Ви працюєте з дому, у затишному кріслі, а податкова звітність все одно має надходити вчасно. Це не примха держави, а базове правило, про яке Головне управління ДПС у Львівській області нагадує всім роботодавцям. Незалежно від того, де фізично перебуває ваш працівник – вдома, у коворкінгу чи в офісі за адресою підприємства, обов’язок подавати звіти до податкової нікуди не зникає. І сплачувати податки теж.
Давайте розберемось, чому так відбувається і що ховається за сухим словосполученням «податкова звітність» у контексті віддаленої зайнятості. Бо насправді це не про бюрократію, а про ваш захист.
Що каже закон: надомна робота – це не «шабашка»
Будь-яка форма трудових відносин мусить бути задекларована. Це вимога Кодексу законів про працю України та Податкового кодексу. Інакше кажучи, якщо ви платите людині гроші за виконану роботу, держава хоче про це знати. Байдуже, чи ця людина сидить за сусіднім столом, чи ви їй скидаєте завдання у месенджер.
Тут часто виникає плутанина між двома схожими, але різними поняттями. КЗпП чітко їх розмежовує.
Надомна робота – це коли працівник виконує свої обов’язки за місцем проживання або в іншому заздалегідь обумовленому місці. Ключова ознака – використання власних або наданих роботодавцем інструментів, технічних засобів для виготовлення продукції чи надання послуг. Це стаття 60 прим.1 КЗпП. Класичний приклад: швачка, яка вдома шиє постільну білизну для магазину, або пакувальник, що збирає замовлення у себе в гаражі.
Дистанційна робота – це зовсім інша історія. Вона регулюється статтею 60 прим.2 КЗпП. Тут працівник взагалі не прив’язаний до конкретної географічної точки. Головне – використання інформаційно-комунікаційних технологій. Програміст, який пише код з кав’ярні на Балі, бухгалтер, що зводить баланс з дачі під Києвом, або менеджер з продажу, який телефонує клієнтам з дому, – це все дистанційники.
З точки зору податкової, різниці між ними майже немає. І в першому, і в другому випадку є офіційний трудовий договір, є нарахована заробітна плата, а отже – є обов’язок подавати податкову звітність.
Які податки платить роботодавець і чому це важливо
Коли ми говоримо про офіційне оформлення, мова йде не лише про запис у трудовій книжці. Це насамперед про три обов’язкові платежі, які утримуються із зарплати або нараховуються на неї.
Перший – податок на доходи фізичних осіб (ПДФО). Стандартна ставка 18%, яку сплачує працівник зі своєї ж зарплати, а роботодавець виступає податковим агентом. Тобто утримує цю суму і переказує в бюджет.
Другий – єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ЄСВ). Це 22% від мінімальної зарплати, які сплачує вже сам роботодавець. Саме ці гроші формують ваш страховий стаж, впливають на розмір майбутньої пенсії та оплату лікарняних.
Третій – військовий збір. 1,5% від доходу працівника, які також утримуються роботодавцем.
Уявіть, що працівник працює без договору. Роботодавець платить йому зарплату в конверті. Для працівника це означає: стаж не йде, лікарняний не оплатять, пенсія буде мінімальною, а про кредит у банку можна забути – офіційних доходів же немає. І отримати компенсацію за виробничу травму вдома, коли на вас впала коробка з товаром, теж не вийде. Тому що вас нібито й не існує для держави.
А тепер подивіться на ситуацію очима роботодавця. Він нібито економить на податках, але насправді ходить по тонкій кризі. Перевірка Держпраці чи податкової легко виявить неоформленого співробітника. Просто співставивши обсяги роботи, кількість замовлень, рух коштів по рахунках і кількість офіційно працевлаштованих людей. Наслідки – штрафи, які можуть бути в рази більшими за зекономлені суми. Плюс адміністративна, а в окремих випадках і кримінальна відповідальність згідно з Податковим кодексом України.
Чому «сірі» схеми – це ризик для обох сторін
Крім фінансових санкцій, є ще репутаційні втрати. Компанія, яка працює в білу, викликає більше довіри у партнерів і клієнтів. Вона може брати участь у тендерах, отримувати кредити на розвиток, масштабуватися.
Але є дещо важливіше. Під час війни податкова звітність і повна сплата податків стають буквально питанням виживання країни. Кожна гривня ПДФО, ЄСВ і військового збору йде на підтримку обороноздатності, соціальні виплати, відновлення інфраструктури. Оформлюючи працівника легально, бізнес напряму інвестує в спільну безпеку.
Якщо працівник зараз на дистанційці, скажімо, десь за кордоном, це не звільняє роботодавця від обов’язків податкового агента. Правила ті самі. Гроші виплачуються на рахунок в українському банку, податки утримуються в Україні, а звітність подається до українських податкових органів. Ніяких винятків тут немає.
Як зробити все правильно
По-перше, укладіть трудовий договір. У ньому чітко пропишіть форму організації праці – надомну чи дистанційну. Вкажіть, якими засобами виробництва користується працівник, як відбувається обмін завданнями, за якими критеріями оцінюється результат. Чим детальніше, тим менше запитань виникне згодом.
По-друге, подавайте податкову звітність своєчасно. Це стосується і звіту з ЄСВ, і податкового розрахунку за формою №1ДФ. Штрафи за неподання або подання з помилками ніхто не скасовував, навіть якщо весь ваш штат перейшов на віддалену роботу.
По-третє, не бійтеся консультуватися з податківцями. Та сама ДПС у Львівській області наголошує: офіційне оформлення – це про податкову прозорість, стабільність соціального забезпечення ваших працівників і підтримку економіки. І це не просто гасло. Це пряма вигода для всіх учасників процесу. Роботодавець спить спокійно. Працівник має стаж і захист.
Звісно, все це потребує трохи більше зусиль, ніж просто «кинути на картку». Зате й ціна помилки незрівнянно вища. Штрафи, суди, втрачений бізнес – навряд чи це та економія, заради якої варто ризикувати. Тож беріть до уваги: домашнє крісло, кухонний стіл чи гамак на веранді – усе це повноцінні робочі місця з погляду закону. І обов’язки перед бюджетом у них такі самі, як і в офісу з панорамними вікнами в центрі міста.
