Знищення документів внаслідок обстрілу – це не просто втрата паперів у шафі. Без первинки, договорів і бухгалтерських регістрів компанія не підтвердить витрати, податковий кредит чи право власності на майно. Тож коли архівне сховище знищене, головне – не панікувати, а діяти за чітким алгоритмом.
Далі розберемо крок за кроком, що робити підприємству, яке зберігало документи в архівній компанії, чиє сховище постраждало від обстрілу.
Чому не можна просто змиритися з втратою
Податкова не прийме усне пояснення, що в нас, мовляв, згоріли документи. Знищення документів внаслідок обстрілу – це форс-мажор, але він не звільняє компанію від обов’язку мати докази. Потрібні підтвердження: лист від архівної установи, акт комісії, наказ керівника.
Без цього під час перевірки ДПС може донарахувати грошові зобов’язання, а суд не матиме підстав скасувати таке рішення. Виходить, що вся процедура – це не бюрократія заради бюрократії, а ваш захист на майбутнє.
Скажімо, компанія віднесла до витрат вартість послуг підрядника. Якщо акт виконаних робіт згорів, а підтвердження немає, податкова легко прибере ці витрати з розрахунку.
Тут важливий момент: алгоритм дій залежить від того, чи розташоване підприємство на території активних бойових дій. Від цього залежить і порядок повідомлення податкової.
До речі, первинний документ – це папір, який фіксує господарську операцію. Видаткова накладна, акт виконаних робіт, касовий ордер. Саме ці документи найчастіше перевіряють податківці, і саме їх найболючіше втрачати.
Крок 1. Отримайте підтвердження від архівної установи
Насамперед зверніться до архівної компанії, яка зберігала ваші документи. Вона має підтвердити, що саме знищено і за яких обставин.
Експерти радять запросити:
- повідомлення про виникнення форс-мажорних обставин, зокрема обстріл, який призвів до знищення документів, та копію акта про невиправні пошкодження справ;
- копію акта про пожежу, оформленого Державною службою України з надзвичайних ситуацій;
- копію витягу з Єдиного реєстру досудових розслідувань про відкриття кримінального провадження;
- копію сертифіката Торгово-промислової палати про обставини непереборної сили, виданого для архівної установи.
Кожен із цих паперів грає свою роль. Сертифікат ТПП засвідчує форс-мажор, акт ДСНС – факт пожежі, витяг з ЄРДР – що правоохоронці вже розслідують обстріл. Разом вони формують доказову базу, яку потім побачить податкова.
Форс-мажор, якщо говорити простою мовою, – це обставина, яку неможливо було передбачити і через яку зобов’язання не виконуються. Війна й обстріли визнані такою обставиною на офіційному рівні. Тож архівна установа цілком може отримати сертифікат ТПП і передати копію вам.
Крок 2. Створіть комісію
Тепер видайте наказ директора про створення комісії для розслідування причин втрати або знищення документів. Це внутрішній документ, але без нього наступні кроки не матимуть належної сили.
До складу комісії можна залучити представника архівної компанії. Це логічно: саме вона бачила, що сталося зі сховищем, і може підтвердити перелік втраченого.
Кількість членів комісії, строки її роботи, повноваження – усе це підприємство визначає самостійно. Закон жорстких рамок тут не ставить.
Крок 3. Складіть акт
Комісія має скласти акт про втрату або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та інших документів підприємства внаслідок обстрілу. Форму такого акта підприємство визначає самостійно, єдиного затвердженого бланка не існує.
В акті потрібно перерахувати всі знищені документи. Це найважливіша частина: якщо чогось не вказати, потім буде складно довести, що документ узагалі існував і зберігався в архіві. Такий акт стане головним доказом того, що відбулося знищення документів внаслідок обстрілу.
Підписують документ члени комісії, зокрема представник архівної установи, яка зберігала документи. Після цього акт затверджує керівник підприємства.
Зверніть увагу: в акті варто зазначити не лише назви документів, а й період, за який вони складені, та орієнтовну кількість примірників. Це допоможе, коли ви почнете відновлювати облік і пояснювати податковій, чому у звітності бракує підтверджень.
Крок 4. Повідомте податкову
До заяви в Державну податкову службу потрібно додати складений акт, акт передавання документів на зберігання та копії документів, отриманих від архівної установи, які підтверджують їх втрату.
Порядок повідомлення залежить від місця розташування підприємства. Якщо компанія не перебуває на території активних бойових дій або тимчасово окупованій території відповідно до переліку, затвердженого наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28 лютого 2025 року № 376, скористатися спеціальною процедурою, передбаченою пунктом 69.28 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу України, не вдасться.
У такому разі про втрату документів потрібно повідомити податкову в загальному порядку відповідно до статті 44 Податкового кодексу України.
А що робити тим, хто таки перебуває в зоні бойових дій? Для них і передбачена спеціальна процедура за пунктом 69.28. Вона дозволяє зберегти право на податковий кредит і витрати навіть за відсутності первинки. Головне – встигнути подати заяву та додати до неї всі підтвердні папери.
Крок 5. Відновіть те, що можна відновити
Після оформлення втрати документів підприємству необхідно розпочати їх відновлення. Зокрема, слід звернутися до контрагентів, щоб отримати дублікати документів.
Більшість постачальників і покупців зберігає свої примірники договорів, актів, накладних. Тож шанси зібрати копії досить високі – головне не соромитися просити.
Паралельно варто пошукати документи в банках, у сервісах електронного документообігу, в особистому листуванні. Електронний документ має таку саму юридичну силу, як і паперовий, якщо він належно оформлений.
Якщо частину документів усе ж не вдасться відновити, зафіксуйте це в окремому акті. Такий папір стане у пригоді під час спору з податковою.
І не забувайте про строки зберігання. Відновлювати варто саме ті папери, які ще можуть знадобитися перевіряючим протягом найближчих років.
Що врахувати на майбутнє
Війна триває, і ризик втратити архів залишається. Тому багато компаній сьогодні дублюють документи в електронному вигляді та зберігають їх у кількох місцях одночасно.
Сканування первинки, хмарні сховища, резервні копії – усе це не замінює оригіналів, але суттєво спрощує життя, якщо паперовий архів зникне. А знищення документів внаслідок обстрілу вже не виглядатиме як катастрофа.
І ще одне. Не відкладайте оформлення втрати на потім. Чим більше часу минає, тим складніше зібрати підтвердження від архівної установи та контрагентів, і тим більше запитань виникне в податкової.
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков
