Уведомление ПФУ об увольнении работников касается далеко не всех работодателей, хотя многие ошибочно считают эту обязанность общей. Одни отправляют сведения чуть ли не ежедневно, другие спокойно ждут конца отчётного периода. Разница тут не в добросовестности, а в законе. Давайте разберёмся, кого касается оперативное предоставление информации, как это выглядит на практике и что делать, если срок уже упущен.
Правовая основа вопроса такая: постановление Кабинета Министров Украины от 22 ноября 2024 года № 1332, Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» и порядок представления сведений в Реестр застрахованных лиц.
Отдельная история – работающие пенсионеры. При увольнении они должны сообщить Пенсионному фонду о смене своего статуса, ведь от этого зависит порядок начисления отдельных пенсионных выплат.
Кого касается уведомление ПФУ об увольнении работников
Специальный порядок оперативного предоставления информации прописан в подпункте 4 пункта 2 постановления № 1332 «Некоторые вопросы бронирования военнообязанных на период мобилизации и на военное время».
Обязанность подавать оперативные сведения возложена на:
- органы государственной власти, другие государственные органы и органы местного самоуправления;
- предприятия, учреждения и организации, критически важные для обеспечения потребностей Вооружённых Сил Украины и других военных формирований в особый период;
- предприятия, учреждения и организации, критически важные для функционирования экономики и жизнеобеспечения населения в особый период.
Если ваша компания не относится ни к одной из этих категорий, оперативное уведомление вам не нужно. Вы действуете по общим правилам отчётности.
И тут есть нюанс, который часто упускают. Норма не сводит кадровые сообщения только к увольнению забронированных военнообязанных. Она охватывает весь перечень трудовых событий.
Какие события сообщать и в какой срок
Перечень событий довольно широкий. Подавать нужно информацию о:
- приёме работника на работу;
- перемещении его из одного структурного подразделения в другое;
- переводе на другую постоянную должность или работу;
- увольнении;
- восстановлении на работе;
- временном прекращении или возобновлении действия трудового договора.
Срок – не позднее чем на протяжении следующего дня после соответствующего кадрового события. Именно так, без слова «рабочего». В подпункте 4 пункта 2 постановления № 1332 сформулировано просто «следующего дня». Так что выходные и праздники вас не спасут: если приказ об увольнении датирован пятницей, уведомление следует отправить до конца субботы.
Да, требование жёсткое. Но лучше узнать об этом заранее, чем потом выяснять, почему данные не загрузились.
Как подать сведения через вебпортал Пенсионного фонда
Подают такие сведения в электронной форме через вебпортал электронных услуг ПФУ. К слову, подпись обязательна, и только квалифицированная электронная подпись.
Пошагово алгоритм выглядит так:
- авторизуйтесь в личном кабинете страхователя;
- перейдите в раздел «Коммуникации с ПФУ»;
- выберите функцию «Сведения о трудовых отношениях» в режиме оперативного представления информации;
- в окне отметьте пункт «Сообщение об изменениях в трудовых отношениях» и команду «Подать сведения по лицу»;
- заполните данные о работнике и добавьте запись о кадровом событии;
- укажите тип и атрибут события, дату его наступления и реквизиты документа-основания. Для увольнения таким документом будет приказ или распоряжение работодателя;
- проверьте заполненное, подпишите и отправьте в Фонд.
Проверить, как продвигается рассмотрение, можно через категорию «Статус обращения» в разделе «Обращения» на вебпортале.
Такой алгоритм Пенсионный фонд Украины опубликовал в разъяснении от 6 июня 2025 года.
Уведомление ПФУ об увольнении работников и отчётность по формам Д5 и 4ДФ
Уведомление ПФУ об увольнении работников и отражение увольнения в обязательной отчётности – это две разные процедуры. Одну другой не заменить.
Сведения о прекращении трудовых отношений подаются в составе Налогового расчёта сумм дохода, начисленного или выплаченного в пользу физических лиц, сумм удержанного налога и сумм начисленного единого взноса.
