Повідомлення до ДПС про прийняття працівника – це один із тих документів, про який легко забути у метушні кадрових змін або в умовах воєнного стану. Інспекція з питань праці та зайнятості населення пояснила, як діяти роботодавцю, якщо порушення вже сталося.
Головне правило тут просте: не чекати і не ховати голову в пісок.
Якщо повідомлення взагалі не подавали
Подайте його одразу, як тільки виявили проблему. У документі вкажіть фактичну дату наказу про прийняття та реальну дату початку роботи співробітника – так, як воно є насправді.
Запізніле подання не знімає самого факту порушення. Але воно свідчить про те, що роботодавець діє добросовісно, і це може врахуватися під час перевірок. Різниця між «забув, але виправив одразу» і «ігнорував місяцями» – суттєва.
Якщо в повідомленні є помилки
Буває, що повідомлення подали, але з помилками – переплутали дату наказу, неправильно вказали дані працівника або номер документа. У такому разі алгоритм такий:
- подайте скасовуюче повідомлення (з позначкою про скасування попереднього);
- після цього подайте нове повідомлення – вже з коректними даними.
Без скасовуючого повідомлення новий документ не замінює старий. Це важливо не пропустити.
Зберіть повний пакет кадрових документів
Паралельно з виправленням помилки перевірте, чи все в порядку з документами по цьому працівнику загалом. Зверніть увагу на:
- наказ про прийняття на роботу;
- трудовий договір (якщо укладався у письмовій формі);
- особову картку;
- табелі обліку робочого часу;
- документи з нарахування заробітної плати;
- підтвердження сплати податків і єдиного соціального внеску.
Ці документи можуть стати вашим головним аргументом, якщо прийде перевірка. Вони показують, що трудові відносини були оформлені по суті, а порушення стосувалося лише одного пункту – неподання повідомлення.
Проведіть внутрішній аудит
Одна помилка в кадровому обліку – це нерідко симптом більшої проблеми. Інспекція прямо вказує: якщо знайшли одне таке порушення, варто перевірити решту.
Пройдіться по всіх прийнятих працівниках і перевірте:
- чи подавалися повідомлення по кожному;
- чи відповідають дати в повідомленнях датам наказів;
- чи збігаються кадрові документи з бухгалтерськими.
Краще знайти і виправити самостійно, ніж дочекатися, поки це зробить перевірник.
Зафіксуйте причини порушення
Це не обов’язкова вимога закону, але дуже корисна практика. Оформіть службову записку, акт внутрішньої перевірки або пояснення відповідальної особи – залежно від того, що саме сталося.
Чому це важливо? При перевірці або в суді документ про причини помилки – наприклад, звільнення відповідального кадровика або технічний збій – може пом’якшити позицію перевіряючих або суду.
Як на це дивляться суди
Судова практика тут загалом на боці роботодавців, які оформляли все по суті. Якщо працівник фактично працював, отримував офіційну зарплату, роботодавець сплачував податки і внески – суди не завжди прирівнюють відсутність повідомлення до повного неоформлення трудових відносин.
А це означає, що накладені санкції можна оскаржити. І такі випадки в практиці є.
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков
