Для того, щоб копія документа або витяг із нього мали юридичну силу, необхідно засвідчити їх вірність, зокрема нотаріально. Нотаріус здійснює засвідчення копії документу за усним зверненням зацікавленої особи.
Основні положення щодо засвідчення копій документів
Згідно зі статтею 75 Закону України «Про нотаріат», нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування та консульські установи мають право засвідчувати вірність копій документів, виданих юридичними особами. Це можливо за таких умов:
- документ не суперечить закону;
- документ має юридичне значення;
- засвідчення копії документу не заборонено законом.
Вимоги до процесу засвідчення копії документу
Під час засвідчення копії документу нотаріус або інша уповноважена особа повинні особисто звірити копію з оригіналом документу, який посвідчується. Посвідчення копій документів регламентовано Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженим наказом Мін’юсту №296/5 від 22.02.2012, який визначає наступні особливості:
Копії документів, виданих юридичними особами. Їх вірність засвідчується, якщо документ відповідає вимогам закону.
Копії офіційних документів для використання за кордоном. Перед засвідченням копії оригінал документа має пройти консульську легалізацію або проставлення апостиля.
Копії документів, виданих фізичними особами. Засвідчуються, якщо підпис на оригіналі був попередньо підтверджений нотаріусом або відповідною посадовою особою (наприклад, за місцем роботи, навчання чи проживання).
Обмеження щодо засвідчення
Не допускається засвідчення копій документів, на підставі яких видаються оригінали (до прикладу: довідки про народження чи смерть).
Особливості засвідчення копії з копії
Відповідно до статті 76 Закону, засвідчення копії з копії можливе за умови:
- якщо первинну копію засвідчено нотаріально;
- якщо копія була видана юридичною особою, яка видавала оригінал.
У таких випадках копія має бути викладена на офіційному бланку юридичної особи з позначенням, що оригінал знаходиться в її архіві.
Видача копій нотаріусами
На запит фізичних чи юридичних осіб нотаріуси мають право видавати копії документів, які зберігаються в їхніх справах або архівах.
Дотримання цих вимог гарантує юридичну силу засвідчених копій і забезпечує правильність оформлення документів.
