Уведомление о приеме работника в налоговую – один из тех документов, о которых легко забыть в суете кадровых перестановок или при смене ответственного сотрудника. Между тем, за его отсутствие грозят санкции, и многие работодатели сталкиваются с этим уже постфактум и в Гоструда объяснили как действовать в такой ситуации.
Главное здесь — не ждать и не надеяться, что само рассосется.
Если уведомление вообще не подавали
Подайте его сразу, как только обнаружили проблему. Укажите фактическую дату приказа о приеме и реальную дату начала работы сотрудника — все как есть, без прикрас.
Опоздание не снимает сам факт нарушения. Но оно говорит о добросовестности работодателя, и это может сыграть роль при проверке. Разница между «забыл, но исправил сразу» и «игнорировал несколько месяцев» — принципиальная, и инспекторы это понимают.
Если в уведомлении есть ошибки
Бывает, что уведомление подали, но с неточностями — перепутали дату приказа, неверно указали данные работника или реквизиты документа. Порядок действий в этом случае такой:
- подайте аннулирующее уведомление с отметкой об отмене предыдущего;
- затем подайте новое уведомление — уже с корректными сведениями.
Без аннулирования старый документ продолжает действовать. Новое уведомление его не заменяет автоматически — это нюанс, который легко упустить.
Соберите полный пакет кадровых документов
Параллельно с исправлением ошибки проверьте, все ли в порядке с остальными документами по этому сотруднику. Обратите внимание на:
- приказ о приеме на работу;
- трудовой договор (если заключался в письменной форме);
- личную карточку работника;
- табели учета рабочего времени;
- документы по начислению заработной платы;
- подтверждение уплаты налогов и страховых взносов.
Именно эти документы станут вашим главным аргументом, если придет проверка. Они показывают, что трудовые отношения были оформлены по существу, а нарушение касалось лишь одного момента — отсутствия уведомления.
Проведите внутренний аудит
Одна ошибка в кадровом учете — нередко признак более глубокой проблемы. Специалисты по трудовому праву не зря говорят: нашли одно такое нарушение — проверьте остальное.
Пройдитесь по всем принятым сотрудникам и уточните:
- подавались ли уведомления по каждому из них;
- совпадают ли даты в уведомлениях с датами приказов;
- соответствуют ли кадровые документы бухгалтерским.
Найти и исправить самостоятельно всегда лучше, чем ждать, пока это сделает проверяющий.
Зафиксируйте причины нарушения
Закон этого не требует, но практика показывает — лишним не будет. Оформите служебную записку, акт внутренней проверки или объяснение ответственного лица. Форма зависит от того, что именно произошло.
Почему это важно? При проверке или в суде документ, объясняющий причину ошибки, — например, увольнение кадровика или технический сбой в программе — способен смягчить позицию инспекторов или повлиять на решение суда.
Что говорит судебная практика
Суды, как правило, встают на сторону работодателей, которые оформляли трудовые отношения по существу. Если сотрудник реально работал, получал официальную зарплату, а налоги и взносы уплачивались исправно — отсутствие уведомления далеко не всегда приравнивается к полному неоформлению.
А это значит, что наложенные санкции можно оспорить.
Обсудить эту новость в моем телеграм-канале Адвокат Олег Лукьянчиков
