Дублікат нотаріального документа має юридичну силу оригіналу. На ньому зазначається відповідна відмітка та проставляється посвідчувальний напис. Видача дублікату нотаріального документу забезпечує правову захищеність осіб у випадках втрати чи пошкодження документів.
Хто має право отримати дублікат нотаріального документу
Відповідно до пункту 8 частини 1 статті 34 та статті 53 Закону України «Про нотаріат», дублікати нотаріальних документів видаються:
1. За письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія.
2. За заявою правонаступників або спадкоємців:
- Правонаступників осіб, за дорученням яких вчинялася нотаріальна дія, а дублікат іпотечного договору – зокрема за письмовою заявою іпотекодержателя за іпотечним договором
- Спадкоємців, зазначених у заповіті, або виконавця заповіту (за наявності свідоцтва про смерть заповідача).
- Спадкоємців померлих спадкоємців, після надання свідоцтва про смерть заповідача та померлого спадкоємця. В цьому разі, в інтересах спадкоємців померлих спадкоємців подається запит нотаріуса, який веде спадкову справу. До заяви про видачу дубліката спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним копію свідоцтва про смерть і засвідчені копії інших документів, які підтверджують їхні родинні відносини (копію свідоцтва виконавця заповіту).
Обмеження у видачі дублікатів нотаріальних документів:
Дублікат секретного заповіту або аграрної розписки не видається.
До передачі документа в архів, дублікат може бути виданий лише нотаріусом, який його зберігає.
Якщо нотаріус припинив діяльність, або документи передані до державного нотаріального архіву, видачею дубліката займається нотаріус архіву.
Документи, необхідні для отримання дубліката
Заявник має надати:
- Документ, що посвідчує особу: паспорт громадянина України або інший документ, що підтверджує особу.
- Ідентифікаційний код (довідка про присвоєння РНОКПП).
Для представників фізичних осіб: нотаріально посвідчену довіреність.
Для представників юридичних осіб:
- Установчі документи юридичної особи.
- Документи, що підтверджують повноваження представника.
Зміст дубліката
Дублікат містить повний текст втраченого або зіпсованого документа. Оригінал такого документа вважається таким, що втратив чинність. На дублікаті проставляється посвідчувальний напис, а на примірнику документа, який зберігається у справах нотаріуса або архіву, робиться відмітка про видачу дубліката.
Видача дубліката документа є платною нотаріальною дією, вартість якої визначається відповідно до чинного законодавства.