Якщо ви використовуєте РРО (реєстратор розрахункових операцій) у торгівлі, громадському харчуванні або сфері послуг, податкова нагадує: є чіткий перелік документів, які треба формувати щодня і зберігати належним чином.
Що потрібно робити щодня
Кожного робочого дня або зміни, коли проводяться розрахунки, підприємець зобов’язаний зробити три речі:
- створити фіскальні чеки – у паперовій, електронній або обох формах одночасно;
- сформувати контрольну стрічку в електронному вигляді;
- роздрукувати Z-звіт за підсумками зміни касира або продавця.
Z-звіт – це, грубо кажучи, «закриття каси» наприкінці дня. Він фіксує загальну суму всіх операцій за зміну і є обов’язковим елементом звітності.
Скільки часу зберігати документи
Тут є нюанс, який часто ігнорують. Контрольні стрічки повинні зберігатися у фіскальній пам’яті РРО протягом усього строку його експлуатації, але не менше 7 років. Виняток передбачений тільки для автоматів з продажу товарів або послуг – на них це правило не поширюється.
Сім років – це серйозний строк. Тому переконайтеся, що пристрій справний і пам’ять не заповнюється до критичного рівня.
Що має лежати безпосередньо на місці розрахунків
Окремо є вимога тримати певні документи прямо там, де ви приймаєте оплату. Мова про:
- реєстраційне посвідчення РРО або його копію;
- останню довідку про опломбування РРО – і тут важливо: потрібен саме оригінал.
Кстати, це розмежування між оригіналом і копією не випадкове. Реєстраційні документи РРО вже є у контролюючого органу, тому достатньо зберігати копію. А ось довідка про опломбування – інша історія: вона має бути в оригіналі.
Що насправді потрібно тримати «під рукою»
Якщо зібрати все разом, картина виходить не така страшна, як здається на перший погляд. Фактично на місці проведення розрахунків вам потрібно забезпечити зберігання лише:
- документів, що підтверджують облік товарних запасів – але тільки у випадках, передбачених законом;
- оригіналу довідки про опломбування РРО.
Усі фіскальні звітні документи, які формує ваш РРО, зберігаються автоматично – у блоці фіскальної пам’яті пристрою та на сервері контролюючого органу. Тобто турбуватися про окреме збереження цих даних не треба – система робить це сама.
Честно кажучи, це одна з тих ситуацій, де законодавець пішов назустріч підприємцям. Паперового навантаження могло б бути набагато більше.
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков
