Трудова книжка – це один з ключових документів для нарахування пенсії, і її втрата через війну не означає, що ви втратили свій стаж. Розберімось, що робити і куди звертатись.
Якщо ваш дім зруйновано, архів підприємства згорів або просто не вдається знайти документи через переїзди і евакуацію – ситуація неприємна, але не безвихідна. Українське законодавство прямо передбачає: трудова книжка не є єдиним доказом трудового стажу. І це важливо знати кожному, хто зіткнувся з такою проблемою.
Перший крок – до останнього роботодавця
Найперше, що потрібно зробити, – звернутись із заявою до роботодавця за останнім місцем роботи. Саме він за наказом №58 зобов’язаний видати вам дублікат трудової книжки протягом 15 днів з моменту подання заяви.
Дублікат – це не якийсь другосортний документ. Це повноцінна трудова книжка з позначкою «Дублікат» на першій сторінці, яка має таку саму юридичну силу, що й оригінал.
Якщо у вас було лише одне місце роботи, то достатньо написати заяву там. Якщо ж підприємств було декілька, доведеться зібрати довідки від попередніх роботодавців і надати їх для внесення записів.
Чотири кроки для відновлення
Якщо структурувати процес, він виглядає так:
- Повідомте про втрату останнього роботодавця і напишіть заяву.
- Отримайте дублікат – на це відводиться не більше 15 днів.
- Зберіть документи, що підтверджують стаж на попередніх місцях роботи.
- Внесіть відомості про всі попередні місця роботи до нової книжки.
Чим можна підтвердити стаж замість трудової книжки
Тут, чесно кажучи, варіантів набагато більше, ніж більшість людей думає. Закон визнає цілий перелік альтернативних доказів трудового стажу:
- довідки з підприємств, установ, організацій;
- архівні довідки;
- накази про прийняття на роботу та звільнення;
- особові рахунки та відомості про нарахування зарплати;
- трудові договори;
- довідки з Пенсійного фонду України;
- відомості з Реєстру застрахованих осіб (форми ОК-5, ОК-7);
- військові документи – для підтвердження періодів служби;
- судові рішення.
Кожен із цих документів може виступати самостійним доказом. Тобто якщо у вас є хоча б наказ про прийняття на роботу або виписка з Реєстру застрахованих осіб – це вже підстава для зарахування стажу.
Якщо підприємство ліквідоване або на окупованій території
Це окремий і дуже болючий для багатьох випадок. Люди, чиї роботодавці знаходяться на тимчасово окупованих територіях або взагалі припинили існування, часто думають, що їхній стаж просто «згорів». Але це не так.
Навіть якщо підприємство ліквідоване або недоступне – ви не позбавляєтесь права підтвердити свій стаж. У такому разі рятувальним колом стають архіви. Після ліквідації підприємства його документи передаються до державного або регіонального архіву і саме там можна отримати архівну довідку, яка підтвердить факт роботи.
Пенсійний фонд також може допомогти – у нього є відомості про відрахування єдиного соціального внеску, і на підставі цих даних видають довідки, що враховуються при підрахунку страхового стажу.
Про оцифрування трудових книжок
І ще один момент, про який варто знати. В Україні зараз триває перехідний період для переведення трудових книжок в електронний формат – він триватиме до 10 червня 2026 року. Але Пенсійний фонд вже пояснив: за несвоєчасне подання електронних копій жодних штрафів не передбачено. І головне: страховий стаж нікуди не зникне, навіть якщо з оцифруванням виникли затримки або проблеми через воєнний стан.