В частности, увольнение отражается в приложении Д5 «Сведения о трудовых отношениях лиц и период прохождения военной службы». Это приложение и наполняет Реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. Подают его, среди прочего, когда трудовой договор с застрахованным лицом заключили или расторгли в течение отчётного периода. Данные о прекращении трудовых отношений должны соответствовать кадровым документам и требованиям порядка заполнения отчётности.
Часть сведений попадает и в приложение 4ДФ. В графе 8 «Дата увольнения с работы» указывают соответствующую дату для тех, кого уволили в отчётном периоде по месту работы, где они получали доход в виде заработной платы, а также для тех, кого уволили раньше, но кто получал доходы в отчётном периоде.
Однако здесь есть исключение. Государственная налоговая служба в разъяснении от 8 сентября 2026 года отметила: если в периоде увольнения работнику не начисляли и не выплачивали доход, сведения о нём в приложении 4ДФ за этот период не показывают и графу не заполняют.
То есть утверждение, будто дата увольнения абсолютно каждого работника обязательно попадает в 4ДФ именно за месяц увольнения, неверно.
К тому же в 2026 году отчётные формы обновили. Приказами Министерства финансов Украины от 7 мая 2026 года № 243 и от 26 мая 2026 года № 284 утверждены новые формы Налогового расчёта и порядок их заполнения. Изменения вступили в силу 17 июля 2026 года.
Для налоговых агентов, кроме физических лиц – предпринимателей и лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность, установлен месячный отчётный период. Расчёт подают в течение 20 календарных дней после окончания отчётного месяца.
Для физических лиц – предпринимателей и лиц с независимой профессиональной деятельностью предусмотрен квартальный период с распределением показателей по месяцам квартала. Срок подачи – 40 календарных дней после завершения квартала.
Обновлённые формы применяют с 1 августа 2026 года, с учётом переходных правил, о которых разъяснила ГНС.
Получается, отчётность не заменяет оперативного уведомления для работодателей, на которых распространяется соответствующая обязанность по постановлению № 1332. Остальные работодатели подают сведения об увольнении по общим требованиям законодательства к отчётности и учёту трудовых отношений.
Если уведомление подано с опозданием
Пенсионный фонд не раз напоминал: срок нужно соблюдать. В разъяснении от 3 декабря 2025 года Главное управление ПФУ в Винницкой области пояснило, что после пропуска срока подать уведомление через соответствующий механизм уже невозможно.
Что тогда? Информация попадёт в Реестр застрахованных лиц на основании обычной отчётности страхователя за соответствующий период.
Есть и другая сторона медали. Внести изменения, отменить или удалить ранее поданные оперативные уведомления механизм не позволяет. Эти обстоятельства ПФУ подтвердил в сообщении от 2 октября 2026 года. Специалисты Главного управления в Киевской области отметили: из-за несоблюдения сроков информация просто не загружается в Реестр через механизм оперативного представления.
Так что проверяйте персональные данные работников и сведения о кадровых событиях ещё до отправки. Исправить потом будет нечем.
Когда уволенный работник всё ещё в реестре как работающий
Бывает и так: работодатель формирует в электронном кабинете запрос на перечень работающих лиц и вдруг видит там тех, кого уволили давно. Что делать? ПФУ разъяснил эту ситуацию 21 августа 2026 года.
Информация о трудовых отношениях попадает в Реестр застрахованных лиц из уведомлений о приёме на работу, сообщений об изменениях в трудовых отношениях и приложения Д5.
А вот электронное обращение «Скан-копия трудовой книжки», к которому вы прилагаете документы, источником формирования перечня наёмных работников не является. Так что удивляться, что после такого обращения ничего не изменилось, не стоит.
Если уволенное лицо и дальше в списке, проверьте прежде всего приложение Д5. Посмотрите, есть ли там запись об увольнении, совпадает ли код категории застрахованного лица при приёме и увольнении, правильно ли указан тип места работы – основное оно или по совместительству.
Нашли ошибку в Налоговом расчёте? Исправьте её уточняющим расчётом за тот период, в котором она возникла.
И ещё одно. Уведомление ПФУ об увольнении работников нельзя изменить или отменить. Поэтому порядок в кадровых документах и точность при подаче данных значат не меньше, чем сам приказ об увольнении.
Обсудить эту новость в моем телеграм-канале Адвокат Олег Лукьянчиков
