналу.
Водночас Мін’юст наголошує:
- Порядок уже застосовується – з урахуванням технічних можливостей чинного Реєстру;
- апостиль може проставлятися як спеціальною відміткою, так і у формі електронного документа;
- до оновлення програмного забезпечення наповнення Реєстру зразками підписів і печаток не здійснюється.
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков