Ви отримали повідомлення про перевірку – планову чи раптову позапланову – і в голові одразу виникає одна думка: «Коли треба нести документи?». У роз’ясненні податківців із Хмельниччини міститься проста, але критично важлива відповідь: термін, в який ФОП надає документи для проведення документальної перевірки, обмежений буквально одним днем. І це справді так – оригінали всього, що стосується вашої діяльності, мають лежати на столі в інспектора вже у перший день перевірки.
Давайте розберемося, що саме стоїть за цим правилом, чому воно працює саме так і як до нього підготуватися, щоб не перетворити зустріч із контролюючим органом на хаос.
Що означає «у перший день»
Коли посадова особа податкової приходить із направленням і копією наказу, відлік починається одразу. Усі оригінали документів, які стосуються предмета перевірки, ви маєте надати саме цього дня – не завтра, не через тиждень. Жодних відстрочок Податковий кодекс для цієї ситуації не передбачає.
Перелік паперів, які цікавлять інспектора, досить широкий: договори, угоди, акти виконаних робіт чи наданих послуг, накладні, виписки банку про рух грошових коштів, книги обліку доходів, трудові договори, відомості щодо нарахування та виплати заробітної плати. Сюди ж потрапляють будь-які інші документи, які стосуються вашої фінансово-господарської діяльності. По суті, все, що може підтвердити або спростувати правильність обчислення податків.
Уявіть собі: перевірка почалася, а у вас немає під рукою половини потрібних паперів. Це вже ризик отримати акт про ненадання документів і, як наслідок, штрафні санкції. Тому правило першого дня – це не побажання, а вимога, на яку варто зважати.
А як щодо копій
Тут важливий нюанс. Окрім оригіналів, податківці під час перевірки мають право отримувати від платників податків належним чином завірені копії первинних документів. І ось тут конкретний строк законом не встановлено. Тобто оригінали ви мусите віддати одразу, а от копії – за запитом, який може виникнути вже в процесі.
Як це зазвичай відбувається на практиці? Інспектор переглядає оригінали, щось привертає його увагу, і він просить завірену копію конкретного договору чи акту виконаних робіт. Вам не обов’язково мати всі копії напоготові ще до старту перевірки, але будьте готові оперативно їх зробити. Зазвичай на це дають день-два, хоча податківці можуть просити швидше, якщо хочуть закрити окреме питання «не відходячи від столу». І це теж момент, який краще прорахувати заздалегідь.
Чому так важливо знати точний термін
Коли ви чітко розумієте, що є лише один день на подання всього масиву оригіналів, з’являється стимул завчасно впорядкувати документи. Часто ФОП думають: «У мене все в папках, за годину зберу». Але практика показує, що через рік-два після здійснення господарських операцій якісь угоди, накладні чи виписки можуть лежати в різних місцях, а не в одній теці.
Інший бік проблеми – позапланова перевірка. Вона може розпочатися раптово, без звичного десятиденного попередження, яке дається при плановій. І тоді оцей перший день стає днем ікс. Якщо ви звикли тримати все в гаджетах, а не в паперовому вигляді, варто замислитися: чи зможете ви за кілька годин роздрукувати, підписати та систематизувати те, що запросить інспектор? Правило першого дня до цього невблаганне, особливо коли мова про термін, в який ФОП надає документи для проведення документальної перевірки позапланового характеру.
Що робити, якщо ви не встигаєте
Ситуації бувають різні: частина паперів у бухгалтера, який на лікарняному, сейф заблокований, а ключ у відпустці, чи банк не видає виписку за один день. Але закон дивиться на це суворо. Неподання документів у встановлений термін трактують як перешкоджання перевірці або відмову від її проведення. Це підстава для адміністративної відповідальності та накладення штрафу, передбаченого Податковим кодексом України.
На практиці інколи можна домовитися про перенесення початку перевірки, якщо ви отримали повідомлення заздалегідь і є поважна причина. Але коли наказ уже пред’явлений, інспектор відкрив робочий день у вашому офісі – зволікання не на вашу користь.
Як підготуватися, щоб не грати в лотерею
Найпростіший рецепт – ставитися до зберігання документів як до щоденної звички, а не до авралу перед перевіркою. Після кожної господарської операції відразу підшивайте договір, акт, накладну, банківську виписку в хронологічному порядку. Тоді у випадку планової перевірки ви спокійно складете стос паперів і віддасте їх інспектору в перший же день. Якщо ж прийшли раптово, ви принаймні знаєте, де що лежить.
До речі, не менш важливо потурбуватися і про місце для роботи інспектора. Якщо він залишається на території вашого офісу чи вдома, де ви працюєте, то оригінали будуть у вас під рукою постійно. Інспектор не має права виносити їх за межі, а ви зможете контролювати, які саме папери він вивчає.
Планова перевірка: десять днів на підготовку
При планових перевірках повідомлення надсилається щонайменше за десять календарних днів до початку. Це не означає, що у вас є десять днів після старту перевірки. Строк, у який ФОП надає документи для проведення планової документальної перевірки, залишається тим самим – перший день. Але десять днів до того дають змогу спокійно зібрати й перевірити комплектність паперів, за потреби відновити втрачене, зняти копії.
Погляньте на це як на можливість зайвий раз провести мініаудит власного обліку. Переконайтеся, що всі записи в книзі обліку доходів збігаються з банківськими виписками та актами. Перевірте наявність трудових договорів і наказів про прийом на роботу, якщо ви використовуєте найману працю. Так ви не лише виконаєте вимогу податківців у перший день, а й самі будете впевнені у власній документальній чистоті.
Оригінал чи копія: у чому різниця для вас
Головне, що варто запам’ятати: оригінали ви передаєте для огляду одразу, а копії лишаються у вас до запиту. Але не плутайте це з можливістю надати замість оригіналів копії в перший день. Податківці хочуть бачити саме «живі» документи – з підписами, печатками, мокрими відмітками банку. Копії потрібні їм для долучення до матеріалів перевірки, щоб зафіксувати виявлені обставини.
І ще один суттєвий момент: копії мають бути завірені належним чином. Тобто містити напис «Згідно з оригіналом», дату, підпис і, якщо є, печатку ФОП. Це не формальність – неправильно завірена копія може не прийматися як доказ, і це знову ж таки призведе до затягування або додаткових питань.
А тепер увага: дрібниці, які псують нерви
Буває, що інспектор наполягає на негайному наданні копій разом із оригіналами в перший же день. Закон його не зобов’язує так робити, але й вам простіше підготувати копії найбільш імовірних документів заздалегідь – договорів із ключовими контрагентами, великих накладних, актів. Тоді ви вб’єте одразу двох зайців: і термін, в який ФОП надає документи для проведення документальної перевірки, буде дотримано щодо оригіналів, і копії не доведеться робити в поспіху.
Також майте на увазі: якщо перевірка позапланова і пов’язана з конкретним запитом (наприклад, перевірка правомірності відшкодування ПДВ чи факту несплати податків), то коло документів можуть звузити. Але це не означає, що можна нехтувати правилом першого дня – просто обсяг паперів буде меншим.
Підсумовуючи без підсумків, нагадаю просте правило: оригінали документів мають бути готові до початку робочого дня перевіряючого. Від цього залежить, чи піде перевірка за планом, чи перетвориться на затяжний спір із неприємними наслідками. Тому тримайте документи в порядку, а копії – під рукою.
