З 2026 року штрафи за неоформлених працівників зросли відчутно – тепер за одного «тіньового» співробітника доведеться викласти майже 90 тисяч гривень, а за повторне порушення сума сягає понад чверть мільйона. І це не просто цифри: після підвищення мінімальної заробітної плати фінансові санкції автоматично перерахували, і вони стали ще болючішими для роботодавців, які й досі намагаються «оптимізувати» витрати за рахунок неоформлених людей.
Чому штрафи прив’язані до мінімалки
Механізм простий. Стаття 265 Кодексу законів про працю встановлює, що за фактичний допуск працівника до роботи без трудового договору, а також за виплату зарплати без сплати податків роботодавець сплачує штраф у кратному розмірі до мінімальної заробітної плати. Тобто що вища мінімалка – то більші суми «прилітають» порушникам.
У 2026 році мінімальна зарплата зросла до 8 647 гривень (нагадаємо, у 2025-му вона становила 8 000 гривень). Це невелике на перший погляд збільшення автоматично потягнуло за собою і перерахунок усіх санкцій. Тому тепер ті самі порушення коштують на десятки тисяч дорожче, ніж торік.
Конкретні цифри, які варто запам’ятати
Якщо ви як роботодавець дозволили людині працювати без належного оформлення – одразу або вже після початку роботи не уклали трудовий договір, – вам загрожує штраф у розмірі 10 мінімальних заробітних плат за кожного такого працівника. У 2026 році це становить 86 470 гривень за одну особу.
Повторне порушення, вчинене протягом двох років із моменту попереднього, карається ще суворіше – 30 мінімальних заробітних плат за кожного неоформленого працівника. Це вже 259 410 гривень. Причому штраф накладається персонально за кожного працівника, тож якщо у вас працюють нелегально, скажімо, троє людей, множте цю суму на три.
Цікавий момент: у законі не вказано, що повторне порушення має бути пов’язане з тими самими працівниками. Будь-яке нове виявлене неоформлення протягом двох років – і сума злітає до 30 мінімальних зарплат за кожного.
Виняток для «спрощенців» – попередження, але не індульгенція
Фізичні особи-підприємці, які перебувають на єдиному податку першої, другої або третьої груп, мають одну поблажку: за перше порушення їм виносять попередження. Замість одразу платити 86 470 гривень, вони отримують офіційне зауваження від інспектора.
Однак це не означає, що можна спокійно порушувати закон і потім виправитися. По-перше, попередження фіксується, і при наступній перевірці воно стане підставою для нарахування штрафу в повному обсязі. По-друге, за повторне порушення протягом двох років «спрощенці» нарівні з усіма сплачують 259 410 гривень за кожного неоформленого працівника. Жодних знижок чи повторних попереджень закон не передбачає.
Тобто для маленького кафе чи майстерні, де власник вирішив «заощадити» на одному помічнику, наслідки можуть виявитися фатальними.
Що саме вважається неоформленим працівником
Багато хто помилково вважає, що достатньо просто усно домовитися і платити готівку – і це не побачать. Однак інспектори кваліфікують як порушення не лише повну відсутність документів. Ось три найтиповіші ситуації:
- Фактичний допуск до роботи без укладення трудового договору. Це коли працівник уже виконує обов’язки, але наказ про прийняття не видано і повідомлення до податкової не надіслано. Навіть якщо минув лише один день, штраф нараховується.
- Оформлення на неповний робочий час, а робота – повний день. Роботодавець підписує трудовий договір на 0,5 ставки, а по факту людина працює 8 годин щодня. У таких випадках інспектори порівнюють графіки, свідчення колег, записи з камер – і донараховують санкції.
- Виплата зарплати «в конверті». Коли частина офіційної зарплати мінімальна, а решта – готівкою без сплати ЄСВ та податків. Це пряме порушення, яке карається штрафом, а для працівника – ще й втратою страхового стажу.
До речі, неоформлений працівник – це не лише той, хто взагалі не значиться в документах. Навіть якщо ви уклали цивільно-правовий договір (наприклад, договір підряду), а по факту відносини мають ознаки трудових (особисте виконання, дотримання графіка, оплата за час, а не за результат), це також може бути перекваліфіковане як прихована зайнятість. І тоді штрафні санкції застосовують так само.
Як контролери виявляють неоформлення
Багато хто запитує: «Звідки вони дізнаються?» Варіантів достатньо. Інспектори Держпраці мають право приходити з перевіркою як планово, так і за скаргою. Скаргу може подати сам працівник (наприклад, після конфлікту), колишній співробітник або навіть конкурент. Крім того, податкова під час аналізу даних бачить невідповідність: обсяги виробництва великі, а офіційних працівників на папері – одиниці. Податківці активно використовують інформацію про відвідування, банківські операції, а іноді й контрольні закупки.
Окремо варто згадати ризик раптових візитів у сфері торгівлі, ресторанного бізнесу, будівництва – там, де поширена неофіційна зайнятість. Скажімо, в кафе працюють троє офіціантів, а жодного трудового договору не укладено. Інспектор фіксує факт присутності людей на робочих місцях, опитує їх – і штраф неминучий.
Як працювати без штрафів
Уникнути штрафів за неоформлених працівників можливо лише одним способом – дотримуватися законодавства. Укладайте письмовий трудовий договір до початку роботи, подавайте повідомлення до органів ДПС, сплачуйте податки та ЄСВ у повному обсязі. Навіть якщо вам здається, що це дорожче, порівняйте з потенційними санкціями.
Коли йдеться про студента-практиканта або тимчасового помічника – теж оформлюйте. КЗпП передбачає строкові договори, договори на неповний час, сумісництво – інструментів вистачає. Якщо ви ФОП-«спрощенець» і маєте намір залучити людину, порадьтеся з бухгалтером або юристом, як зробити це законно.
І не покладайтеся на щасливий випадок. Цифри наочно показують: один неоформлений працівник може перетворитися на двадцять шість мінімальних зарплат витрат, а це сума, яка для малого бізнесу часто непідйомна. А найкращий спосіб – одразу оформлювати трудові відносини прозоро й не сподіватися, що вас «омине».
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков