Паперову трудову книжку після сканування вже не ведуть у старому форматі, але це зовсім не означає, що про неї можна забути. З червня 2021 року в Україні запрацював облік трудової діяльності в електронному вигляді – через Реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду. Простіше кажучи, тепер ваш стаж живе не лише в синій чи сірій книжечці, а й у державній базі даних. Підстава – Закон №1217-ІХ, і він потроху змінює звичні правила гри.
І от у 2026 році майже всі роботодавці вже відсканували паперові трудові працівників і передали копії до Пенсійного фонду. Але на цьому історія не закінчується. Оцифрування – це не фінальна крапка, а перехід на інший формат обліку. І роботодавцю, і працівнику доведеться робити кілька важливих кроків, щоб у майбутньому не виявилося, що половина стажу «загубилася».
Для початку – про нормативну опору. Крім згаданого Закону №1217-ІХ, тут працюють стаття 48 Кодексу законів про працю, Закон «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» (№1058-IV) і стара добра Інструкція №58 про порядок ведення трудових книжок. Саме вона досі диктує, як правильно вносити записи про нагороди, ранги й переведення. І хоч сама книжка вже не головний документ, її вимоги ніхто не скасовував.
Тож давайте розбиратися по черзі: що робити компанії і що – самому працівнику, коли паперову трудову книжку після сканування повернули на руки.
Що має зробити роботодавець
Перший і чи не найважливіший крок – перевірити, чи всі дані потрапили в систему. Після того як скан-копії завантажено, страхувальник (тобто роботодавець) повинен зайти у свій кабінет на порталі Пенсійного фонду й передивитися відомості про працівника. Тут криється головна пастка: періоди роботи до 2004 року часто не підтягуються автоматично. У ті часи персоніфікований облік тільки впроваджувався, і багато записів лишилися тільки на папері. Якщо не додати їх вручну, у людини можуть «зникнути» роки стажу – а це прямий вплив на майбутню пенсію.
Далі настає момент повернення. Закон №1217-ІХ і оновлені норми КЗпП прямо передбачають: після оцифрування паперова трудова книжка передається працівнику на зберігання. І це не просто «віддайте в руки». Обов’язково під підпис – у журналі обліку або окремій відомості. Так компанія знімає з себе відповідальність за збереження документа, а людина отримує оригінал.
І отут виникає оманливе враження, ніби кадрову роботу можна згортати. Ні. Роботодавець і далі зобов’язаний оформлювати всі події наказами: прийняття, переведення, присвоєння рангу, нагородження, звільнення. Електронна трудова книжка не скасовує кадрової документації. Вона просто дублює ключову інформацію в цифровому вигляді. Тому накази, особові картки й інші папери нікуди не діваються – вони залишаються основою для будь-яких перевірок.
Крім того, роботодавець має вчасно подавати до Пенсійного фонду звітність про прийом, переведення чи звільнення. Ці дані оновлюють реєстр, і саме за ними потім формується електронний стаж. Якщо не подати вчасно – у реєстрі буде «дірка», яку доведеться закривати потім, іноді через суд.
Що робити працівнику після сканування паперової книжки
Як тільки роботодавець повернув оригінал, перша й абсолютно практична порада – зайти в особистий кабінет на порталі ПФУ. Це можна зробити з електронним підписом, BankID чи Дія.Підпис. У розділі «Електронна трудова книжка» ви побачите все, що система про вас знає. Перевірте дати, назви посад, періоди. Коли помітите пропуск або помилку – один із періодів не відобразився чи посада вказана некоректно – одразу звертайтеся до роботодавця. Він може подати коригуючу форму. Якщо ж компанії вже не існує, доведеться подавати документи самостійно: написати заяву до Пенсійного фонду, додати копії наказів, довідок чи тієї ж паперової трудової.
До речі, сама книжка після сканування стає вашим особистим архівним доказом. Вона може знадобитися для підтвердження спеціального стажу – наприклад, роботи за списком №1 чи №2, який дає право на пільгову пенсію. Так само, якщо йдеться про нагороди, почесні звання, службу в окремих органах. Електронний реєстр не завжди фіксує таку інформацію як окремі записи, тому паперовий оригінал часто стає єдиним документом, що доводить ваші заслуги. Зберігайте його так само дбайливо, як і раніше.
Важливі нюанси, про які забувають
Окремі історії – це переведення, ранги й нагородження. Навіть коли паперова книжка вже у вас на руках, ці події все одно потрібно належно оформлювати.
Переведення на вищу посаду. Воно, як і раніше, йде через заяву (або письмову згоду) працівника й наказ роботодавця. Назва посади обов’язково має збігатися з Класифікатором професій. Інакше пізніше можуть виникнути запитання і в Пенсійного фонду, і в інспекторів праці. Дані про переведення підтверджуються кадровими документами, навіть якщо запис у паперову книжку вже не вносять.
Присвоєння чергового рангу. Це стосується держслужбовців, посадовців місцевого самоврядування та інших категорій, де ранги передбачені законом. Ранг присвоюють виключно наказом. Якщо працівник наполягає, у перехідний період запис можуть зробити і в паперовому примірнику – але обов’язково зберегти підтвердний наказ. В електронному реєстрі цей момент зазвичай не висвічується окремим рядком.
Нагородження та заохочення. За Інструкцією №58 до трудової книжки раніше вносили державні нагороди, почесні звання, відомчі відзнаки й навіть подяки за успіхи в роботі. Після сканування паперової трудової ці відомості мають десь жити. Електронний реєстр не завжди показує їх як окремі записи, тому кадрові накази про заохочення треба зберігати ретельно. Вони залишаються єдиним підтвердженням вашої «трудової біографії» в частині заслуг.
Кілька слів про звільнення. Коли працівник іде, роботодавець зобов’язаний видати наказ і подати відповідне повідомлення до ПФУ. Паперову книжку, якщо вона ще зберігалася у справі, повертають у день звільнення. Якщо ж її вже віддали раніше – просто видають наказ і залишають запис в електронному реєстрі. Жодних додаткових штампів робити не треба.
Виходить, що паперова трудова книжка після сканування перетворюється на дублера – надійного, але не єдиного. Весь тягар підтримки актуальних даних тепер лежить на кадрових наказах і своєчасній звітності. Тому і роботодавцю, і працівнику варто час від часу зазирати в електронний кабінет Пенсійного фонду – про всяк випадок.
