Передача документов на хранение нотариусу – это как банковская ячейка для бумаг, которые боязно оставлять дома. Министерство юстиции объяснило, как именно работает этот механизм и на что обратить внимание. Давайте спокойно разберемся, без бюрократической путаницы.
Право передать документы на хранение нотариусу прямо закреплено в статье 34 Закона Украины «О нотариате». То есть это не чья-то прихоть, а полноценное нотариальное действие. Грубо говоря, вы приносите важный договор, свидетельство или завещание – и дальше за его целость отвечает специалист с гербовой печатью. Полезно, правда?
Кстати, если вы находитесь за границей, аналогичную услугу можно получить в консульских учреждениях Украины. Статья 38 того же Закона дает должностным лицам консульств право принимать документы на хранение. Так что даже на другом континенте ваши бумаги не останутся без защиты.
С чего всё начинается
Первый шаг – письменное заявление. Физическое лицо или представитель компании пишет его в свободной форме, но нотариус всегда подскажет, как правильно. Главное – чтобы в заявлении было чётко указано, какие именно документы вы хотите передать.
Дальше следует один из двух сценариев. Первый и самый частый – с описью. Вы вместе с нотариусом составляете перечень документов. Опись делается в двух экземплярах, оба подписываются заявителем и нотариусом. Один экземпляр остается в специальном деле нотариуса, а второй забираете себе. По сути, это ваш «ключ» к хранилищу, без которого вернуть бумаги будет очень непросто.
Но бывают ситуации, когда переписывать всё содержание неудобно или нежелательно. Например, вы передаете конверт с несколькими страницами, и вам важно, чтобы сами листы никто не листал. Тогда работает второй вариант – без описи. В этом случае документы надлежит упаковать надлежащим образом. Чаще всего их кладут в конверт, который опечатывают прямо в присутствии нотариуса. Пакет скрепляют подписями – вашей и нотариуса – и обязательно печатью. Получается этакая капсула, вскрыть которую без вашего ведома невозможно.
После любого из этих вариантов выдается свидетельство о принятии документов на хранение. Оно имеет утвержденную форму и служит вашим главным подтверждением. Если перед этим составлялась опись, её экземпляр прикрепляют к свидетельству, чтобы всё было в одном месте.
Как хранятся документы
Наверное, вам интересно, не пылятся ли завещания где-нибудь на столе. Нет, всё гораздо строже. Каждый пакет хранят в металлическом шкафу или сейфе, причем отдельно от остальных бумаг нотариальной конторы. Шкаф опечатывают печатью нотариуса – а это значит, что доступ к нему имеет только тот нотариус, который принимал документы, и открыть хранилище без следов невозможно. Физическая защита здесь на уровне банковских стандартов.
К слову, такие условия – не просто рекомендация, а требование Порядка совершения нотариальных действий. Его нарушение может стоить специалисту лицензии, так что у добросовестного нотариуса всё будет по правилам.
Как забрать бумаги обратно
Когда придет время вернуть документы, процедура окажется не сложнее предыдущей. Право на это есть у человека, который их передавал, или у уполномоченного представителя. Нотариус попросит предъявить свидетельство о принятии на хранение. Если составлялась опись – принесите и её. Когда действует представитель, понадобится нотариально удостоверенная доверенность.
Существует и другой путь – на основании решения суда. Скажем, если между наследниками возникает спор и суд постановляет передать завещание определенному лицу, нотариус выполнит это решение без участия первоначального заявителя. Но это, конечно, нестандартная ситуация.
Тут важный момент: возврат документов без свидетельства возможен только в исключительных случаях. Например, если вы его потеряли, придется писать заявление об утрате, предоставлять документы, удостоверяющие личность, и, скорее всего, ждать дополнительной проверки. Поэтому храните свидетельство как драгоценность.
Несколько практических советов
Прежде чем передать документы на хранение нотариусу, подготовьте их заранее. Проверьте, чтобы листы были целыми и не ветхими – нотариус не вправе восстанавливать изношенные документы, он только берет то, что есть. Если что-то вызывает сомнение, сделайте копии для себя. Они не заменят оригинал, но сохранят информацию на случай, если придется вспоминать содержание.
Также имейте в виду: государственные нотариусы работают по фиксированным тарифам, а частные могут устанавливать собственную плату за хранение. Это не нотариальная пошлина, а дополнительная услуга, и лучше узнать цены заранее. Иногда стоимость зависит от срока хранения, так что обсуждайте сразу.
Передача документов на хранение нотариусу особенно уместна, когда речь идет о правоустанавливающих бумагах на недвижимость, оригиналах договоров или последней воле. Они будут лежать в безопасности столько, сколько вы пожелаете, и не пострадают при пожаре, краже или банальном любопытстве домочадцев.
Нотариат, по сути, предлагает простой и цивилизованный способ решить извечную проблему: куда спрятать бумаги, чтобы и не забыть, и не потерять.
Обсудить эту новость в моем телеграм-канале Адвокат Олег Лукьянчиков