С 2026 года штрафы за неоформленных работников выросли ощутимо – теперь за одного «теневого» сотрудника придётся заплатить почти 90 тысяч гривен, а за повторное нарушение сумма достигает более четверти миллиона. Это не просто цифры: после повышения минимальной зарплаты финансовые санкции автоматически пересчитали, и они стали ещё болезненнее для работодателей, которые до сих пор пытаются «оптимизировать» расходы за счёт неоформленных людей.
Почему штрафы привязаны к минималке
Механизм прост. Статья 265 Кодекса законов о труде устанавливает, что за фактический допуск человека к работе без трудового договора, а также за выплату зарплаты без уплаты налогов работодатель платит штраф в кратном размере к минимальной заработной плате. Значит, чем выше минималка – тем крупнее суммы, которые «прилетают» нарушителям.
В 2026 году минимальная зарплата выросла до 8 647 гривен (напомним, в 2025-м она составляла 8 000 гривен). Это небольшое на первый взгляд увеличение автоматически потянуло за собой и перерасчёт всех санкций. Поэтому теперь те же нарушения стоят на десятки тысяч дороже, чем в прошлом году.
Конкретные цифры, которые стоит запомнить
Если вы как работодатель допустили человека к работе без надлежащего оформления – сразу или уже после начала работы не заключили трудовой договор, – вам грозит штраф в размере 10 минимальных зарплат за каждого такого работника. В 2026 году это составляет 86 470 гривен за одного человека.
Повторное нарушение, совершённое в течение двух лет с момента предыдущего, карается ещё строже – 30 минимальных заработных плат за каждого неоформленного работника. Это уже 259 410 гривен. Причём штраф накладывается персонально за каждого сотрудника, так что если у вас трудятся нелегально, скажем, трое, умножайте эту сумму на три.
Интересный момент: в законе не сказано, что повторное нарушение должно быть связано с теми же людьми. Любое новое выявленное неоформление в течение двух лет – и сумма взлетает до 30 минимальных зарплат за каждого.
Исключение для «упрощенцев» – предупреждение, но не индульгенция
Физические лица-предприниматели на едином налоге первой, второй или третьей групп имеют одну поблажку: за первое нарушение им выносят предупреждение. Вместо того чтобы сразу платить 86 470 гривен, они получают официальное замечание от инспектора.
Но это не означает, что можно спокойно нарушать закон и потом исправиться. Во-первых, предупреждение фиксируется, и при следующей проверке оно станет основанием для начисления штрафа в полном объёме. Во-вторых, за повторное нарушение в течение двух лет «упрощенцы» наравне со всеми платят 259 410 гривен за каждого неоформленного сотрудника. Никаких скидок или повторных предупреждений закон не предусматривает.
То есть для маленького кафе или мастерской, где владелец решил «сэкономить» на одном помощнике, последствия могут оказаться фатальными.
Что именно считается неоформленным работником
Многие ошибочно полагают, что достаточно просто устно договориться и платить наличными – и это не заметят. Однако инспекторы квалифицируют как нарушение не только полное отсутствие документов. Вот три самые типичные ситуации:
- Фактический допуск к работе без заключения трудового договора. Это когда сотрудник уже выполняет обязанности, но приказ о приёме не издан и уведомление в налоговую не отправлено. Даже если прошёл всего один день, штраф начисляется.
- Оформление на неполный рабочий день при фактической работе полный день. Работодатель подписывает трудовой договор на 0,5 ставки, а по факту человек работает 8 часов ежедневно. В таких случаях инспекторы сравнивают графики, показания коллег, записи с камер – и доначисляют санкции.
- Выплата зарплаты «в конверте». Когда часть официальной зарплаты минимальна, а остальное – наличными без уплаты ЕСВ и налогов. Это прямое нарушение, которое карается штрафом, а для работника – ещё и потеря страхового стажа.
Кстати, неоформленный работник – это не только тот, кто вообще не значится в документах. Даже если вы заключили гражданско-правовой договор (например, договор подряда), а по факту отношения имеют признаки трудовых (личное выполнение, соблюдение графика, оплата за время, а не за результат), это тоже могут переквалифицировать как скрытую занятость. И тогда штрафные санкции применяются точно так же.
Как контролёры выявляют неоформленных работников
Многие спрашивают: «Откуда они узнают?» Вариантов достаточно. Инспекторы Гоструда имеют право приходить с проверкой как планово, так и по жалобе. Жалобу может подать сам работник (например, после конфликта), бывший сотрудник или даже конкурент. Кроме того, налоговая при анализе данных видит несоответствие: объёмы производства большие, а официальных работников на бумаге – единицы. Налоговики активно используют информацию о посещаемости, банковские операции, а иногда и контрольные закупки.
Отдельно стоит упомянуть риск внезапных визитов в сфере торговли, ресторанного бизнеса, строительства – там, где распространена неформальная занятость. Скажем, в кафе работают трое официантов, но ни одного трудового договора не заключено. Инспектор фиксирует факт присутствия людей на рабочих местах, опрашивает их – и штраф неминуем.
Как работать без штрафов
Избежать штрафов за неоформленных работников можно только одним способом – соблюдать законодательство. Заключайте письменный трудовой договор до начала работы, подавайте уведомление в органы ГНС, уплачивайте налоги и ЕСВ в полном объёме. Даже если вам кажется, что это дороже, сравните с потенциальными санкциями.
Когда речь идёт о студенте-практиканте или временном помощнике – тоже оформляйте. КЗоТ предусматривает срочные договоры, договоры на неполное время, совместительство – инструментов хватает. Если вы ФОП-«упрощенец» и хотите привлечь человека, проконсультируйтесь с бухгалтером или юристом, как сделать это законно.
Обсудить эту новость в моем телеграм-канале Адвокат Олег Лукьянчиков
