Коли мова заходить про єдиний внесок, у бухгалтерів зазвичай напружується спина. І не дарма – варто пропустити один нюанс, і штраф не змусить себе чекати. Особливо це стосується ситуацій, які виходять за межі стандартного «відпрацював місяць – отримав зарплату». Відпускні, лікарняні, неповний місяць, трудові договори з нефіксованим робочим часом – кожен із цих випадків має власну логіку нарахування, яку ми зараз розкладемо по поличках.
Базова ставка: з чого все починається
Отже, за загальним правилом єдиний внесок для роботодавців становить 22% від бази нарахування. Це прямо передбачено абзацом першим частини п’ятої статті 8 Закону № 2464. База нарахування визначається статтею 7 цього ж закону – коротко кажучи, це сума нарахованої зарплати чи доходу працівника.
Але далі починається найцікавіше.
Коли зарплата не дотягує до мінімалки
Уявімо ситуацію: працівник отримав за місяць 5000 гривень, а мінімальна зарплата становить 8000. Чи означає це, що єдиний внесок рахуватиметься від фактичних 5000? Ні.
Тут працює правило: якщо база нарахування єдиного внеску не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, сума внеску розраховується як добуток мінімалки на ставку 22%. Тобто роботодавець сплатить не 1100 грн (22% від 5000), а 1760 грн (22% від 8000).
Але є важлива умова, без якої це правило не застосовується. Працівник має перебувати у трудових відносинах повний календарний місяць. Або ж відпрацювати всі робочі дні звітного місяця згідно з правилами внутрішнього трудового розпорядку та графіками змінності. Якщо людина пропрацювала лише частину місяця і не виконала цю умову – донарахування до рівня мінімалки не відбувається.
Це логічно: держава хоче бачити мінімальний соціальний внесок за повноцінно відпрацьований місяць, а не за кілька днів роботи.
Нефіксований робочий час: окрема історія
Коли йдеться про працівників із трудовим договором з нефіксованим робочим часом, усе інакше. Ставка 22% застосовується до визначеної бази нарахування незалежно від її розміру.
Що це означає на практиці? Навіть якщо такий працівник отримав суму, меншу за мінімалку, єдиний внесок рахується саме з фактично нарахованої суми. Жодних донарахувань до рівня мінімальної зарплати – і це цілком свідоме рішення законодавця, який розуміє специфіку нестандартної зайнятості.
Де і як фіксується нарахування
Технічно вся ця математика осідає в Податковому розрахунку (форма затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4). Саме там, у додатку Д1, роботодавець показує дані про нарахування зарплати та доходів застрахованим особам.
І тут виникає ще один цікавий момент: скільки рядків можна заповнити на одного працівника? Відповідь – декілька, якщо протягом одного звітного періоду людині нараховувалися виплати за різні періоди. Наприклад, зарплата за поточний місяць плюс відпускні за наступний. Або допомога у зв’язку з вагітністю та пологами. Чи, скажімо, середній заробіток за вимушений прогул, нарахований на підставі рішення суду.
Це прямо дозволено пунктом 1 розділу IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку, затвердженого Наказом № 4.
Відпускні: як не заплутатися
Давайте розглянемо найпоширеніший сценарій. Працівник іде у відпустку, яка захоплює два місяці – частина днів припадає на поточний, частина на наступний. Бухгалтер нараховує відпускні однією сумою в поточному місяці.
Як у цьому випадку рахувати єдиний внесок? Відповідь: окремо за кожен період.
Для поточного місяця сума внеску визначається з урахуванням усього доходу, отриманого працівником за цей місяць – і зарплати за відпрацьовані дні, і частини відпускних. Якщо загальна сума не дотягує до мінімалки, а працівник відпрацював усі належні робочі дні до відпустки – застосовуємо правило добутку мінімальної зарплати на ставку 22%.
А от друга частина відпускних, яка стосується майбутнього місяця, потрапляє до бази нарахування єдиного внеску саме того майбутнього періоду. І тут внесок рахується з фактично нарахованої суми – тому що це вже буде дохід іншого місяця.
Ключовий практичний момент: сплачується єдиний внесок з усієї суми нарахованих відпускних одразу, у місяці нарахування. А ось розподіл за періодами впливає лише на те, чи потрібно «дотягувати» базу до мінімалки.
Кілька рядків – одне правило
Якщо на одного працівника в додатку Д1 заповнюється кілька рядків (бо є виплати за різні періоди), кількість календарних днів перебування у трудових відносинах зазначається лише в одному з них. А саме – у тому рядку, де фігурують дані про суми заробітної плати.
Решта рядків, скажімо ті, що стосуються відпускних за майбутній період або лікарняних за минулий, заповнюються без зазначення календарних днів. Винятки – відпустка, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, а також поновлення на роботі за рішенням суду. У цих випадках кількість днів може бути вказана в кількох рядках.
Це не просто формальність – від правильного заповнення залежить, чи коректно система обрахує страховий стаж працівника.
Практичний приклад для закріплення
Візьмемо типову ситуацію. Працівник частину місяця працював, а частину був у відпустці. За відпрацьований час йому нарахували 4000 грн, відпускні за поточний місяць – ще 3000 грн. Разом – 7000 грн, що нижче за мінімалку (8000 грн). Умова про повне відпрацювання робочих днів до відпустки виконана.
Отже, єдиний внесок за поточний місяць: 8000 × 22% = 1760 грн. А відпускні, що припадають на наступний місяць, оподатковуються окремо – 22% від фактичної суми, без прив’язки до мінімалки поточного місяця.
Якщо ж той самий працівник працює за договором із нефіксованим робочим часом, картина змінюється. У такому разі внесок становитиме рівно 22% від 7000 грн, тобто 1540 грн. Жодних донарахувань до мінімалки.
На що звернути увагу просто зараз
Законодавство у сфері єдиного внеску оновлюється досить часто, тож варто періодично перевіряти актуальні редакції і Закону № 2464, і Наказу № 4. Особливо уважно слідкуйте за змінами мінімальної заробітної плати – адже саме від неї відштовхується більшість розрахунків.
І ще один момент, який часто випускають з уваги: якщо працівник перебував у відпустці без збереження зарплати частину місяця, правило про донарахування до мінімалки може не спрацювати. Тут усе впирається в те, чи відпрацювала людина всі робочі дні згідно з графіком – а дні неоплачуваної відпустки до відпрацьованих, звісно, не належать.