Для того чтобы копия документа имела юридическую силу, необходимо удостоверить ее достоверность (соответствие оригиналу), в частности, – заверить копию нотариально. Нотариус осуществляет удостоверение копии документа по устному обращению заинтересованного лица.
Основные положения по заверению копий документов
Согласно ст. 75 Закона Украины «О нотариате», нотариусы, должностные лица органов местного самоуправления и консульские учреждения вправе удостоверять верность копий документов, выданных юридическими лицами. Это возможно при следующих условиях:
- документ не противоречит закону;
- документ имеет юридическое значение;
- заверение копии документа не запрещено законом.
Требования к процессу заверения копии документа
При заверении копии документа нотариус или другое уполномоченное лицо должны лично сверить копию с оригиналом документа. Удостоверение копий документов регламентировано Порядком совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденным приказом Минюста №296/5 от 22.02.2012, который предусматривает следующие особенности:
Копии документов, выданных юридическими лицами. Их верность удостоверяется, если документ соответствует требованиям закона.
Копии официальных документов для использования за границей. Перед заверением копии оригинал документа должен пройти консульскую легализацию или проставление апостиля.
Копии документов выданных физическими лицами заверяются, если подпись на оригинале была предварительно подтверждена нотариусом или соответствующим должностным лицом (например, по месту работы, учебы или проживания).
Ограничения по заверению копий документов
Не допускается заверение копий документов, на основании которых выдаются оригиналы (например, справки о рождении или смерти).
Особенности удостоверения копии с копии
Согласно статье 76 Закона “О нотариате”, удостоверение копии с копии возможно при следующих условиях:
- если первичная копия заверена нотариально;
- если копия была выдана юридическим лицом, выдававшим оригинал.
В таких случаях копия должна быть изготовлена на официальном бланке юридического лица с указанием, что оригинал находится в его архиве.
Выдача копий документов нотариусами
По запросу физических или юридических лиц нотариусы имеют право выдавать копии документов, которые хранятся по их делам или у них в архивах.
Соблюдение этих требований гарантирует юридическую силу заверенных копий и обеспечивает правильность оформления документов.
