Передача документів на зберігання нотаріусу – це наче банківський сейф для паперів, які страшно тримати вдома. Міністерство юстиції нещодавно нагадало, як саме працює цей механізм і на що варто звернути увагу. Давайте спокійно розберемося, без бюрократичної плутанини.
Право передати документи на зберігання нотаріусу прямо закріплене в статті 34 Закону України «Про нотаріат». Тобто це не чиясь примха, а повноцінна нотаріальна дія. Грубо кажучи, ви приносите важливий договір, свідоцтво чи заповіт – і далі за його цілісність відповідає фахівець з гербовою печаткою. Корисно, правда ж?
Крім того, якщо ви перебуваєте за кордоном, аналогічну послугу можна отримати в консульських установах України. Стаття 38 того ж Закону дає посадовим особам консульств право приймати документи на зберігання. Отже, навіть на іншому континенті ваші папери не залишаться без захисту.
З чого все починається
Перший крок – письмова заява. Фізична особа чи представник компанії пише її у вільній формі, але нотаріус завжди підкаже, як правильно. Головне – щоб у заяві було чітко вказано, які саме документи ви хочете передати.
Далі йде один із двох сценаріїв. Перший і найпоширеніший – із описом. Ви разом із нотаріусом складаєте перелік документів. Опис робиться у двох примірниках, обидва підписуються заявником і нотаріусом. Один примірник залишається у спеціальній справі нотаріуса, а другий забираєте собі. По суті, це ваш «ключ» до сховища, без якого повернути папери буде дуже непросто.
Але бувають ситуації, коли переписувати все зміст незручно або небажано. Наприклад, ви передаєте конверт із кількома сторінками, і вам важливо, щоб самі аркуші ніхто не гортав. Тоді спрацьовує другий варіант – без опису. У такому разі документи повинні бути належно упаковані. Найчастіше їх кладуть у конверт, який опечатують прямо в присутності нотаріуса. Пакет скріплюють підписами – вашим і нотаріуса – та обов’язково печаткою. Виходить така собі капсула, розкрити яку без вашого відома неможливо.
Після будь-якого з цих варіантів видається свідоцтво про прийняття документів на зберігання. Воно має затверджену форму і є вашим головним підтвердженням. Якщо перед тим складався опис, його примірник прикріплюють до свідоцтва, щоб усе було в одному місці.
Як документи зберігаються
Ймовірно, вам цікаво, чи не припадають пилом заповіти десь на столі. Ні, все значно суворіше. Кожен пакет зберігають у металевій шафі або сейфі, причому окремо від решти паперів нотаріальної контори. Шафа опечатується печаткою нотаріуса. Тобто доступ до неї має лише той нотаріус, який приймав документи, і відкрити сховище без слідів просто неможливо. Фізичний захист тут на рівні банківських стандартів.
До речі, такі умови – не просто рекомендація, а вимога Порядку вчинення нотаріальних дій. Його порушення може коштувати фахівцеві ліцензії, тож у сумлінного нотаріуса все буде за правилами.
Як забрати папери назад
Коли прийде час повернути документи, процедура буде не складнішою за попередню. Право на це має особа, яка їх передавала, або уповноважений представник. Нотаріус попросить пред’явити свідоцтво про прийняття на зберігання. Якщо складався опис – принесіть і його. Коли діє представник, знадобиться нотаріально посвідчена довіреність.
Існує й інший шлях – на підставі рішення суду. Скажімо, якщо між спадкоємцями виникає спір, і суд ухвалює передати заповіт певній особі, нотаріус виконає це рішення без участі початкового заявника. Але це, звісно, нестандартна ситуація.
Важливий нюанс: повернення документів без свідоцтва можливе лише у виняткових випадках. Наприклад, якщо ви його втратили, доведеться писати заяву про втрату, надавати документи, що посвідчують особу, і, швидше за все, чекати додаткової перевірки. Тож зберігайте свідоцтво як коштовність.
Кілька практичних порад
Перш ніж передати документи на зберігання нотаріусу, підготуйте їх заздалегідь. Перевірте, щоб аркуші були цілими і не зотлілими – нотаріус не має права відновлювати зношені документи, він лише бере те, що є. Якщо щось викликає сумнів, зробіть копії для себе. Вони не замінять оригінал, але збережуть інформацію на випадок, якщо доведеться згадувати зміст.
Також майте на увазі: державні нотаріуси працюють за фіксованими тарифами, а приватні можуть встановлювати власну плату за зберігання. Це не нотаріальне мито, а додаткова послуга, і краще дізнатися ціни заздалегідь. Іноді вартість залежить від строку зберігання, тому обговорюйте одразу.
Передача документів на зберігання нотаріусу особливо доречна, коли йдеться про правовстановлюючі папери на нерухомість, оригінали договорів або останню волю. Вони лежатимуть у безпеці стільки, скільки ви забажаєте, і не постраждають в разі пожежі, крадіжки чи банальної зайвої цікавості домочадців.
Нотаріат, по суті, пропонує простий і цивілізований спосіб розв’язати одвічну проблему: куди сховати папери, щоб і не забути, і не втратити. І тепер ви знаєте, як саме це працює.
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков