Повідомлення ПФУ про звільнення працівників стосується далеко не всіх роботодавців, хоча багато хто помилково вважає цей обов’язок загальним. Одні надсилають відомості мало не щодня, інші спокійно чекають кінця звітного періоду. Різниця тут не в сумлінності, а в законі. Тож давайте розберемося, кого стосується оперативне подання інформації, як це працює на практиці та що робити, якщо строк уже втрачено.
Правова основа питання така: постанова Кабінету Міністрів України від 22 листопада 2024 року № 1332, Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» та порядок подання відомостей до Реєстру застрахованих осіб.
Кілька слів і про працюючих пенсіонерів. У разі звільнення вони мають повідомити Пенсійний фонд про зміну свого статусу, бо від цього залежить порядок нарахування окремих пенсійних виплат.
Кого стосується повідомлення ПФУ про звільнення працівників
Спеціальний порядок оперативного подання прописано в підпункті 4 пункту 2 постанови № 1332 «Деякі питання бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час».
Обов’язок подавати оперативні відомості покладено на:
- органи державної влади, інші державні органи та органи місцевого самоврядування;
- підприємства, установи й організації, критично важливі для потреб Збройних Сил України та інших військових формувань в особливий період;
- підприємства, установи й організації, критично важливі для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період.
Якщо ваша компанія не належить до жодної з цих категорій, оперативне повідомлення вам не потрібне. Ви дієте за загальними правилами звітності.
І тут є нюанс, який часто упускають. Норма не зводить кадрові повідомлення лише до звільнення заброньованих військовозобов’язаних. Вона охоплює весь перелік трудових подій.
Які події повідомляти і в який строк
Перелік подій доволі широкий. Подавати треба інформацію про:
- прийняття працівника на роботу;
- переміщення його з одного структурного підрозділу до іншого;
- переведення на іншу постійну посаду або роботу;
- звільнення;
- поновлення на роботі;
- тимчасове припинення чи відновлення дії трудового договору.
Строк – не пізніше ніж протягом наступного дня після відповідної кадрової події. Саме так, без слова «робочого». У підпункті 4 пункту 2 постанови № 1332 сформульовано просто «наступного дня». Тож вихідні та свята вас не врятують: якщо наказ про звільнення датовано п’ятницею, повідомлення слід надіслати до кінця суботи.
Так, вимога жорстка. Але краще знати про це заздалегідь, ніж потім з’ясовувати, чому дані не завантажилися.
Як подати відомості через вебпортал Пенсійного фонду
Подають такі відомості в електронній формі через вебпортал електронних послуг ПФУ. Підпис обов’язковий, і лише кваліфікований електронний підпис.
Покроково алгоритм виглядає так:
- авторизуйтеся в особистому кабінеті страхувальника;
- перейдіть до розділу «Комунікації з ПФУ»;
- оберіть функцію «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)»;
- у вікні виберіть «Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)»;
- заповніть дані про працівника та додайте запис про кадрову подію;
- вкажіть тип і атрибут події, дату її настання та реквізити документа-підстави (для звільнення це наказ або розпорядження роботодавця);
- перевірте заповнене, підпишіть і надішліть до Фонду.
Перевірити, як просувається розгляд, можна через категорію «Статус звернення» в розділі «Звернення» на вебпорталі.
Такий алгоритм Пенсійний фонд України оприлюднив у роз’ясненні від 6 червня 2025 року.
Чому оперативне повідомлення не скасовує звітність за формами Д5 і 4ДФ
Повідомлення ПФУ про звільнення працівників та відображення звільнення в обов’язковій звітності – це дві різні процедури. Одну іншою не замінити.
Відомості про припинення трудових відносин подаються в межах Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого або сплаченого на користь фізичних осіб, сум утриманого податку та нарахованого єдиного внеску.
Зокрема, звільнення відображається у додатку Д5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби». Цей додаток і наповнює Реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Подають його, серед іншого, коли трудовий договір із застрахованою особою уклали або розірвали протягом звітного періоду.
Частина відомостей потрапляє і до додатка 4ДФ. У графі 8 «Дата звільнення з роботи» зазначають відповідну дату для тих, кого звільнили у звітному періоді, або для тих, кого звільнили раніше, але хто отримував дохід у цьому періоді.
Однак тут є виняток. Державна податкова служба в роз’ясненні від 8 вересня 2026 року зазначила: якщо в періоді звільнення працівнику не нараховували й не виплачували дохід, відомості про нього в додатку 4ДФ за цей період не показують і графу не заповнюють.
Тобто твердження, ніби дата звільнення абсолютно кожного працівника обов’язково потрапляє до 4ДФ саме за місяць звільнення, неправильне.
До того ж у 2026 році звітні форми оновили. Наказами Міністерства фінансів України від 7 травня 2026 року № 243 та від 26 травня 2026 року № 284 затверджено нові форми Податкового розрахунку та порядок їх заповнення. Зміни набрали чинності 17 липня 2026 року.
Для податкових агентів, крім фізичних осіб – підприємців та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, встановлено місячний звітний період. Розрахунок подають протягом 20 календарних днів після закінчення звітного місяця.
Для ФОП та осіб із незалежною професійною діяльністю передбачено квартальний період із розподілом показників за місяцями кварталу. Строк подання – 40 календарних днів після завершення кварталу.
Оновлені форми застосовують із 1 серпня 2026 року, з урахуванням перехідних правил, про які роз’яснила ДПС.
Якщо повідомлення подано із запізненням
Пенсійний фонд неодноразово наголошував: строк треба дотримувати. У роз’ясненні від 3 грудня 2025 року Головне управління ПФУ у Вінницькій області пояснило, що після пропуску строку подати повідомлення через відповідний механізм уже неможливо.
Що тоді? Інформація надійде до Реєстру застрахованих осіб на підставі звичайної звітності страхувальника за відповідний період.
Є й інший бік медалі. Внести зміни, скасувати чи видалити раніше подані оперативні повідомлення механізм не дозволяє. Ці обставини ПФУ підтвердив у повідомленні від 2 жовтня 2026 року. Фахівці Головного управління у Київській області наголосили: через недотримання строків інформація просто не завантажується до Реєстру в межах оперативного подання.
Тож перевіряйте персональні дані працівників і відомості про кадрові події ще до надсилання. Виправити потім буде нічим.
Коли звільнений працівник досі в реєстрі як працюючий
Буває й таке: роботодавець формує в електронному кабінеті запит на перелік працюючих осіб і раптом бачить там тих, кого звільнили давно. Що робити? ПФУ роз’яснив цю ситуацію 21 серпня 2026 року.
Інформація про трудові відносини потрапляє до Реєстру застрахованих осіб із повідомлень про прийняття на роботу, повідомлень про зміни в трудових відносинах та додатка Д5.
А от електронне звернення «Скан-копія трудової книжки», до якого ви додаєте документи, джерелом формування переліку найманих працівників не є. Тож дивуватися, що після такого звернення нічого не змінилося, не варто.
Якщо звільнена особа й далі у списку, перевірте передусім додаток Д5. Подивіться, чи є там запис про звільнення, чи збігається код категорії застрахованої особи при прийнятті та звільненні, чи правильно вказано тип місця роботи – основне воно чи за сумісництвом.
Знайшли помилку в Податковому розрахунку? Виправте її уточнюючим розрахунком за той період, у якому вона виникла.
І ще одне. Оперативне повідомлення ПФУ про звільнення працівників змінити чи скасувати не вийде. Тому порядок у кадрових документах і точність під час подання даних важать не менше, ніж сам наказ про звільнення.
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков