Учёт товарных запасов – штука, которая может испортить настроение даже самому спокойному предпринимателю. Особенно когда налоговая приходит с проверкой, а у вас нет документов на товар, стоящий на полке. Так что давайте без паники разберёмся: кто обязан вести этот учёт, кого закон от такой обязанности освободил и как всё оформить, чтобы не было мучительно больно.
Откуда вообще взялась эта обязанность
Всё начинается с Закона Украины «О применении регистраторов расчётных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» (сокращённо – Закон № 265). Пункт 12 статьи 3 этого закона говорит прямо: если вы принимаете наличные или безналичные платежи за товары либо услуги, вы обязаны вести учёт товарных запасов и продавать лишь то, что в этом учёте отражено.
Тут важный момент: закон не просто советует, а именно обязывает. И в начале проверки вы должны показать налоговикам документы – бумажные или электронные – подтверждающие и учёт, и происхождение товаров. Что это за документы? Накладные от поставщиков, акты инвентаризации, документы на внутреннее перемещение – всё, что доказывает: вот этот товар появился у вас законно. Перечень, кстати, открытый. Закон говорит «в частности, но не исключительно», так что налоговая может попросить и другие бумаги, если они имеют отношение к делу.
А теперь – внимание. Если бы эта норма касалась всех без исключения, было бы слишком просто, верно?
Кого учёт товарных запасов не касается
Закон делает исключение для физических лиц-предпринимателей, которые одновременно отвечают двум критериям:
- являются плательщиками единого налога;
- не зарегистрированы как плательщики НДС.
Казалось бы, большинство упрощенцев могут выдохнуть. Но не спешите. Даже если вы подпадаете под эти два условия, есть категории товаров, для которых такой учёт всё равно обязателен. Речь идёт о:
- технически сложных бытовых товарах, подлежащих гарантийному ремонту;
- лекарственных средствах и изделиях медицинского назначения;
- ювелирных изделиях и бытовых изделиях из драгоценных металлов;
- изделиях из драгоценных камней, драгоценных камней органогенного образования и полудрагоценных камней.
То есть если вы ФОП на едином налоге без НДС, но торгуете, скажем, смартфонами или золотыми украшениями – учёт вести придётся. Никаких послаблений тут нет. И неважно, что вы на упрощёнке и без НДС. Товар диктует правила.
Порядок № 496: главный документ, который всё разъясняет
Правила игры утвердил приказ Министерства финансов Украины от 3 сентября 2021 года № 496. Именно он ввёл в действие Порядок ведения учёта товарных запасов для ФОП, в том числе плательщиков единого налога.
Этот порядок распространяется не только на самого предпринимателя, но и на лиц, которые фактически продают товары или проводят расчётные операции в его магазине, киоске либо ином хозяйственном объекте. Иными словами, если у вас работает продавец – он тоже должен соблюдать эти правила. И отвечать за их несоблюдение будете именно вы, как ФОП.
Форма учёта – это приложение к Порядку № 496. Ничего придумывать самостоятельно не нужно, всё уже разработано.
Как именно вести учёт товарных запасов
Механика такая: вы постоянно вносите в Форму учёта информацию о поступлении и выбытии товаров. Основанием для записей служат первичные документы – накладные, акты приёма-передачи и тому подобное. Они становятся неотъемлемой частью учёта, так что хранить их нужно обязательно.
Форму можно вести в бумажном или электронном виде – как вам удобнее. Но независимо от формата, на титульном листе (для бумажного варианта) или в шапке электронного документа должны быть указаны такие данные:
- фамилия, имя и отчество ФОП;
- регистрационный номер учётной карточки налогоплательщика (или серия и номер паспорта/ID-карты – для тех, кто по религиозным убеждениям отказался от регистрационного номера и имеет соответствующую отметку в паспорте);
- налоговый адрес;
- название и адрес места продажи или места хранения товаров, в пределах которого ведётся учёт.
Обратите внимание: эти данные указываются в произвольном порядке. Строгих требований к расположению нет – главное, чтобы они были. Для бумажной формы всё это выносится на титульный лист.
Практическая сторона вопроса
Когда налоговая приходит с проверкой, она смотрит на ваши товарные запасы здесь и сейчас. То есть на момент начала проверки у вас должны быть документы на всё, что находится в месте продажи. Не «завтра принесу», не «где-то у бухгалтера» – а прямо в эту минуту.
Представьте ситуацию: к вам заходят проверяющие, а на витрине – товар, которого нет ни в одном вашем реестре. Даже если вы честно купили его вчера и просто не успели внести в Форму, формально это нарушение. Именно поэтому предприниматели, для которых такой учёт обязателен, часто заводят отдельную папку или электронную базу под каждый хозяйственный объект. Это дисциплинирует и спасает от неприятных сюрпризов во время проверки.
И ещё одно. Первичные документы – это не просто формальность. Если вы не сможете подтвердить происхождение товара, налоговики имеют полное право считать его неучтённым. Последствия? Штраф за реализацию товаров, которых нет в учёте. Сумма зависит от обстоятельств, но приятной она не бывает.
Так что если вы ФОП, подпадающий под требования Закона № 265 и Порядка № 496, не откладывайте это в долгий ящик. Заведите Форму, соберите первичку, систематизируйте всё по местам продажи – и спите спокойно. А если вы относитесь к той категории упрощенцев, которых от такого учёта освободили, всё равно держите документы на товар в порядке. Ведь даже если закон не требует от вас вести учёт товарных запасов, подтвердить легальность происхождения товара вас могут попросить в любой момент.