Уничтожение документов вследствие обстрела – это не просто потеря бумаг в шкафу. Без первички, договоров и бухгалтерских регистров компания не подтвердит расходы, налоговый кредит или право собственности на имущество. Так что когда архивное хранилище уничтожено, главное – не паниковать, а действовать по чёткому алгоритму.
Дальше разберём что делать предприятию, которое хранило документы в архивной компании, чьё хранилище пострадало от обстрела.
Почему нельзя просто смириться с потерей
Налоговая не примет устное объяснение, что у нас, мол, сгорели документы. Уничтожение документов вследствие обстрела – это форс-мажор, но он не освобождает компанию от обязанности иметь доказательства. Нужны подтверждения: письмо от архивного учреждения, акт комиссии, приказ руководителя.
Без этого во время проверки ГНС может доначислить денежные обязательства, а суд не будет иметь оснований отменить такое решение. Получается, что вся процедура – это не бюрократия ради бюрократии, а ваша защита на будущее.
Скажем, компания отнесла в расходы стоимость услуг подрядчика. Если акт выполненных работ сгорел, а подтверждения нет, налоговая легко уберёт эти расходы из расчёта.
Тут важный момент: алгоритм действий зависит от того, находится ли предприятие на территории активных боевых действий. От этого зависит и порядок уведомления налоговой.
Кстати, первичный документ – это бумага, которая фиксирует хозяйственную операцию. Расходная накладная, акт выполненных работ, кассовый ордер. Именно эти документы чаще всего проверяют налоговики, и именно их больнее всего терять.
Шаг 1. Получите подтверждение от архивного учреждения
Прежде всего обратитесь в архивную компанию, которая хранила ваши документы. Она должна подтвердить, что именно уничтожено и при каких обстоятельствах.
Эксперты советуют запросить:
- сообщение о возникновении форс-мажорных обстоятельств, в частности обстрела, который привёл к уничтожению документов, и копию акта о неисправимых повреждениях дел;
- копию акта о пожаре, оформленного Государственной службой Украины по чрезвычайным ситуациям;
- копию выписки из Единого реестра досудебных расследований об открытии уголовного производства;
- копию сертификата Торгово-промышленной палаты об обстоятельствах непреодолимой силы, выданного для архивного учреждения.
Каждая из этих бумаг играет свою роль. Сертификат ТПП удостоверяет форс-мажор, акт ГСЧС – факт пожара, выписка из ЕРДР – что правоохранители уже расследуют обстрел. Вместе они формируют доказательную базу, которую потом увидит налоговая.
Форс-мажор, если говорить простым языком, – это обстоятельство, которое невозможно было предусмотреть и из-за которого обязательства не выполняются. Война и обстрелы признаны таким обстоятельством на официальном уровне. Так что архивное учреждение вполне может получить сертификат ТПП и передать копию вам.
Шаг 2. Создайте комиссию
Теперь издайте приказ директора о создании комиссии для расследования причин потери или уничтожения документов. Это внутренний документ, но без него следующие шаги не будут иметь надлежащей силы.
В состав комиссии можно привлечь представителя архивной компании. Это логично: именно она видела, что случилось с хранилищем, и может подтвердить перечень утраченного.
Количество членов комиссии, сроки её работы, полномочия – всё это предприятие определяет самостоятельно. Закон жёстких рамок здесь не ставит.
Шаг 3. Составьте акт
Комиссия должна составить акт о потере или уничтожении первичных документов, регистров бухгалтерского учёта и других документов предприятия вследствие обстрела. Форму такого акта предприятие определяет самостоятельно, единого утверждённого бланка не существует.
В акте нужно перечислить все уничтоженные документы. Это самая важная часть: если что-то не указать, потом будет сложно доказать, что документ вообще существовал и хранился в архиве. Такой акт станет главным доказательством того, что произошло уничтожение документов вследствие обстрела.
Подписывают документ члены комиссии, в том числе представитель архивного учреждения, которое хранило документы. После этого акт утверждает руководитель предприятия.
Обратите внимание: в акте стоит указать не только названия документов, но и период, за который они составлены, и ориентировочное количество экземпляров. Это поможет, когда вы начнёте восстанавливать учёт и объяснять налоговой, почему в отчётности не хватает подтверждений.
Шаг 4. Уведомите налоговую
К заявлению в Государственную налоговую службу нужно приложить составленный акт, акт передачи документов на хранение и копии документов, полученных от архивного учреждения, которые подтверждают их утрату.
Порядок уведомления зависит от места расположения предприятия. Если компания не находится на территории активных боевых действий или временно оккупированной территории согласно перечню, утверждённому приказом Министерства развития общин и территорий Украины от 28 февраля 2025 года № 376, воспользоваться специальной процедурой, предусмотренной пунктом 69.28 подраздела 10 раздела XX Налогового кодекса Украины, не удастся.
В таком случае об утрате документов нужно уведомить налоговую в общем порядке согласно статье 44 Налогового кодекса Украины.
А что делать тем, кто всё же находится в зоне боевых действий? Для них и предусмотрена специальная процедура по пункту 69.28. Она позволяет сохранить право на налоговый кредит и расходы даже при отсутствии первички. Главное – успеть подать заявление и приложить к нему все подтверждающие бумаги.
Шаг 5. Восстановите то, что можно восстановить
После оформления утраты документов предприятию необходимо начать их восстановление. В частности, следует обратиться к контрагентам, чтобы получить дубликаты документов.
Большинство поставщиков и покупателей хранит свои экземпляры договоров, актов, накладных. Так что шансы собрать копии довольно высоки – главное не стесняться просить.
Параллельно стоит поискать документы в банках, в сервисах электронного документооборота, в личной переписке. Электронный документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, если он надлежаще оформлен.
Если часть документов всё же не удастся восстановить, зафиксируйте это в отдельном акте. Такая бумага пригодится во время спора с налоговой.
И не забывайте о сроках хранения. Восстанавливать стоит именно те бумаги, которые ещё могут понадобиться проверяющим в течение ближайших лет.
Что учесть на будущее
Война продолжается, и риск потерять архив остаётся. Поэтому многие компании сегодня дублируют документы в электронном виде и хранят их в нескольких местах одновременно.
Сканирование первички, облачные хранилища, резервные копии – всё это не заменяет оригиналов, но существенно упрощает жизнь, если бумажный архив исчезнет. А уничтожение документов вследствие обстрела уже не будет выглядеть как катастрофа.
И ещё одно. Не откладывайте оформление утраты на потом. Чем больше времени проходит, тем сложнее собрать подтверждения от архивного учреждения и контрагентов, и тем больше вопросов возникнет у налоговой.
Обсудить эту новость в моем телеграм-канале Адвокат Олег Лукьянчиков
