Повноваження представника у сфері реєстрації бізнесу мають бути підтверджені документально – і це не завжди нотаріальна довіреність. Розбираємося, які саме документи приймає державний реєстратор і чому іноді можна обійтися взагалі без паперів.
Уявіть ситуацію: вам потрібно зареєструвати ТОВ, змінити керівника чи внести правки до статуту, але особисто прийти до реєстратора ви не можете. Відрядження, хвороба, та й просто брак часу. Саме тоді й виникає потреба у представнику – людині, яка подасть документи замість вас.
Але просто прийти з чужими документами недостатньо. Реєстратор має переконатися, що представник справді має право діяти від вашого імені. І тут починається найцікавіше.
Хто взагалі може подавати документи?
Стаття 14 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» каже: документи для реєстрації подаються у паперовій формі – особисто чи поштою, або в електронній формі, якщо є технічна можливість. Заявником виступає особа, визначена пунктом 8 частини 1 статті 1 цього ж Закону, і залежить це від конкретної реєстраційної дії.
Крім самого заявника, документи може подати його уповноважена особа – тобто представник. І ось тут криється головна вимога: разом із пакетом документів для реєстрації представник зобов’язаний надати документ, що засвідчує його повноваження.
Коли документ про повноваження не потрібен
Це рідкісний, але приємний виняток. Якщо відомості про представника вже є в Єдиному державному реєстрі – наприклад, це керівник компанії або особа, яка за даними реєстру може вчиняти дії від імені юридичної особи, – додатковий документ не подається. Реєстратор просто бачить цю інформацію в системі.
Втім, у всіх інших випадках доведеться підтверджувати повноваження представника одним із чотирьох способів, передбачених законодавством.
Спосіб перший: документ законного представника
Це про випадки, коли представництво виникає не за домовленістю сторін, а безпосередньо із закону. Наприклад, батьки подають документи за неповнолітню дитину, яка реєструється як ФОП. У такій ситуації повноваження підтверджуються свідоцтвом про народження.
Сюди ж належать рішення суду про усиновлення, про встановлення опіки над малолітньою чи недієздатною особою. Ключовий момент – представник отримує свої повноваження не з договору, а з прямої вказівки закону.
До речі, тут є важливий нюанс, на який звертає увагу Управління державної реєстрації Хмельницького МРУ Мін’юсту: адвокат не вважається законним представником. Чому? Бо його право представляти клієнта випливає з договору про правову допомогу або ордеру, а не із закону. Тож адвокат підтверджує свої повноваження інакше.
Спосіб другий: нотаріально посвідчена довіреність
Це, мабуть, найпоширеніший документ. Довіреність має бути посвідчена нотаріусом, а її дійсність реєстратор перевіряє через Єдиний реєстр довіреностей – швидко й без зайвих дзвінків.
Але нотаріальна довіреність – не єдиний варіант. Стаття 40 Закону України «Про нотаріат» прирівнює до нотаріально посвідчених довіреності, оформлені, скажімо, посадовою особою органу місцевого самоврядування або командиром військової частини. Проте з одним застереженням: такі довіреності теж мають бути внесені до Єдиного реєстру довіреностей. Без цього запису вони не матимуть сили для реєстратора.
Окрема історія – з державними органами та органами місцевого самоврядування. Для них закон робить виняток: довіреність можна оформити у простій письмовій формі, без нотаріального посвідчення. Але увага: це правило поширюється лише на самі органи, а не на створені ними юридичні особи. Державне підприємство, комунальна установа чи інша юридична особа, засновником якої є державний орган, все одно зобов’язана подавати нотаріально посвідчену довіреність.
Спосіб третій: довіреність за законодавством іноземної держави
Бізнес без кордонів – це реальність, і іноді повноваження представника доводиться підтверджувати довіреністю, виданою за кордоном. Що вимагає закон у такому разі?
По-перше, згідно з пунктами 13 і 14 частини 1 статті 15 профільного Закону, іноземні документи мають бути легалізовані – тобто пройти консульську легалізацію або отримати апостиль. Це стандартна вимога для підтвердження автентичності документа.
Але міжнародні договори можуть передбачати інше. З деякими країнами Україна уклала угоди, які взагалі скасовують вимогу легалізації чи апостилювання. Тож варто перевірити, чи є такий договір із конкретною державою.
По-друге, довіреність, складена іноземною мовою, має бути перекладена на українську. Причому переклад повинен бути засвідчений – або нотаріус підтверджує вірність перекладу, або засвідчується підпис перекладача у встановленому порядку.
І головне: будь-яка довіреність – хоч українська, хоч іноземна – має містити чітко окреслені повноваження. Абстрактне формулювання «представляти інтереси» тут не спрацює, потрібна конкретика: право подавати документи для державної реєстрації, підписувати заяви тощо.
Спосіб четвертий: рішення уповноваженого органу про призначення керівника
Цей варіант працює лише в одному конкретному випадку – коли відбувається державна реєстрація змін у зв’язку з призначенням або обранням нового керівника, і він особисто подає відповідну заяву. Тобто сам новопризначений керівник виступає представником і підтверджує свої повноваження рішенням уповноваженого органу управління.
За загальним правилом справжність підписів на такому рішенні має бути нотаріально засвідчена, причому з використанням спеціальних бланків нотаріальних документів. Без них рішення не матиме юридичної сили для реєстратора.
Втім, і тут є виняток. Пункт 6 частини 1 статті 15 Закону передбачає ситуації, коли нотаріальне посвідчення підписів не вимагається. А ще простіше працює правило для невеликих компаній: якщо для зміни керівника достатньо голосів не більше ніж 10 осіб, рішення підписується безпосередньо засновниками або учасниками, які за нього голосували і чиїх голосів достатньо для ухвалення рішення. Але це не стосується акціонерних товариств та ОСББ – для них правила суворіші. І звісно, статут конкретної юридичної особи може встановлювати інший порядок, який матиме пріоритет.
Спільне правило для всіх випадків
Незалежно від того, яким саме документом підтверджуються повноваження представника, реєстратор завжди керується одним принципом: документ має бути чинним, належно оформленим і містити достатній обсяг повноважень для вчинення конкретної реєстраційної дії. Формальна невідповідність або відсутність запису у відповідному реєстрі – і документи просто не приймуть.
Тож перш ніж відправляти представника до реєстратора, переконайтеся, що на руках є правильний документ. Бо одна справа – витратити годину на оформлення довіреності в нотаріуса, і зовсім інша – отримати відмову в реєстрації через дрібний недогляд і почати все з початку.
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков