Електронна трудова книжка стає ще надійнішою – уряд дав Пенсійному фонду нові вказівки щодо її наповнення. Але що це означає для вас особисто? Розпорядження Кабінету Міністрів від 17 червня 2026 року № 592-р – це не просто черговий бюрократичний папірець. Воно запускає конкретний механізм: Пенсійний фонд України має продовжити вносити до реєстру застрахованих осіб ті відомості про трудову діяльність, яких досі бракувало. Простіше кажучи, ваша електронна трудова книжка має стати повною, без білих плям із минулого.
Давайте розберемося, чому ця тема зараз на часі. Державний реєстр загальнообов’язкового соціального страхування – це величезна база даних, де зберігається інформація про весь ваш трудовий стаж. У 2021 році в Україні офіційно запустили електронну трудову книжку – цифровий аналог звичного паперового документа. Там фіксуються прийняття на роботу, переведення, звільнення, будь-які зміни у вашій трудовій біографії. Усе те, що раніше вписували від руки у синю чи сіру книжечку, тепер має бути відображено в комп’ютерній системі. І це не просто данина прогресу – це реальний крок до того, щоб при призначенні пенсії чи соціальних виплат ніхто не бігав із архівними довідками.
Але є нюанс. Записи про роботу до 1 січня 2004 року в багатьох випадках зберігалися виключно на папері. Паперова трудова книжка тоді була головним і, по суті, єдиним підтвердженням стажу. І ось тут виникає та сама проблема: частина цих записів могла не потрапити до електронного реєстру. Хтось змінював місце роботи, підприємство ліквідовували, архіви губилися, а в електронній базі залишалися прогалини. Уявіть собі: ви працювали у 90-х на заводі, якого вже немає, і в трудовій книжці стоїть запис, а в реєстрі – пусто. Саме для таких випадків і потрібна оцифровка.
Уряд розпорядився продовжити роботу з внесення відсутніх відомостей. Пенсійний фонд і далі прийматиме скановані копії паперових документів про трудову діяльність. Тобто ви або ваш роботодавець можете взяти свою стару трудову книжку, відсканувати (чи просто сфотографувати якісно) потрібні сторінки і подати їх через вебпортал електронних послуг ПФУ. Це працює в обидва боки: роботодавець може подати документи за свого працівника, а працівник – сам за себе. Таким чином електронна трудова книжка поступово наповнюється тими даними, яких бракувало.
Кстати, якщо ви думаєте, що це якась довга бюрократична процедура – ні, усе досить просто. На порталі електронних послуг Пенсійного фонду є відповідний розділ. Ви завантажуєте скани, вказуєте свої дані, і система приймає їх для опрацювання. Звісно, це не означає, що ваші записи з’являться в реєстрі за одну хвилину – фахівці перевіряють інформацію, звіряють з оригіналами, але сам факт того, що ви можете це зробити не виходячи з дому, вже велика перевага.
І ось тут ми підходимо до дуже важливого моменту, про який у Пенсійному фонді наголошують окремо. Навіть після того, як ви оцифрували свою трудову книжку, не поспішайте викидати паперовий оригінал. Так, електронна трудова книжка – це зручно, сучасно, дані в ній захищені. Але життя є життя. Бувають нестандартні ситуації, спірні моменти, коли щось пішло не так. Уявіть: ви впевнені, що всі записи вже в електронній базі, але при перевірці перед пенсією з’ясовується, що якоїсь сторінки немає. Система могла не розпізнати напівстертий запис, або архівні дані ще не внесли. У такому разі паперова трудова книжка залишається тим самим незаперечним доказом, який підтверджує ваш стаж. Її можна пред’явити для призначення або перерахунку пенсії чи будь-яких соціальних виплат. Особливо це важливо, якщо окремі відомості ще не оцифровані або потребують уточнення – наприклад, коли ви працювали за кордоном, на тимчасових роботах, чи ваша трудова містить виправлення і дописки.
Тому рада тут проста: поставтеся до паперової книжки як до страхового полісу. Вона вам може не знадобитися роками, але тримати її в надійному місці варто. До речі, це не означає, що оцифровка – справа несерйозна. Навпаки, урядова увага до електронної трудової книжки свідчить про те, що держава прагне зробити систему максимально повною. Що більше людей подадуть свої скановані документи, то швидше реєстр стане дзеркалом реального трудового стажу. І тоді, у майбутньому, для отримання пенсії вам не доведеться збирати довідки, підтверджувати кожен рік – усе вже буде в базі.
Можливо, ви запитуєте себе: «А що робити, якщо я вже на пенсії?» Відповідь така ж: оцифровка вашої трудової книжки не завадить. Навіть якщо ви вже отримуєте виплати, інформація в електронному реєстрі може бути корисною для перерахунків, для підтвердження пільгового стажу, для будь-яких соціальних програм, які можуть з’явитися в майбутньому. Наприклад, якщо держава вирішить запровадити якісь доплати для людей, які працювали в певних галузях, – дані з електронної трудової книжки стануть підставою автоматично, без зайвих походів до установ.
Ще один момент: роботодавці теж мають бути в темі. Якщо ви – підприємець або керівник, ваша участь у наповненні реєстру – це не лише обов’язок, а й спосіб полегшити життя своїм працівникам. Уявіть собі бухгалтера невеликого підприємства, який має купу паперових трудових книжок. Замість того щоб чекати, поки працівник сам піде до Пенсійного фонду, він може відсканувати їх і подати через вебпортал. Це економить час і нерви всім.
Технічно процедура виглядає так: заходите на сайт ПФУ (portal.pfu.gov.ua), обираєте розділ «Електронні послуги», далі – «Внесення відомостей про трудову діяльність». Завантажуєте скан-копії сторінок трудової книжки, заповнюєте необхідні поля. Головне – щоб зображення були чіткими, читабельними. Система приймає формати pdf, jpg, png. Після цього ваші дані потрапляють на обробку до територіального органу ПФУ, який вже вносить їх до реєстру.
Перевірка електронної трудової книжки
До речі, ви можете самостійно перевірити, що вже є у вашій електронній трудовій книжці. Зайдіть на той самий вебпортал ПФУ, авторизуйтесь через електронний підпис або «Дію», і в особистому кабінеті побачите всі записи, які вже внесені до реєстру. Якщо там є прогалини – це сигнал подати скани. І не відкладайте на потім, бо з часом може бути складніше знайти підтвердження.
Звісно, цей процес не замінює собою повноцінної електронної трудової книжки в один клік – це скоріше додатковий канал для тих, чиї дані загубилися між паперовою і цифровою епохами. Але сам факт того, що уряд окремим розпорядженням продовжив цю роботу, свідчить про масштаб задачі. Не всі записи вдалося внести автоматично, і тепер держава каже: «Давайте, надолужуйте». І це добре.
Якщо ви досі тримаєте свою паперову трудову книжку десь у шафі і думаєте, що вона вже нікому не потрібна – перегляньте це переконання. Вона потрібна вам. Вона – ваш ключ до повної картини стажу. І навіть якщо ви вже оцифрували її, пам’ятайте про правило двох оригіналів: електронний – для зручності, паперовий – для захисту. Бо в житті, як і в праві, краще мати резервний варіант.
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков