Коли штат розростається, а директор фізично не встигає підписувати кожен кадровий документ, на допомогу приходить делегування. І якщо ви хоч раз замислювалися, чи можна делегувати право підпису Повідомлення про прийняття на роботу комусь із працівників – податкова служба нещодавно дала чітку відповідь. Щоправда, з нюансом, який варто знати заздалегідь.
Навіщо взагалі це Повідомлення
Спочатку коротко нагадаємо базу. Постанова КМУ від 17.06.2015 №413 зобов’язує роботодавця подавати Повідомлення про прийняття працівника до територіального органу ДПС ще до того, як нова людина фактично почне працювати. Форма – додаток 1 до цієї постанови. Подається виключно в електронному вигляді, з кваліфікованим електронним підписом (КЕП).
Хто має підписувати? У самій формі зазначено: «Керівник (уповноважена особа) або фізична особа, яка уклала трудовий договір з домашнім працівником». Формулювання начебто відкрите – є і керівник, і уповноважена особа. Але на практиці все трохи складніше, ніж здається.
Реальна ситуація, яку розбирала ДПС
Уявіть акціонерне товариство з розгалуженою структурою. Кадровики оформлюють десятки людей щомісяця. Директору щоразу підписувати Повідомлення – це постійно відволікатися від стратегічних завдань. Логічне рішення: нехай підписує начальник відділу кадрів. Або будь-який інший працівник, якому це доручили наказом.
Саме з таким запитом звернулося одне акціонерне товариство до податкової. І отримало індивідуальну податкову консультацію від 19.05.2026 №2836/ІПК/99-00-24-03-03.
Питання стояло прямо: чи можна наказом керівника делегувати право накладання КЕП працівнику кадрової служби – незалежно від його посади – для підписання Повідомлень про прийняття на роботу? І чи не порушить це Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами (Порядок №557, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017)?
Що каже Податковий кодекс
ДПС у відповіді послалася на абзац другий пункту 42.6 ПКУ. Норма говорить: керівник платника податків сам визначає перелік уповноважених осіб, які можуть підписувати, подавати й отримувати документи через електронний кабінет від імені підприємства. Він же встановлює обсяг їхніх повноважень.
Тобто на рівні кодексу жодних перепон немає. Директор має повне право сказати: «Ось ця людина тепер підписує Повідомлення про прийняття на роботу». Але самого наказу недостатньо – про це далі.
Як правильно оформити делегування
Ключовий механізм прописаний у Порядку №557. Пункт 3 розділу ІІІ вимагає: щоб надати право підпису електронних документів іншій особі, керівник повинен направити до свого контролюючого органу спеціальне Повідомлення про делегування права підпису. Форма – додаток 1 до Порядку №557.
Це окремий документ, не плутайте його з Повідомленням про прийняття на роботу. У ньому ви вказуєте всіх осіб, яким делегуєте право підпису. Алгоритм підписання такого Повідомлення має сувору черговість:
- спочатку свої КЕП накладають усі особи, включені до переліку (у тому порядку, в якому ви їх внесли);
- потім – кваліфікований або удосконалений електронний підпис керівника;
- останньою – кваліфікована електронна печатка (якщо вона у вас є).
Пропустили котрийсь із підписів або переплутали послідовність – документ не пройде.
А тепер найцікавіше: тип підпису
Ось тут і криється той самий нюанс, про який ми згадали на початку. Форма Повідомлення про делегування містить таблицю, де серед іншого є графа «Тип підпису». Примітка до форми перелічує допустимі варіанти: «Директор / Бухгалтер / Підпис податкових накладних / Печатка /…/ Уповноважена особа».
Зверніть увагу: є окремо «Директор» і окремо «Уповноважена особа». Логіка підказує, що працівник кадрової служби, якому доручили підписувати Повідомлення про прийняття, – це саме «уповноважена особа». Він же не директор.
Але ДПС у своїй консультації робить несподіваний висновок: для делегування права підпису на Повідомлення про прийняття на роботу керівник має направити Повідомлення з типом підпису «директор». Саме так – не «уповноважена особа», а «директор».
Чому? Відповідь криється у формулюванні самої форми Повідомлення про прийняття на роботу. Там чітко сказано: підписує «Керівник (уповноважена особа)». Податківці, вочевидь, трактують це так: якщо людина підписує документ замість керівника, вона має бути зареєстрована в системі з відповідним рівнем повноважень – рівнем директора. Нехай навіть фактично це рядовий інспектор відділу кадрів.
Що це означає для вас
Практичний висновок простий, хоча й дещо контрує інтуїтивному сприйняттю. Коли заповнюватимете Повідомлення про делегування права підпису на працівника, який подаватиме Повідомлення про прийняття на роботу, у графі «Тип підпису» зазначайте «директор». Інакше система може не прийняти документи, підписані цією особою.
Водночас радимо не забувати про внутрішній наказ. Він не замінює Повідомлення про делегування, але фіксує розподіл обов’язків усередині підприємства. У наказі пропишіть: кому саме делеговано, які конкретно документи дозволено підписувати, на який строк. Це ваша страховка на випадок будь-яких непорозумінь – і трудова інспекція теж любить порядок у документах.
Кілька важливих моментів наостанок. По-перше, делегувати право підпису можна не лише на Повідомлення про прийняття, а й на будь-які інші електронні документи для ДПС – просто для кожного типу документів може знадобитися свій тип підпису. По-друге, якщо уповноважена особа звільняється або змінює посаду – не забудьте оновити Повідомлення про делегування. Інакше її підпис і далі висітиме в системі як чинний.
І останнє: стежте за оновленнями форми Повідомлення про делегування. За останні роки вона змінювалася не раз, і цілком можливо, що з часом у примітках з’явиться більш гнучке трактування типів підпису. Але станом на сьогодні правило від ДПС звучить однозначно – ставте «директор».
