Україна продовжує активний перехід на цифрові рішення у різних сферах життя, і трудове законодавство не є винятком. Однією з важливих новацій в напрямку цифровізації трудових відносин є запровадження електронних трудових книжок, що має за мету суттєво спростити та модернізувати документообіг у сфері праці.
Запровадження електронних трудових книжок регулюється змінами до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», які були внесені на підставі Закону № 1217-IX від 05 лютого 2021 року «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Ці зміни набули чинності з 10 червня 2021 року.
Що таке електронна трудова книжка?
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки, в якій зберігається інформація про трудову діяльність працівника, зокрема записи про прийом на роботу, звільнення, переведення, а також інформація про страховий стаж.
Перехід на електронні трудові книжки є частиною загальної стратегії розвитку цифрових державних послуг. І тепер «Електронна трудова книжка» – це зручний та доступний сервіс від Пенсійного фонду України.
Основні моменти запровадження законодавчих змін:
Перехідний період. Протягом п’яти років (до 2025 року) роботодавці можуть паралельно використовувати як паперові, так і електронні трудові книжки. Надалі обов’язковим буде ведення електронної трудової книжки. За бажанням працівника, і після сплину п’ятирічного перехідного періоду, він може отримати паперову трудову книжку та відповідні записи у ній, але паперовий варіант зберігатиметься вже у працівника, а не у роботодавця.
Внесення та оновлення даних про трудову діяльність. Роботодавці повинні протягом перехідного періоду передати відомості про трудову діяльність своїх працівників до Пенсійного фонду в електронному форматі.
Державний реєстр. Вся інформація про трудову діяльність працівника зберігається в електронному вигляді в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування, яким керує Пенсійний фонд України. Цей реєстр замінює паперовий облік трудової діяльності.
Переваги електронної трудової книжки
- Зручність – є можливість швидко отримати доступ до своєї трудової історії, переглядати записи і, за необхідності, скористатися ними для оформлення пенсії або інших соціальних виплат.
- Простота доступу – є можливість переглядати свою трудову книжку через портал Пенсійного фонду або мобільні додатки, що значно спрощує доступ до інформації про трудовий стаж та пенсійні нарахування.
- Автоматизація – цифровізація системи обліку стажу та трудової діяльності має спростити адміністрування кадрових процесів як для роботодавців, так і для державних органів.
- Прозорість та контроль – впровадження електронного обліку трудової діяльності дозволить краще контролювати (зокрема і самими працівниками через електронний сервіс ПФУ) нарахування соціальних внесків та пенсійних платежів, що підвищує прозорість у сфері працевлаштування.
Отже, електронна трудова книжка є закономірним та доцільним кроком на шляху до цифровізації трудових відносин в Україні. Ця новація спрощує процес зберігання та доступу до інформації про трудову діяльність, вона покращує прозорість у сфері соціальних виплат, обов’язкових відрахувань та пенсійного забезпечення.
