Ви підходите до кадровика з трудовою книжкою, а вам кажуть: «Все, потяг пішов, тепер тільки електронка». Приблизно такі чутки ширилися навколо 10 червня 2026 року — дати, коли завершується п’ятирічний перехідний період для оцифрування даних про трудовий стаж. Але Пенсійний фонд України розставив крапки над «і»: жодного «потяга» ніхто не відправляв і відправляти не збирається. Давайте розберемося, що насправді зміниться і чому ваша трудова книжка нікуди не зникне.
У Пенсійному фонді прямо заявили: скановані копії паперових трудових книжок прийматимуть і після 10 червня. Жодних обмежень у часі для цього законодавство не передбачає. Тобто це не жорсткий дедлайн, після якого вас розвернуть на вході. Швидше — орієнтир, який підштовхував роботодавців і працівників активніше переносити записи в електронний реєстр. Тому якщо ви тільки зараз спохопилися або у вас лежить трудова з записами за часів СРСР — нічого страшного, вас чекають.
Ключове уточнення зробив заступник голови правління ПФУ з питань цифрового розвитку Олександр Малецький. Він наголосив, що роботодавці й надалі зможуть подавати відомості з паперових документів через вебпортал електронних послуг Фонду. І працівник теж може зробити це самостійно — процедура нікуди не зникає, вона лишається доступною в будь-який момент. Тут важливий нюанс: законодавство не зобов’язує відмовлятися від паперу після завершення перехідного періоду, воно просто стимулювало прискоритися.
А що в сухому залишку на практиці? Уявіть собі величезний архів, де вже зібрано понад 10 мільйонів оцифрованих трудових книжок. Виглядає солідно. Але близько півтора мільйона документів досі не внесені до електронного реєстру застрахованих осіб. Чия це проблема? Частково — роботодавців, які не подали відомості, частково — самих працівників, які ще не дійшли до цього питання. І от тепер варто зробити це без поспіху, але свідомо.
Коли папір перестає бути «царем» кадрового обліку
Тут легко заплутатися, тож давайте чітко. Паперова трудова книжка більше не є основним інструментом кадрового обліку — це факт, і його підтверджують у Пенсійному фонді. Але вона не перетворилася на музейний експонат. Записи в ній зберігають повну юридичну силу, і на них спираються, коли призначають пенсію. Іншими словами, ваш стаж не згорає, не анулюється, не стає сумнівним через те, що ви тримаєте в руках папір, а не файл.
Дехто боїться: а раптом неоцифрована трудова — це привід відмовити в пенсії? Ні, це не так. Страховий стаж після 2004 року вже давно зберігається в системі персоніфікованого обліку. Дані про ваші внески, періоди роботи, зарплату — все це є в реєстрі незалежно від того, чи оцифрували ви саму книжку. Оцифрування потрібне насамперед для того, щоб підтвердити періоди до 2004 року — от і вся магія.
Тож уявіть, що ваша трудова книжка — це такий собі паперовий гаманець, який ви за бажанням перекладаєте в електронний банківський додаток. Гроші (тобто стаж) нікуди не діваються в обох випадках. Просто з додатком зручніше, і всі операції видно одразу.
Як це працюватиме після 10 червня: проста інструкція
Жодної паніки. Якщо ви роботодавець — ви й надалі заходите на вебпортал електронних послуг ПФУ і подаєте скановані копії сторінок трудової книжки працівника. Якщо ви працівник і хочете самостійно потурбуватися про свій стаж — робите те саме. Система не закриється, кнопка не зникне, віконце не схлопнеться.
Окремо підкреслю: відсутність оцифрованої трудової книжки у реєстрі не призводить до втрати страхового стажу. Це принципова позиція Пенсійного фонду. Вам не треба хапатися за голову і мчати в перший-ліпший день після дедлайну. Але й відкладати на роки не варто — рано чи пізно документи за попередні періоди краще подати, щоб вони були під рукою в електронному вигляді.
Кілька практичних моментів, які варто мати на увазі:
- Оцифрувати можна будь-який період, включно з радянським стажем і записами з 1990-х.
- Скани робляться з паперового оригіналу — чіткі, читабельні, по сторінках.
- Подати документи можна через особистий кабінет на порталі ПФУ в будь-який зручний час.
Чому не треба боятися і що робити зі старими записами
Пенсійний фонд свідомо не ставить жодних обмежувальних бар’єрів. Якщо ви не встигли до 10 червня 2026 року — ваші документи приймуть і в липні, і у вересні, і через рік. Система вибудувана так, щоб поступово зібрати максимум інформації, а не відсікти тих, хто не вклався в якусь конкретну дату. У цьому й суть людського підходу, який часто губиться за сухими новинами про «завершення перехідного періоду».
Коли вам призначатимуть пенсію, фахівці ПФУ все одно перевірять усі наявні дані. Якщо якогось періоду не вистачає в електронному реєстрі — вони орієнтуватимуться на ваші паперові документи. І тут важливо, щоб оригінал трудової книжки був у нормальному стані: без вирваних сторінок, з чіткими печатками й підписами. Бо саме папір залишається першоджерелом для всього, що було до впровадження персоніфікованого обліку.
Цікавий факт: із понад 10 мільйонів уже оцифрованих документів значна частина — це трудові книжки людей, які навіть не планували найближчим часом виходити на пенсію. Люди просто подбали про майбутнє заздалегідь. І в цьому є рація: коли всі записи вже в системі, будь-яке призначення виплат відбувається швидше, без додаткових запитів і походів за довідками.
Тож тепер ви знаєте головне: оцифрувати трудову книжку з трудовим стажем можна й після 10 червня 2026 року. Жодної катастрофи не сталося, система працює далі, а ваш стаж залишається з вами незалежно від того, лежить він у шухляді чи в «хмарі».
