Витребування документів з-за кордону потрібне тоді, коли юридичний факт підтверджує папір, виданий іншою державою. Народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені – усе це може бути зареєстровано далеко від вашого дому. Без офіційного підтвердження нотаріус не відкриє спадкову справу, а орган соціального захисту не побачить підстав для виплати.
Отримати такі документи реально. Питання лише в тому, наскільки швидко це станеться і який шлях доведеться пройти. Порядок залежить від країни, з якою ви маєте справу, і від того, чи має Україна з нею чинний договір про правову допомогу.
Навіщо зазвичай витребовують такі папери
Причин буває багато, і кожна з них цілком буденна. Найчастіше документи потрібні для:
- оформлення спадщини;
- підтвердження родинних зв’язків;
- отримання соціальних виплат;
- набуття громадянства;
- вирішення інших юридичних питань.
Погодьтеся, коли йдеться про спадок бабусі, яка народилася в іншій країні, без паперів нікуди. Саме тому люди й запускають цю процедуру.
Які документи можна витребувати
Йдеться про документи про державну реєстрацію актів цивільного стану, оформлені за межами України. Вони підтверджують факти, що мають юридичне значення. Зокрема, можна витребувати документи щодо:
- народження;
- шлюбу;
- розірвання шлюбу;
- зміни імені;
- інших актів цивільного стану.
Особа має право отримати документи щодо себе. А ще – щодо своїх родичів, якщо на це є законні підстави. Наприклад, коли потрібно підтвердити спорідненість для спадкової справи.
Що змінилося після 31 грудня 2023 року
До цієї дати більшість запитів виконувалася за Конвенцією про правову допомогу та правові відносини в цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року. Цей документ відомий як Мінська конвенція, і він об’єднував держави пострадянського простору. Механізм був зручний: єдині правила, зрозумілі строки, передбачуваний результат.
Україна припинила участь у конвенції. Причина – повномасштабна війна, розв’язана Російською Федерацією, та розрив відносин із державами СНД. Відповідно, витребування документів з-за кордону перейшло на інші рейки.
Тепер порядок визначають двосторонні міжнародні договори України та національне законодавство. Серед ключових актів – Правила державної реєстрації актів цивільного стану в Україні. А також Інструкція про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства. Її затвердили Міністерство юстиції та Міністерство закордонних справ.
З якими державами співпраця збереглася
Низку двосторонніх договорів про правову допомогу Україна вже має. Тексти цих угод опубліковані на офіційному сайті Верховної Ради України. Тож перевірити, чи є домовленості з потрібною країною, можна самостійно.
Міністерство юстиції також провело консультації з окремими державами, які раніше співпрацювали в межах конвенції. За результатами досягнуто домовленостей про продовження правової допомоги в частині видачі документів про державну реєстрацію актів цивільного стану.
Така взаємодія триває, зокрема, з Республікою Казахстан, Республікою Вірменія та низкою інших держав. Тож запит із цих напрямків цілком може завершитися позитивним результатом.
А що робити, якщо договору немає? Тоді все залежить від тих домовленостей, які Мін’юст узгодив із конкретною державою. Шлях стає довшим, і гарантувати результат наперед ніхто не береться.
Водночас документи не витребовують із Російської Федерації та Республіки Білорусь. Причина – припинення дипломатичних відносин. Не надходять запити й до самопроголошених утворень, зокрема Придністровської Молдавської Республіки, Південної Осетії та Абхазії.
Хто витребовує документи з-за кордону
Повноваження розподілені між кількома установами, і це варто знати, щоб не подавати заяву навмання. Отже, запити готують:
- органи державної реєстрації актів цивільного стану;
- дипломатичні представництва та консульські установи України;
- Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України;
- представництва Міністерства закордонних справ на території України.
Хто може звернутися по документ
Право на витребування документів мають громадяни України, іноземці та особи без громадянства. Статус заявника тут не перешкода, якщо є законний інтерес.
Громадяни України та особи без громадянства, які проживають в Україні, витребовують документи про реєстрацію актів цивільного стану, здійснену компетентними органами іноземних держав, через Міністерство закордонних справ. Такий порядок діє, якщо міжнародний договір не передбачає іншого.
Коли між Україною та відповідною державою чинний договір про правову допомогу, керуватися треба його положеннями. Тут важливий момент: окремі договори дозволяють безпосередній обмін документами між компетентними органами двох країн. Для людини це означає простішу процедуру та коротші строки виконання.
Як діяти практично
Уявіть буденну ситуацію: жінка оформлює пенсію за чоловіка, який народився в Казахстані. Потрібне свідоцтво про його народження. Витребування документів з-за кордону в такому разі йде офіційними каналами, тож летіти по папір самостійно не треба.
Приблизний план дій виглядає так:
- З’ясуйте, яка держава видала потрібний документ.
- Перевірте, чи є з цією країною чинний договір про правову допомогу.
- Визначте установу, яка подаватиме запит: орган реєстрації актів цивільного стану, консульство або МЗС.
- Подайте заяву і підтвердьте законний інтерес до документа.
- Дочекайтеся відповіді – строки залежать від домовленостей між державами.
Готуючись до подання, будьте ласкаві пояснити, навіщо вам цей папір. Законний інтерес – не формальність, а сама основа для запиту.
Уся конструкція трохи нагадує міжбібліотечний абонемент. Ви не їдете до іншого міста по книжку самі – установи домовляються між собою, а ви отримуєте те, що потрібно. Головне – правильно визначити канал.
І ще один момент. Витребування документів з-за кордону не має єдиного строку для всіх країн. Десь обмін налагоджений краще, десь доведеться чекати довше. Тому заяву краще подавати заздалегідь, а не за день до спливу потрібного строку.
Якщо ви не впевнені, до якої установи звертатися, почніть із консультації в органі реєстрації актів цивільного стану або в консульстві. Одна влучна підказка на старті економить тижні листування.
Обговорити цю новину у моєму телеграм-каналі Адвокат Олег Лукьянчиков
