Бумажную трудовую книжку после сканирования уже не ведут по старинке, но это совсем не значит, что о ней можно забыть. С июня 2021 года в Украине заработал учет трудовой деятельности в электронном виде – через Реестр застрахованных лиц Пенсионного фонда. Говоря проще, ваш стаж теперь живет не только в синей или серой книжечке, но и в государственной базе данных. Основание – Закон №1217-IX, и он постепенно меняет привычные правила игры.
И вот к 2026 году почти все работодатели уже отсканировали бумажные трудовые книжки работников и передали копии в Пенсионный фонд. Но на этом история не заканчивается. Оцифровка – это не финальная точка, а переход на другой формат учета. И работодателю, и работнику придется сделать несколько важных шагов, чтобы в будущем не выяснилось, что половина стажа «потерялась».
Для начала давайте вспомним нормативную опору. Кроме упомянутого Закона №1217-IX, здесь работают статья 48 Кодекса законов о труде, Закон «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» (№1058-IV) и старая добрая Инструкция №58 о порядке ведения трудовых книжек. Именно она до сих пор диктует, как правильно вносить записи о наградах, рангах и переводах. И хотя сама книжка уже не главный документ, ее требования никто не отменял. Так что давайте разбираться по порядку: что делать компании и что – самому работнику, когда бумажную трудовую книжку после сканирования вернули на руки.
Что должен сделать работодатель
Первый и едва ли не самый важный шаг – проверить, все ли данные попали в систему. После того как скан-копии загружены, страхователь (то есть работодатель) обязан зайти в свой кабинет на портале Пенсионного фонда и просмотреть сведения о работнике. Здесь кроется главная ловушка: периоды работы до 2004 года часто не подтягиваются автоматически. В те времена персонифицированный учет только внедрялся, и множество записей осталось только на бумаге. Если не добавить их вручную, у человека могут «исчезнуть» годы стажа – а это прямое влияние на будущую пенсию. Поэтому кадровику стоит сравнить оцифрованные записи с оригиналом, а при расхождениях сразу подать корректирующие сведения.
Дальше наступает момент возврата. Закон №1217-IX и обновленные нормы КЗоТ прямо предусматривают: после оцифровки бумажная трудовая книжка передается работнику на хранение. И это не просто «отдайте в руки». Обязательно под подпись – в журнале учета трудовых книжек или отдельной ведомости. Так компания снимает с себя ответственность за сохранность документа, а человек получает оригинал. Кстати, вернуть книжку нужно даже тем, кто уволился и не забрал ее раньше – работодатель обязан уведомить бывшего сотрудника о необходимости явиться за документом.
И вот тут возникает обманчивое впечатление, будто кадровую работу можно сворачивать. Нет. Работодатель по-прежнему обязан оформлять все события приказами: прием, перевод, присвоение ранга, награждение, увольнение. Электронная трудовая книжка не отменяет кадровой документации – она просто дублирует ключевую информацию в цифровом виде. Поэтому приказы, личные карточки и другие бумаги никуда не деваются: они остаются основой для любых проверок, например трудовой инспекцией.
Кроме того, работодатель должен вовремя подавать в Пенсионный фонд отчетность о приеме, переводе или увольнении. Эти данные обновляют реестр, и именно по ним потом формируется электронный стаж. Если опоздать или не подать вовсе – в реестре появится «дырка», которую придется закрывать, порой через суд. Так что регулярная сверка с порталом ПФУ становится частью рутины каждого кадровика.
Что делать работнику после сканирования бумажной книжки
Как только работодатель вернул оригинал, первый и абсолютно практичный совет – зайти в личный кабинет на портале ПФУ. Это можно сделать с электронной подписью, BankID или Дія.Підпис. В разделе «Электронная трудовая книжка» вы увидите все, что система о вас знает. Проверьте даты, названия должностей, периоды. Когда заметите пропуск или ошибку – один из периодов не отобразился или должность указана некорректно – сразу обращайтесь к работодателю. Он может подать корректирующую форму. Если же компании больше не существует, придется подавать документы самостоятельно: написать заявление в Пенсионный фонд, приложить копии приказов, справок или той самой бумажной трудовой.
К слову, сама книжка после сканирования становится вашим личным архивным доказательством. Она может пригодиться для подтверждения специального стажа – например, работы по списку №1 или №2, который дает право на льготную пенсию. То же самое касается наград, почетных званий, службы в отдельных органах. Электронный реестр далеко не всегда фиксирует такую информацию отдельными записями, поэтому бумажный оригинал часто оказывается единственным документом, подтверждающим ваши заслуги. Храните его так же бережно, как и раньше.
Важные нюансы, о которых забывают
Отдельная история – переводы, ранги и награждения. Даже когда бумажная книжка уже у вас на руках, эти события все равно нужно правильно оформлять.
Перевод на вышестоящую должность. Он, как и прежде, идет через заявление (или письменное согласие) работника и приказ работодателя. Название должности обязательно должно совпадать с Классификатором профессий. Иначе позже могут возникнуть вопросы и у Пенсионного фонда, и у инспекторов труда. Данные о переводе подтверждаются кадровыми документами, даже если запись в бумажную книжку уже не вносят. Так что следите, чтобы в приказе стояла правильная формулировка – это убережет от споров в будущем.
Присвоение очередного ранга. Это касается госслужащих, должностных лиц местного самоуправления и других категорий, где ранги предусмотрены законом. Ранг присваивают исключительно приказом. Если работник настаивает, в переходный период запись могут сделать и в бумажном экземпляре – но обязательно сохранить подтверждающий приказ. В электронном реестре этот момент обычно не отражается отдельной строкой, поэтому именно приказ становится первичным документом.
Награждения и поощрения. По Инструкции №58 в трудовую книжку раньше вносили государственные награды, почетные звания, ведомственные знаки отличия и даже благодарности за успехи в работе. После сканирования бумажной трудовой книжки все эти сведения должны где-то жить. Электронный реестр не всегда показывает их как отдельные записи, поэтому кадровые приказы о поощрении нужно хранить очень тщательно. Они остаются единственным подтверждением вашей «трудовой биографии» в части заслуг.
Пара слов об увольнении. Когда работник уходит, работодатель обязан издать приказ и подать соответствующее уведомление в ПФУ. Бумажную книжку, если она еще хранилась в деле, возвращают в день увольнения. Если же ее отдали раньше – просто выдают приказ и оставляют запись в электронном реестре. Никаких дополнительных штампов ставить не нужно.
Получается, что бумажная трудовая книжка после сканирования превращается в дублера – надежного, но не единственного. Вся тяжесть поддержания актуальных данных теперь лежит на кадровых приказах и своевременной отчетности. Поэтому и работодателю, и работнику стоит время от времени заглядывать в электронный кабинет Пенсионного фонда – на всякий случай.