Делегировать право подписи Уведомления о приеме на работу – задача, с которой сталкивается почти каждое растущее предприятие. Когда штат расширяется, директор физически не успевает подписывать каждый кадровый документ. И если вы хоть раз задавались вопросом, можно ли переложить эту обязанность на кого-то из сотрудников – налоговая служба недавно дала четкий ответ. Правда, с нюансом, о котором лучше знать заранее.
Зачем вообще нужно это Уведомление
Коротко напомним базу. Постановление КМУ от 17.06.2015 №413 обязывает работодателя подавать Уведомление о приеме работника в территориальный орган ГНС еще до того, как новый человек фактически приступит к работе. Форма – приложение 1 к этому постановлению. Подается исключительно в электронном виде, с квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Кто должен подписывать? В самой форме указано: «Руководитель (уполномоченное лицо) или физическое лицо, заключившее трудовой договор с домашним работником». Формулировка вроде бы открытая – есть и руководитель, и уполномоченное лицо. Но на практике все чуть сложнее, чем кажется.
Реальная ситуация, которую разбирала ГНС
Представьте акционерное общество с разветвленной структурой. Кадровики оформляют десятки людей ежемесячно. Директору каждый раз подписывать Уведомление – значит постоянно отвлекаться от стратегических задач. Логичное решение: пусть подписывает начальник отдела кадров. Или любой другой сотрудник, которому это поручили приказом.
Именно с таким запросом обратилось одно акционерное общество в налоговую. И получило индивидуальную налоговую консультацию от 19.05.2026 №2836/ІПК/99-00-24-03-03.
Вопрос стоял прямо: можно ли приказом руководителя делегировать право подписи Уведомления о приеме на работу сотруднику кадровой службы – независимо от его должности? И не нарушит ли это Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами (Порядок №557, утвержденный приказом Минфина от 06.06.2017)?
Что говорит Налоговый кодекс
ГНС в ответе сослалась на абзац второй пункта 42.6 НКУ. Норма гласит: руководитель плательщика налогов сам определяет перечень уполномоченных лиц, которые могут подписывать, подавать и получать документы через электронный кабинет от имени предприятия. Он же устанавливает объем их полномочий.
Иными словами, на уровне кодекса никаких препятствий нет. Директор вправе сказать: «Вот этот человек теперь подписывает Уведомления о приеме на работу». Но одного приказа недостаточно – об этом дальше.
Как правильно оформить делегирование
Ключевой механизм прописан в Порядке №557. Пункт 3 раздела III требует: чтобы предоставить право подписи электронных документов другому лицу, руководитель должен направить в свой контролирующий орган специальное Уведомление о делегировании права подписи. Форма – приложение 1 к Порядку №557.
Это отдельный документ, не путайте его с Уведомлением о приеме на работу. В нем вы указываете всех лиц, которым делегируется право подписи. Алгоритм подписания такого Уведомления имеет строгую очередность:
- сначала свои КЭП накладывают все лица, включенные в перечень (в том порядке, в котором вы их внесли);
- затем – квалифицированная или усовершенствованная электронная подпись руководителя;
- последней – квалифицированная электронная печать (если она у вас есть).
Пропустили чей-то подпись или перепутали последовательность – документ не пройдет.
А теперь самое интересное: тип подписи
Вот тут и кроется тот самый нюанс. Форма Уведомления о делегировании содержит таблицу, где среди прочего есть графа «Тип подписи». Примечание к форме перечисляет допустимые варианты: «Директор / Бухгалтер / Подпись налоговых накладных / Печать /…/ Уполномоченное лицо».
Обратите внимание: есть отдельно «Директор» и отдельно «Уполномоченное лицо». Логика подсказывает, что сотрудник кадровой службы, которому поручили подписывать Уведомления о приеме, – это именно «уполномоченное лицо». Он же не директор.
Но ГНС в своей консультации делает неожиданный вывод: чтобы делегировать право подписи Уведомления о приеме на работу, руководитель должен направить Уведомление о делегировании с типом подписи «директор». Именно так – не «уполномоченное лицо», а «директор».
Почему? Ответ кроется в формулировке самой формы Уведомления о приеме на работу. Там четко сказано: подписывает «Руководитель (уполномоченное лицо)». Налоговики, судя по всему, трактуют это так: если человек подписывает документ вместо руководителя, он должен быть зарегистрирован в системе с соответствующим уровнем полномочий – уровнем директора. Пусть даже фактически это рядовой инспектор отдела кадров.
Что это означает для вас
Практический вывод прост, хоть и несколько противоречит интуитивному восприятию. Когда будете заполнять Уведомление о делегировании права подписи на сотрудника, который станет подавать Уведомления о приеме на работу, в графе «Тип подписи» указывайте «директор». Иначе система может не принять документы, подписанные этим лицом.
Не забывайте и о внутреннем приказе. Он не заменяет Уведомление о делегировании, но фиксирует распределение обязанностей внутри предприятия. В приказе пропишите: кому именно делегировано, какие конкретно документы разрешено подписывать, на какой срок. Это ваша страховка на случай любых недоразумений – и трудовая инспекция тоже любит порядок в документах.
Кстати, делегировать право подписи можно не только на Уведомление о приеме, но и на любые другие электронные документы для ГНС – просто для каждого типа документов может потребоваться свой тип подписи. Если уполномоченное лицо увольняется или меняет должность – не забудьте обновить Уведомление о делегировании. Иначе его подпись так и останется в системе как действующая.
И последнее: следите за обновлениями формы Уведомления о делегировании. За последние годы она менялась не раз, и вполне возможно, что со временем в примечаниях появится более гибкое толкование типов подписи. Но на сегодня правило от ГНС звучит однозначно – ставьте «директор».
