Втрата первинних документів – це завжди стрес для бізнесу. А коли таке трапляється під час війни, ситуація стає ще складнішою. Давайте розберемося, що каже закон і які є варіанти дій.
Уявіть: офіс постраждав від обстрілу, архів із документацією знищено, або ж папери залишилися на окупованій території і вивезти їх неможливо. Що робити? Куди бігти? Чи чекати на штрафи?
Податковий кодекс України (ПКУ) дає відповіді на ці запитання, і вони не такі страшні, як може здатися на перший погляд. Ключове – не панікувати, а діяти за алгоритмом.
Загальне правило: повідомити за 5 днів
Почнемо з базової норми. Пункт 44.5 статті 44 ПКУ говорить: якщо платник податків втратив документи, вони були пошкоджені або достроково знищені – у нього є п’ять календарних днів, щоб письмово повідомити про це податкову.
Відлік іде з дня, коли сталася така подія. Повідомлення подається до контролюючого органу за місцем обліку. І тут є важливий нюанс: до нього треба додати документи, що підтверджують сам факт втрати, пошкодження чи знищення.
Що це можуть бути за папери? Наприклад, акт про пожежу від ДСНС, довідка з поліції про крадіжку, висновок про затоплення приміщення, акт обстеження від балансоутримувача будівлі. Словом, усе, що офіційно фіксує: подія справді сталася.
Форма подання повідомлення – та сама, що й для податкової звітності. Тобто в електронному кабінеті або поштою з описом вкладення.
Далі закон дає платнику 90 календарних днів на відновлення втрачених документів. Строк рахується з дня, що настає за днем отримання повідомлення податковим органом.
І от хороша новина для тих, хто діє добросовісно. Якщо ви вчасно повідомили про втрату і об’єктивно не можете надати документи для перевірки – строки проведення таких перевірок переносяться. Вони відкладаються до дати відновлення документів, але максимум на 120 днів.
Коротше кажучи: повідомили вчасно – отримали відстрочку від перевірок. Щоправда, це не стосується перевірок за статтею 200 ПКУ, там своя процедура.
Наслідки, якщо документи не відновлено
А от якщо платник не відновив документи у визначений строк – наслідки справді серйозні. Те саме стосується ситуації, коли документи були втрачені, пошкоджені чи знищені повторно (тобто ви вже один раз скористалися правом на відновлення, а потім знову їх втратили).
У такому разі закон вважає, що цих документів у платника не було взагалі. Причому не на момент втрати, а на час складання податкової звітності або виконання вимог митного, валютного та іншого законодавства.
Простіше кажучи, податкова отримує право поставити під сумнів усю вашу звітність за відповідні періоди. А це вже пряма дорога до донарахувань і штрафів. Тож краще до такого не доводити.
Особливі правила воєнного часу
А тепер – найважливіше для тих, чий бізнес опинився в епіцентрі подій. На період воєнного стану справляння податків здійснюється з урахуванням особливостей, закріплених у пункті 69 підрозділу 10 розділу ХХ «Перехідні положення» ПКУ.
І там є норма, яка буквально рятує платників на постраждалих територіях. Йдеться про підпункт 69.28.
Він встановлює спеціальні правила для тих, хто працював на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях. Це виняток із загальних вимог статті 44 ПКУ.
Суть проста: якщо ви не можете пред’явити первинні документи через обставини війни, для вас діють окремі правила підтвердження даних податкової звітності.
Коли застосовуються воєнні правила
Втрата первинних документів у цьому контексті – не лише про фізичне знищення. Закон виділяє кілька підстав, через які документи можуть бути недоступними:
- документи знищені або зіпсовані;
- документи знаходяться на територіях, де ведуться (або велися) бойові дії;
- документи залишилися на тимчасово окупованих територіях;
- вивезти документи неможливо або це пов’язано з ризиком для життя та здоров’я людей;
- вивезенню заважають адміністративні перешкоди, створені органами влади.
Як бачите, перелік досить широкий і охоплює більшість реальних ситуацій, з якими стикається бізнес під час війни.
Алгоритм дій: крок за кроком
Отже, що робити, якщо ви потрапили в одну з цих ситуацій?
Крок перший – подати до контролюючого органу повідомлення про неможливість вивезення первинних документів. Форма довільна, але є обов’язкові реквізити. Документ підписується керівником підприємства та головним бухгалтером.
У повідомленні потрібно зазначити три речі: обставини, через які документи втрачені або не можуть бути вивезені; податкові (звітні) періоди, яких це стосується; і загальний перелік первинних документів. Якщо є можливість – вкажіть реквізити.
Після отримання такого повідомлення податковий орган вводить мораторій на документальні перевірки щодо зазначених періодів. Вас просто не турбуватимуть, поки документи залишаються недоступними.
Крок другий – якщо після подання першого повідомлення ви дізналися, що документи остаточно втрачені, подайте ще одне. Тепер уже про втрату первинних документів. У ньому опишіть обставини, за яких це сталося.
І ось ключовий момент. Платники, які подали таке повідомлення, взагалі не підлягають перевірці щодо вказаних періодів. Причому це правило працює навіть після завершення воєнного стану.
Фактично держава визнає: якщо документи зникли через війну – немає сенсу потім вимагати їх від бізнесу.
Хто і що має доводити
Тут є момент, який часто випускають з уваги, а він надзвичайно важливий. Тягар доведення лежить на податковому органі.
Саме контролюючий орган повинен довести, що у вас немає підстав для застосування положень підпункту 69.28. Не ви маєте виправдовуватися, а податкова – обґрунтовувати, чому ці норми до вас не застосовуються.
Якщо податковий орган вирішив відмовити, він зобов’язаний видати вмотивоване рішення протягом одного місяця з дати отримання вашого повідомлення. У цьому рішенні мають бути чітко вказані підстави та докази відмови.
Таке рішення можна оскаржити – або в адміністративному порядку (до вищого податкового органу), або одразу до суду. І поки триває оскарження, податкова не має права ні ставити під сумнів показники вашої звітності, ні ініціювати будь-які перевірки щодо заявлених періодів.
Інвентаризація: що варто знати
Окрема тема, яка тісно пов’язана з втратою документів – інвентаризація. Тут працює Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 № 879.
Положення № 879 застосовується до всіх юридичних осіб, незалежно від форми власності, а також до філій та представництв іноземних компаній.
Коли інвентаризація обов’язкова? У разі виявлення фактів крадіжок, зловживань або псування цінностей. Проводиться вона на день виявлення таких фактів, а обсяг визначає керівник підприємства.
Для підприємств, які знаходяться на тимчасово окупованих територіях або в районах бойових дій, діє особливий підхід. Вони проводять інвентаризацію лише за умови безпечного й безперешкодного доступу до активів, первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку.
Керівник такого підприємства може прийняти рішення про інвентаризацію окремого майна – саме того, якого стосується факт викрадення, нестачі або знищення. Робиться це на день встановлення таких фактів.
Крім того, закон встановлює чіткий строк: коли перешкоди для доступу зникли, підприємство зобов’язане провести інвентаризацію станом на перше число місяця, що настає за місяцем зникнення таких перешкод. Результати відображаються в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.
Порядок документального оформлення всіх цих процедур детально прописаний у Положенні № 879 – там можна знайти форми актів, описів, порівняльних відомостей і все, що потрібно для правильного проведення інвентаризації.
Втрата первинних документів під час війни – це не вирок для бізнесу. Закон дає цілком робочі інструменти, щоб захистити себе від претензій податкової. Головне – не зволікати з повідомленням і діяти в межах тих строків, які встановлює ПКУ.