Фактична перевірка ФОП може обернутися штрафом у сотні тисяч гривень, якщо підприємець не готовий надати документи саме на початок перевірки. Верховний Суд у постанові від 19 травня 2026 року (справа №380/14185/24) підтвердив: чекати кілька днів, поки підготуєте папери, – погана ідея. Розповідаємо, що сталося і які висновки варто взяти на замітку.
Що трапилося під час перевірки
У лютому 2024 року податківці прийшли з перевіркою до магазину техніки на Волині. Магазин торгує технічно складними побутовими товарами – тими, що підлягають гарантійному ремонту. А це означає, що підприємець зобов’язаний застосовувати програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) та вести облік товарних запасів. Жодних винятків, навіть для платників єдиного податку.
Перевірка почалася 2 лютого 2024 року. Податківці одразу виявили два порушення. Перше: кілька розрахункових операцій на загальну суму 34 782 грн не провели через ПРРО, а фіскальні чеки покупцям не видали. Друге: на початок перевірки підприємець не надав документів, які б підтверджували облік товарів у магазині на суму 632 939 грн.
Результат – податкове повідомлення-рішення на 667 221 грн штрафу. Підприємець оскаржив його до суду.
Два порушення – два різні штрафи
Давайте розберемося з кожним порушенням окремо, бо штрафи за них регулюються різними нормами Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (Закон №265/95-ВР).
ПРРО і чеки. Під час перевірки інспектори самі купили два товари – кабель і чохол для телефону. Їм видали не фіскальні чеки, а звичайні квитанції платіжного терміналу. Фіскальні чеки з’явилися пізніше – вже після того, як перевіряючі пред’явили наказ про перевірку. Усі 10 фіскальних чеків на 34 782 грн були сформовані між 18:47 і 18:54, тоді як самі покупки відбулися о 15:10 та 18:16. Суд визнав це порушенням пунктів 1 і 2 статті 3 Закону №265/95-ВР. Штраф – 100% вартості проданого з порушеннями товару.
Документи на товар. Ось тут найцікавіше. На початок перевірки ані підприємець, ані його представник не надали Форми ведення обліку товарних запасів. Представник написав пояснення: мовляв, облік ведеться в електронному вигляді, документи надамо пізніше. Їх дійсно надали – але аж 6 лютого, через чотири дні після початку перевірки.
І саме це стало фатальним. Бо з 1 січня 2022 року діє оновлена редакція пункту 12 статті 3 Закону №265/95-ВР, і вона суттєво відрізняється від попередньої.
Чому «на початок» – це не те саме, що «під час»
До 2022 року формулювання закону дозволяло надати документи протягом усього періоду перевірки. Тобто якщо перевірка тривала кілька днів – ви могли принести папери і на другий, і на третій день.
Але законодавець змінив правила. Тепер суб’єкт господарювання зобов’язаний надати документи, що підтверджують облік та походження товарних запасів, саме на початок проведення перевірки. Не протягом, не до її закінчення, а на початок. Це принципова відмінність, і вона коштувала підприємцю понад 600 тисяч гривень.
Верховний Суд прямо вказав на цю різницю. Позивач посилався на старі судові рішення, де платникам дозволяли подавати документи після закінчення перевірки. Але ті рішення стосувалися або документальних перевірок, або правовідносин до 2022 року. У цій справі – фактична перевірка ФОП, і вимога закону чітка й однозначна: документи мають бути на місці одразу.
Кстаті, подібну позицію Верховний Суд висловлював і раніше – зокрема в постановах від 11 січня 2024 року (справа №420/12275/22) та від 27 серпня 2024 року (справа №300/2879/22). Тож це не якесь нове тлумачення, а стабільна практика.
Що саме потрібно мати в місці продажу
Коротко: Форму ведення обліку товарних запасів і первинні документи на весь товар, що стоїть на полицях.
Форма обліку – це не просто зошит із записами. Вона має вестися за структурою, затвердженою наказом Мінфіну №496 від 03.09.2021. До неї в хронологічному порядку вносяться дані про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів. Самі ці первинні документи є невід’ємною частиною обліку.
