Помилка в імені у трудовій книжці – звичайна річ, яка може звести нанівець десятки років стажу. Одна зайва літера або переплутаний склад, і Пенсійний фонд цілком законно відмовить вам у зарахуванні трудового періоду. Але прибрати цю невідповідність можна, причому без судів і багатомісячних ходінь. Пенсійний фонд України детально пояснив, як діяти, і ми розкладемо все по кроках.
Для чого взагалі перейматися через якесь ім’я у трудовій? Справа в тому, що трудова книжка для періодів до 1 січня 2004 року залишається головним документом, який підтверджує ваш страховий стаж. Увесь ваш шлях від першого місця роботи до початку нульових – у цій невеликій синій книжечці. Тому будь-яка нестиковка з паспортними даними змушує інспектора ПФУ сумніватися: чи справді той запис стосується саме вас? І тут без виправлення не обійтися.
Звідки беруться розбіжності? Іноді винна проста людська неуважність: кадровик поспішав і записав «Олена» замість «Альона» або «Наталія» замість «Наталя». Буває, що ім’я змінювали офіційно – скажімо, після укладення шлюбу ви взяли не лише прізвище чоловіка, а й змінили паспортне написання імені. А часом у старому свідоцтві про народження ім’я вказане так, як записали в пологовому будинку, а в паспорті з’явився більш звичний для вас варіант. Усі ці ситуації поправні, і ПФУ дав чіткий алгоритм.
Головний документ, який диктує правила, – це Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту України від 29 липня 1993 року №58. Пункт 2.13 Інструкції прямо каже: зміни до записів про прізвище, ім’я, по батькові вносяться за останнім місцем роботи. І ось тут криється ключовий момент – звертатися вам, як правило, до нинішнього роботодавця.
Уявіть: ви працюєте, і раптом виявляєте, що на першій сторінці трудової книжки вас звуть не так, як у паспорті. Не панікуйте і не беріться самостійно закреслювати лінії кульковою ручкою. Зверніться до відділу кадрів або до керівника, якщо кадрової служби немає, з письмовою заявою про виправлення імені у трудовій книжці. Додайте до заяви копію паспорта (сторінки з даними) та, за потреби, свідоцтво про народження або свідоцтво про зміну імені. Цього достатньо.
Як саме технічно здійснюється виправлення? Посадова особа на титульному аркуші однією рискою закреслює неправильний запис – не декількома, не замазує коректором, саме однією акуратною лінією. Зверху або поруч вписується правильне ім’я відповідно до паспорта. Після цього на внутрішньому боці обкладинки роблять спеціальну позначку: пишуть «Виправлено на підставі паспорта серії __ № __, виданого (далі за документом)», зазначають дату виправлення. Цей запис засвідчують підписом керівника підприємства або уповноваженої особи і, якщо є, печаткою відділу кадрів. Якщо підприємство працює без печатки (а це зараз дозволено багатьом ФОПам), вистачить підпису керівника з розшифруванням.
Тут важливий момент: виправлення має бути зроблене саме тим роботодавцем, на якого ви працюєте зараз. А якщо ви не працюєте або ваш роботодавець давно ліквідований? Тоді шлях трохи довший, але не безвихідний. У таких випадках слід звернутися до архівної установи, куди були передані документи ліквідованого підприємства. Або, якщо йдеться про виправлення імені у трудовій книжці, можна подати заяву до будь-якого сервісного центру Пенсійного фонду. Фахівці Фонду перевірять усі наявні документи, за можливості встановлять належність трудової книжки саме вам через свідчення свідків або інші непрямі докази – наприклад, накази про прийняття на роботу, де фігурує правильне ім’я.
К слову, якщо ситуація складна – допустимо, трудову книжку завели в одному регіоні, а потім ви переїхали, і ваше ім’я в паспорті змінилося через заміну документа, – підставою для виправлення слугуватиме саме той документ, який підтверджує зміну. Це може бути свідоцтво про шлюб, рішення суду про зміну імені або навіть довідка з РАЦСу. У записі на обкладинці трудової так і пишуть: «Виправлено на підставі свідоцтва про шлюб серії…».
А тепер – чого робити не варто. По-перше, не намагайтеся виправити запис самостійно «для швидкості». Інспектор ПФУ одразу побачить неузгоджене виправлення і матиме право вважати таку книжку недійсною. По-друге, не відкладайте це в довгий ящик: з роками знайти підтвердні документи стає все складніше, а кадрові служби минулих роботодавців можуть просто зникнути.
Пенсійний фонд наголошує: основна відповідальність за достовірність записів у трудовій книжці лежить на роботодавцеві, але й вам варто перевірити свої документи хоча б за кілька років до виходу на пенсію. Подивіться уважно: чи всюди ваше ім’я написане так, як у паспорті? Чи немає розбіжностей у датах та назвах посад? Якщо знайшли помилку в імені – дійте за описаною схемою. Це займе зовсім небагато часу, зате позбавить від неприємних сюрпризів, коли на кону стоятиме розмір вашої пенсії.
До речі, аналогічним чином виправляють і помилки в прізвищі чи по батькові – алгоритм той самий. Тому якщо після заміни прізвища ви помітили, що в трудовій усе ще старе, – не зволікайте, звертайтеся до роботодавця із заявою та паспортом. І пам’ятайте: трудова книжка – це не музейний експонат, а живий документ, який можна і потрібно приводити до ладу.
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков
