Облік товарних запасів – штука, яка може зіпсувати настрій навіть найспокійнішому підприємцю. Особливо коли податкова приходить із перевіркою, а у вас немає документів на товар, що стоїть на полиці. Тож давайте без паніки розберемося: хто зобов’язаний вести цей облік, кого закон звільнив від такого обов’язку і як усе оформити так, щоб не було боляче.
Звідки взагалі взявся цей обов’язок
Усе починається із Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (скорочено – Закон № 265). Пункт 12 статті 3 цього закону говорить прямо: якщо ви приймаєте готівку або безготівкові платежі за товари чи послуги, ви зобов’язані вести облік товарних запасів і продавати лише те, що в цьому обліку відображено.
Тут важливий момент: закон не просто радить, а саме зобов’язує. І на початку перевірки ви маєте показати податківцям документи – паперові або електронні – які підтверджують і облік, і походження товарів. Що це за документи? Це можуть бути накладні від постачальників, акти інвентаризації, документи на внутрішнє переміщення – усе, що підтверджує: ось цей товар з’явився у вас законно.
А тепер – увага. Якби ця норма стосувалася всіх без винятку, було б надто просто, правда ж?
Кого облік товарних запасів не стосується
Закон робить виняток для фізичних осіб-підприємців, які одночасно відповідають двом критеріям:
- є платниками єдиного податку;
- не зареєстровані як платники ПДВ.
Здавалося б, більшість спрощенців можуть видихнути. Але не поспішайте. Навіть якщо ви підпадаєте під ці дві умови, є категорії товарів, для яких облік товарних запасів усе одно обов’язковий. Йдеться про:
- технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
- лікарські засоби та вироби медичного призначення;
- ювелірні вироби та побутові вироби з дорогоцінних металів;
- вироби з дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.
Тобто якщо ви ФОП на єдиному податку без ПДВ, але торгуєте, скажімо, смартфонами чи золотими прикрасами – облік вести доведеться. Жодних послаблень тут немає.
Порядок № 496: головний документ, який усе роз’яснює
Правила гри встановив наказ Міністерства фінансів України від 3 вересня 2021 року № 496. Саме він затвердив Порядок ведення обліку товарних запасів для ФОПів, зокрема й платників єдиного податку.
Цей порядок поширюється не лише на самого підприємця, а й на осіб, які фактично продають товари чи проводять розрахункові операції в його магазині, кіоску або іншому господарському об’єкті. Іншими словами, якщо у вас працює продавець – він теж має дотримуватися цих правил.
Форма обліку – це додаток до Порядку № 496. Нічого вигадувати самостійно не треба, усе вже розроблено.
Як саме вести облік товарних запасів
Механіка така: ви постійно вносите до Форми обліку інформацію про надходження та вибуття товарів. Підставою для записів слугують первинні документи – накладні, акти приймання-передачі тощо. Вони стають невід’ємною частиною обліку, тож зберігати їх потрібно обов’язково.
Форму можна вести у паперовому або електронному вигляді – як вам зручніше. Але незалежно від формату, на титульному аркуші (для паперового варіанту) або в шапці електронного документа мають бути зазначені такі дані:
- прізвище, ім’я та по батькові ФОП;
- РНОКПП (або серія та номер паспорта чи ID-картки – для тих, хто за релігійними переконаннями відмовився від реєстраційного номера й має відповідну відмітку);
- податкова адреса;
- назва та адреса місця продажу або місця зберігання товарів, у межах якого ведеться облік.
Зверніть увагу: ці дані зазначаються у довільному порядку. Суворих вимог до розташування немає – головне, щоб вони були.
Практичний бік питання
Коли податкова приходить із перевіркою, вона дивиться на ваші товарні запаси тут і зараз. Тобто на момент початку перевірки ви повинні мати документи на все, що знаходиться у місці продажу. Не «завтра принесу», не «десь у бухгалтера» – а прямо в цю хвилину.
Саме тому підприємці, для яких облік товарних запасів є обов’язковим, часто заводять окрему теку або електронну базу під кожен господарський об’єкт. Це дисциплінує і рятує від неприємних сюрпризів під час перевірки.
І ще одне. Первинні документи – це не просто формальність. Якщо ви не зможете підтвердити походження товару, податківці мають повне право вважати його необлікованим. Наслідки? Штраф за реалізацію товарів, яких немає в обліку. Сума залежить від обставин, але приємною вона не буває.
Тож якщо ви ФОП, який підпадає під вимоги Закону № 265 і Порядку № 496, не відкладайте це в довгий ящик. Заведіть Форму, зберіть первинку, систематизуйте все за місцями продажу – і спите спокійно. А якщо ви належите до тієї категорії спрощенців, яких звільнили від обліку, все одно тримайте документи на товар у порядку. Бо навіть якщо закон не вимагає від вас вести облік товарних запасів, підтвердити легальність походження товару вас можуть попросити в будь-який момент.
