У Міністерстві юстиції України відповіли на запитання як можна поновити актові записи цивільного стану.
Потреба у поновленні цих документів виникає у разі втрати, пошкодження чи недоступності документів, що засвідчують факти народження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені або смерті. Особливо це актуально для громадян, чиї записи зберігаються на ТОТ, де доступ до архівів обмежений або відсутній, а відомості можуть бути не внесені до Державного реєстру.
Відновлення актових записів є важливою процедурою, адже надає документам юридичну силу, що необхідна для реалізації прав та здійснення юридично значущих дій.
Процедура поновлення актових записів цивільного стану врегульована Законом «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» та Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затвердженими наказом Мін’юсту № 96/5 від 12.01.2011р.
Куди слід звернутись?
Відповідно до норм ст.. 6 Закону, заяви про поновлення актових записів приймають та розглядають:
- Відділи державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС);
- Дипломатичні представництва та консульські установи України — для громадян, які перебувають за кордоном.
Звернуть увагу: Жоден із цих органів не має права відмовити у прийомі заяви. В умовах дії режиму воєнного стану заяву можна подати до будь-якого відділу ДРАЦС, розташованого на підконтрольній території
Хто може подати заяву?
Згідно ст. 23 Закону та пункту 3.4 розділу ІІІ Правил, подати заяву можуть:
- Особа, на яку було складено актовий запис;
- Один із батьків, опікун або піклувальник дитини;
- Опікун недієздатної особи;
- Спадкоємці померлого;
- Представник органу опіки та піклування (у межах повноважень).
Законодавством також дозволено подання заяви через представника. У цьому разі підпис особи, яка має право подати заяву, повинен бути нотаріально засвідчений або прирівняний до такого.
Які документи необхідно подати?
Відповідно до п. 1.5 розділу І та 3.8 розділу ІІІ Правил, до заяви додаються:
- Паспорт громадянина України, паспортний документ іноземця або посвідчення особи без громадянства, для українців, які постійно проживають за кордоном, – паспорт для виїзду за кордон.
- Архівна довідка з державного архіву (області, м. Києва, м. Севастополя, АРК), якщо метричні книги були передані на зберігання до державного архіву.
- Документи або витяги з них, що підтверджують дані, необхідні для поновлення запису (наприклад, копія втраченого свідоцтва чи інші офіційні документи з відповідною інформацією).
- Свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану (якщо збереглося).
- Інші документи, які можуть знадобитися для розгляду заяви та прийняття рішення.