Крім того, якщо підприємець працює в кількох торгових точках – облік ведеться окремо за кожною. І документи мають зберігатися саме там, де товар перебуває фізично, до моменту продажу останньої одиниці.
Чесно кажучи, вимога не нова. Але саме її невиконання найчастіше призводить до великих штрафів. І коли відбувається фактична перевірка ФОП, інспектор не зобов’язаний чекати, поки ви з’їздите в офіс по папери.
Що підприємець намагався довести в суді
Аргументів у позивача було кілька, і частина з них цілком логічна. Він стверджував, що:
- перевірку призначили без достатніх підстав;
- усі розрахункові операції провели через ПРРО, просто з невеликою затримкою;
- документи на товар (договір комісії, акти приймання-передачі) таки надали – хай і не 2 лютого, а 6-го, але до закінчення перевірки.
Суд першої інстанції відмовив у позові. Апеляція залишила рішення без змін. Верховний Суд підтримав обидві інстанції.
Щодо підстав для перевірки: у податківців була доповідна записка про те, що в базах даних СОД РРО відсутня інформація про розрахункові операції магазину за січень 2024 року. Цього достатньо для призначення фактичної перевірки згідно з підпунктом 80.2.2 пункту 80.2 статті 80 Податкового кодексу України. Судова палата Верховного Суду ще в березні 2024 року підтвердила: така підстава є достатньою.
Щодо ПРРО: фіскальні чеки сформували після початку перевірки, тоді як покупки відбулися раніше. Це означає, що в момент розрахунку операції через ПРРО проведені не були, а чеки покупцям не видали. Тут важливий момент: позивач не заперечував самого факту продажу товарів інспекторам. Він лише наполягав, що затримка в кілька хвилин не є порушенням. Суд із цим не погодився.
І ключове – щодо документів. Суд наголосив: оскільки штраф застосовано саме за ненадання документів на початок перевірки, а не за їхню відсутність як таку, то оцінювати якість самих документів (договору комісії, актів) немає потреби. Факт ненадання на початок перевірки позивач не заперечував. А це – самостійна підстава для штрафу за статтею 20 Закону №265/95-ВР.
Процесуальний момент, який не спрацював
Підприємець також вказував, що суд першої інстанції розглянув справу в спрощеному провадженні, хоча сума штрафу (667 221 грн) перевищувала поріг для обов’язкового загального провадження. І справді, для ФОП цей поріг – 80 прожиткових мінімумів, тобто 242 240 грн у 2024 році. Справа мала розглядатися за правилами загального позовного провадження.
Але Верховний Суд пояснив: розгляд у спрощеному провадженні не є безумовною підставою для скасування рішень. Для цього потрібно, щоб таке порушення унеможливило встановлення фактичних обставин справи. А тут обставини були встановлені повно – підприємець сам не заперечував ключових фактів. Тож процесуальна помилка на результат не вплинула.
На що звернути увагу бізнесу
Ситуація неприємна, але повчальна. Якщо ви торгуєте технічно складними побутовими товарами, ліками, ювелірними виробами чи іншими категоріями, де облік товарних запасів обов’язковий навіть для платників єдиного податку, – Форма обліку та первинні документи мають бути в торговій точці постійно. Не в бухгалтера вдома, не в хмарному сховищі з доступом за паролем, а фізично в місці продажу.
Коли приходять із перевіркою, у вас не буде кількох днів на підготовку. Документи потрібно показати одразу. Інакше штраф – 100% вартості товару, на який немає документів. У нашій історії це вилилося в 632 939 грн.
Кстаті, якщо ви думаєте, що ПРРО в режимі «офлайн» врятує ситуацію з фіскалізацією чеків, – зверніть увагу на деталі справи. Підприємець мав ПРРО, зареєстрований із відміткою про можливість роботи в режимі офлайн. Але чеки все одно не були сформовані вчасно. Сама по собі реєстрація ПРРО не звільняє від обов’язку проводити через нього кожну розрахункову операцію в момент її здійснення.
Фактична перевірка ФОП – це не просто формальність. Це інструмент, яким податкова користується дедалі активніше, і суди здебільшого підтримують позицію контролюючих органів, коли бачать очевидні порушення. Особливо коли ці порушення підтверджуються власними ж поясненнями платника.
