Полномочия представителя для регистрации бизнеса должны быть подтверждены документально – и это не всегда нотариальная доверенность. Разбираемся, какие именно документы принимает государственный регистратор и почему иногда можно обойтись вообще без бумаг.
Представьте ситуацию: вам нужно зарегистрировать ООО, сменить директора или внести правки в устав, но лично прийти к регистратору вы не можете. Командировка, болезнь, да и просто нехватка времени. Именно тогда и возникает потребность в представителе – человеке, который подаст документы вместо вас.
Но просто прийти с чужими документами недостаточно. Регистратор должен убедиться, что представитель действительно имеет право действовать от вашего имени. И тут начинается самое интересное.
Кто вообще может подавать документы?
Статья 14 Закона Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований» говорит: документы для регистрации подаются в бумажной форме – лично или почтой, либо в электронной форме, если есть техническая возможность. Заявителем выступает лицо, определённое пунктом 8 части 1 статьи 1 этого же Закона, и зависит это от конкретного регистрационного действия.
Кроме самого заявителя, документы может подать его уполномоченное лицо – то есть представитель. И вот здесь кроется главное требование: вместе с пакетом документов для регистрации представитель обязан предоставить документ, удостоверяющий его полномочия.
Когда документ о полномочиях не нужен
Это редкое, но приятное исключение. Если сведения о представителе уже есть в Едином государственном реестре – например, это руководитель компании или лицо, которое по данным реестра может совершать действия от имени юридического лица, – дополнительный документ не подаётся. Регистратор просто видит эту информацию в системе.
Впрочем, во всех остальных случаях придётся подтверждать полномочия представителя одним из четырёх способов, предусмотренных законодательством.
Способ первый: документ законного представителя
Это о случаях, когда представительство возникает не по договорённости сторон, а непосредственно из закона. Например, родители подают документы за несовершеннолетнего ребёнка, который регистрируется как ФОП. В такой ситуации полномочия подтверждаются свидетельством о рождении.
Сюда же относятся решение суда об усыновлении, об установлении опеки над малолетним или недееспособным лицом. Ключевой момент – представитель получает свои полномочия не из договора, а из прямого указания закона.
Кстати, здесь есть важный нюанс, на который обращает внимание Управление государственной регистрации Хмельницкого МРУ Минюста: адвокат не считается законным представителем. Почему? Потому что его право представлять клиента вытекает из договора о правовой помощи или ордера, а не из закона. Так что адвокат подтверждает свои полномочия иначе.
Способ второй: нотариально удостоверенная доверенность
Это, пожалуй, самый распространённый документ. Доверенность должна быть удостоверена нотариусом, а её действительность регистратор проверяет через Единый реестр доверенностей – быстро и без лишних звонков.
Но нотариальная доверенность – не единственный вариант. Статья 40 Закона Украины «О нотариате» приравнивает к нотариально удостоверенным доверенности, оформленные, скажем, должностным лицом органа местного самоуправления или командиром воинской части. Однако с одной оговоркой: такие доверенности тоже должны быть внесены в Единый реестр доверенностей. Без этой записи они не будут иметь силы для регистратора.
Отдельная история – с государственными органами и органами местного самоуправления. Для них закон делает исключение: доверенность можно оформить в простой письменной форме, без нотариального удостоверения. Но внимание: это правило распространяется только на сами органы, а не на созданные ими юридические лица. Государственное предприятие, коммунальное учреждение или иное юридическое лицо, учредителем которого является государственный орган, всё равно обязано подавать нотариально удостоверенную доверенность.
Способ третий: доверенность по законодательству иностранного государства
Бизнес без границ – это реальность, и иногда полномочия представителя приходится подтверждать доверенностью, выданной за рубежом. Что требует закон в таком случае?
Во-первых, согласно пунктам 13 и 14 части 1 статьи 15 профильного Закона, иностранные документы должны быть легализованы – то есть пройти консульскую легализацию или получить апостиль. Это стандартное требование для подтверждения подлинности документа.
Но международные договоры могут предусматривать иное. С некоторыми странами Украина заключила соглашения, которые вообще отменяют требование легализации или апостилирования. Поэтому стоит проверить, есть ли такой договор с конкретным государством.
Во-вторых, доверенность, составленная на иностранном языке, должна быть переведена на украинский. Причём перевод должен быть заверен – либо нотариус подтверждает верность перевода, либо заверяется подпись переводчика в установленном порядке.
И главное: любая доверенность – хоть украинская, хоть иностранная – должна содержать чётко очерченные полномочия. Абстрактная формулировка «представлять интересы» здесь не сработает, нужна конкретика: право подавать документы для государственной регистрации, подписывать заявления и тому подобное.
Способ четвёртый: решение уполномоченного органа о назначении руководителя
Этот вариант работает только в одном конкретном случае – когда происходит государственная регистрация изменений в связи с назначением или избранием нового руководителя, и он лично подаёт соответствующее заявление. То есть сам новоназначенный руководитель выступает представителем и подтверждает свои полномочия решением уполномоченного органа управления.
По общему правилу подлинность подписей на таком решении должна быть нотариально удостоверена, причём с использованием специальных бланков нотариальных документов. Без них решение не будет иметь юридической силы для регистратора.
Впрочем, и здесь есть исключение. Пункт 6 части 1 статьи 15 Закона предусматривает ситуации, когда нотариальное удостоверение подписей не требуется. А ещё проще работает правило для небольших компаний: если для смены руководителя достаточно голосов не более чем 10 человек, решение подписывается непосредственно учредителями или участниками, которые за него голосовали и чьих голосов достаточно для принятия решения. Но это не касается акционерных обществ и ОСМД – для них правила строже. И конечно, устав конкретного юридического лица может устанавливать иной порядок, который будет иметь приоритет.
Общее правило для всех случаев
Независимо от того, каким именно документом подтверждаются полномочия представителя, регистратор всегда руководствуется одним принципом: документ должен быть действующим, надлежаще оформленным и содержать достаточный объём полномочий для совершения конкретного регистрационного действия. Формальное несоответствие или отсутствие записи в соответствующем реестре – и документы просто не примут.
Поэтому прежде чем отправлять представителя к регистратору, убедитесь, что на руках правильный документ. Одно дело – потратить час на оформление доверенности у нотариуса, и совсем другое – получить отказ в регистрации из-за мелкого недосмотра и начинать всё сначала.
Обсудить эту новость в моем телеграм-канале Адвокат Олег Лукьянчиков
