Если в военно-учетном документе работника нет военно-учетной специальности, работодателю не стоит придумывать ее самостоятельно. В графе 8 списков персонального воинского учета в таком случае уместно поставить прочерк. Звучит просто, но на практике кадровики каждый день сомневаются: законно ли это, не придет ли за прочерк штраф и что вообще делать с пустой графой?
Что это за списки и кто их заполняет
Каждый работодатель в Украине ведет списки персонального воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов. Форму этих списков определяет приложение 5 к Порядку организации и ведения воинского учета. Сам Порядок утвержден постановлением Кабинета Министров Украины от 30 декабря 2022 года за номером 1487.
Тут важный момент. Списки не являются внутренней выдумкой конкретного предприятия, это документ установленного образца. В нем есть четко определенные графы, и каждая заполняется по своим правилам. Графа 8 посвящена военно-учетной специальности, то есть цифровому коду, который показывает, на какую военную должность человек подготовлен.
Представьте, что вы заполняете анкету на основании паспорта. Если в паспорте нет какой-то строки, вы же не выдумываете данные, чтобы анкета выглядела полнее. С воинским учетом работает та же логика.
Откуда брать данные для графы 8
Примечание 1 к приложению 5 расставляет все по местам. Графы списков заполняют согласно паспорту гражданина Украины и военно-учетного документа, которые лицо предоставило во время трудоустройства, вступления на службу или обучение.
Источник информации здесь очевиден: документы, которые принес сам работник. Работодатель не выполняет роль следователя и не имеет доступа к реестрам, чтобы проверить код военно-учетной специальности. Нет сведений в документе, нет и оснований что-то туда дописывать.
И вот тут начинается самое интересное. Люди часто путают две разные вещи: обязанность вести учет и обязанность выдумывать данные, которых в документах нет. Первая обязанность действительно существует. Второй не существует.
Смысл этой нормы прост: учет должен отражать реальное положение дел, а не представление кадровика о нем. Если в графу попадет код, которого нет в документе, учет превратится в фантазию. А эти данные нужны не для внутренней статистики предприятия.
Прочерк как практический выход
Если в военно-учетном документе нет информации о военно-учетной специальности, работодатель не должен самостоятельно определять или вносить ее цифровое обозначение в графу 8. Такую позицию озвучивают в Киевском областном территориальном центре комплектования и социальной поддержки.
Что делать с пустым местом? В графе можно поставить прочерк. Прямого законодательного требования использовать именно знак тире нет, это скорее практический способ обозначить, что соответствующей информации не хватает.
Кому-то покажется, что прочерк выглядит несолидно. Сравните два варианта. Первый: кадровик подбирает код на глаз, лишь бы графа не оставалась пустой. Второй: в графе стоит прочерк, который честно показывает, что данных нет. Второй вариант не создает искаженного учета, а именно на достоверность данных рассчитан весь Порядок 1487.
К слову, это правило работает независимо от того, бумажный у работника документ или электронный. Если в военно-учетном документе, в частности в электронном, сведений о коде военно-учетной специальности не отображается, логика та же.
Для призывников графу 8 не заполняют вообще
Отдельное правило касается призывников, то есть лиц, которые еще не проходили военную службу и подлежат приписке. Для них графа 8 списков персонального воинского учета не заполняется вообще. Это прямо установлено приложением 5 к Порядку 1487.
Логика проста. У призывника еще нет соответствующей подготовки, поэтому и коду взяться неоткуда. Не пытайтесь заполнить эту графу на всякий случай. Пустой она будет не из-за небрежности кадровика, а потому что так требует форма.
Когда не хватает данных для других граф
Иногда проблема шире, чем одна графа. Бывает, что в военно-учетном документе нет информации, нужной для заполнения граф 3, 8, 13, 14, 15 и 16 списков персонального воинского учета.
В таком случае об этом необходимо указать в сообщении об изменении учетных данных. Форма этого сообщения приведена в приложении 4 к Порядку. Отправляют его в соответствующий орган, где лицо состоит на воинском учете, то есть в территориальный центр комплектования и социальной поддержки.
Тут легко перепутать роли. Работодатель ведет списки и подает сообщение. Обновлением учетных данных занимается орган воинского учета. Если данных не хватает, ваша задача не додумать их, а проинформировать.
Типичные ошибки кадровиков
Самая распространенная ошибка выглядит безобидно: кадровик берет код из списка другого работника с похожей должностью. Логика вроде есть, но документального подтверждения нет. Так в списках появляются недостоверные сведения.
Вторая ошибка касается призывников. Иногда графу 8 заполняют и для них, просто чтобы список выглядел одинаково во всех строках. Приложение 5 такой одинаковости не требует.
Третья ошибка связана с пустой графой. Сама по себе она не запрещена, но прочерк делает список понятнее для того, кто его будет проверять.
И еще один момент. Если позже работник принесет обновленный военно-учетный документ, где код уже указан, список стоит привести в соответствие. Учет ведется не раз и навсегда.
Что делать кадровику: короткий перечень
- Проверьте, какие документы работник предоставил во время трудоустройства и есть ли среди них военно-учетный документ.
- Посмотрите, указан ли в документе код военно-учетной специальности.
- Если кода нет, ставьте прочерк. Выдумывать цифры нельзя.
- Если работник является призывником, графу 8 не заполняйте.
- Если не хватает данных для граф 3, 8, 13-16, подготовьте сообщение по приложению 4.
- Храните копии документов, на основании которых заполняли списки.
Бывает и другое: работник не предоставил военно-учетный документ во время трудоустройства. Тогда оснований для заполнения графы 8 у работодателя нет вообще. Вопрос уже не в прочерке, а в том, чтобы уточнить ситуацию с органом воинского учета.
Об ответственности и здравом смысле
Грозит ли работодателю что-то за прочерк? Нет. Прочерк не искажает учет, он лишь фиксирует реальное положение дел. Претензии могут возникнуть в другой ситуации, когда в списках появляются данные, которых нет ни в одном документе работника.
Больше всего ошибок возникает именно из желания сделать все идеально. Кадровик видит пустую клетку и хочет ее чем-то заполнить. А надо просто остановиться и посмотреть на документ.
Прочерк в графе 8 не является нарушением. Нарушением будет выдуманный код, которого в документах работника никогда не было.
Обсудить эту новость в моем телеграм-канале Адвокат Олег Лукьянчиков