Якщо у військово-обліковому документі працівника немає військово-облікової спеціальності, роботодавцю не варто вигадувати її самостійно. У графі 8 списків персонального військового обліку в такому разі доречно поставити прочерк. Звучить просто, але на практиці кадровики щодня сумніваються: чи це законно, чи не прийде за прочерк штраф і що взагалі робити з порожньою графою?
Що це за списки і хто їх заповнює
Кожен роботодавець в Україні веде списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Форму цих списків визначає додаток 5 до Порядку організації та ведення військового обліку. Сам Порядок затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 року за номером 1487.
Тут важливий момент. Списки не є внутрішньою вигадкою конкретного підприємства, це документ встановленого зразка. У ньому є чітко визначені графи, і кожна заповнюється за своїми правилами. Графа 8 присвячена військово-обліковій спеціальності, тобто цифровому коду, який показує, на яку військову посаду людина підготовлена.
Уявіть, що ви складаєте анкету на підставі паспорта. Якщо в паспорті немає якогось рядка, ви ж не придумуєте дані, щоб анкета виглядала повнішою. З військовим обліком працює та сама логіка.
Звідки брати дані для графи 8
Примітка 1 до додатка 5 розставляє все по місцях. Графи списків заповнюють відповідно до паспорта громадянина України та військово-облікового документа, які особа надала під час працевлаштування, вступу на службу або навчання.
Джерело інформації тут очевидне: документи, які приніс сам працівник. Роботодавець не виконує роль слідчого і не має доступу до реєстрів, щоб перевірити код ВОС. Немає відомостей у документі, немає і підстав щось туди дописувати.
І ось тут починається найцікавіше. Люди часто плутають дві різні речі: обов’язок вести облік і обов’язок вигадувати дані, яких у документах немає. Перший обов’язок справді існує. Другого не існує.
Сенс цієї норми простий: облік має відображати реальний стан речей, а не уявлення кадровика про нього. Якщо до графи потрапить код, якого немає в документі, облік перетвориться на фантазію. А ці дані потрібні не для внутрішньої статистики підприємства.
Прочерк як практичний вихід
Якщо у військово-обліковому документі немає інформації про військово-облікову спеціальність, роботодавець не повинен самостійно визначати чи вносити її цифрове позначення до графи 8. Таку позицію озвучують у Київському обласному ТЦК та СП.
Що робити з порожнім місцем? У графі можна поставити прочерк. Прямої законодавчої вимоги використовувати саме знак тире немає, це радше практичний спосіб позначити, що відповідної інформації бракує.
Комусь здасться, що прочерк виглядає несерйозно. Порівняйте два варіанти. Перший: кадровик підбирає код на око, аби графа не залишалася пустою. Другий: у графі стоїть прочерк, який чесно показує, що даних немає. Другий варіант не створює викривленого обліку, а саме на достовірність даних розрахований весь Порядок 1487.
До речі, це правило працює незалежно від того, паперовий у працівника документ чи електронний. Якщо у військово-обліковому документі, зокрема в електронному, відомостей про код ВОС не відображається, логіка та сама.
Для призовників графу 8 не заповнюють узагалі
Окреме правило стосується призовників, тобто осіб, які ще не проходили військову службу і підлягають приписці. Для них графа 8 списків персонального військового обліку не заповнюється взагалі. Це прямо встановлено додатком 5 до Порядку 1487.
Логіка проста. У призовника ще немає відповідної підготовки, тому й коду брати нізвідки. Не намагайтеся заповнити цю графу про всяк випадок. Порожня вона буде не через недбалість кадровика, а тому що так вимагає форма.
Коли бракує даних для інших граф
Іноді проблема ширша, ніж одна графа. Буває, що у військово-обліковому документі немає інформації, потрібної для заповнення граф 3, 8, 13, 14, 15 і 16 списків персонального військового обліку.
У такому разі про це необхідно зазначити в повідомленні про зміну облікових даних. Форма цього повідомлення наведена в додатку 4 до Порядку. Надсилають його до відповідного органу, де особа перебуває на військовому обліку, тобто до територіального центру комплектування та соціальної підтримки.
Тут легко переплутати ролі. Роботодавець веде списки і подає повідомлення. Оновленням облікових даних займається орган військового обліку. Якщо даних бракує, ваше завдання не додумати їх, а проінформувати.
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков
