Іноді буває потрібен не лише професійний переклад документів, а й офіційне підтвердження його достовірності та/або підтвердження справжності підпису перекладача, який здійснив переклад. Саме в цих випадках і виконується нотаріальне засвідчення перекладу.
Право засвідчити вірність перекладу документа з однієї мови на іншу має будь-який приватний чи державний нотаріус. Відповідно до ст. 79 Закону «Про нотаріат» нотаріус засвідчує вірність перекладу документа з однієї мови на іншу, якщо він знає відповідні мови.
Якщо нотаріус не знає відповідних мов, переклад документа може бути зроблено перекладачем, справжність підпису якого засвідчує нотаріус. Перекладач має надати документ, що підтверджує його особу, а також кваліфікацію.
Крім того, відповідно до статті 38 Закону «Про нотаріат», таке засвідчення можуть здійснювати консульські установи України.
Для виконання перекладу необхідно надати оригінали документів або їх нотаріально засвідчені копії. Документи, що складаються з двох і більше аркушів, мають бути скріплені таким чином, щоб виключити можливість їх роз’єднання без порушення цілісності. Вони повинні бути пронумеровані, підписані відповідною посадовою особою та скріплені печаткою організації (за наявності), яка видала документ.
Документи для засвідчення вірності перекладу можуть подавати як фізичні особи (наприклад, свідоцтво про смерть, паспорт, атестат тощо), так і юридичні особи (статути, ліцензії, тощо). Документи, складені за кордоном, приймаються до нотаріального засвідчення лише за наявності апостиля або відмітки про легалізацію.
Варто зазначити, що нотаріуси не приймають для засвідчення документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять некоректну інформацію, що принижує честь, гідність чи репутацію фізичних або юридичних осіб. Також не приймаються документи із підчищеннями, закресленнями, несанкціонованими виправленнями, пошкодженнями чи написані олівцем.
Відповідно до Порядку вчинення нотаріальних дій в Україні, якщо переклад здійснюється одночасно з оформленням документа, текст перекладу розміщується поруч із оригіналом на одній сторінці, розділеній вертикальною лінією. Зліва розташовується текст оригіналу, справа — переклад. Переклад має містити весь текст документа і завершуватися підписами. Під оригіналом і перекладом підписується перекладач (якщо він виконував переклад). Посвідчувальний напис розміщується під текстом документа і його перекладом. Якщо переклад оформлюється на окремому аркуші, він прикріплюється до документа, прошнуровується та засвідчується підписом і печаткою нотаріуса.
Тексти перекладів, засвідчені нотаріусом, розміщуються на спеціальних бланках нотаріальних документів, що можуть бути заповнені як з лицьового, так і зі зворотного боку.
